ERP系统运行管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。ERP系统运行管理制度1.目的公司的ERP管理系统是整合企业资源，有效改善业务流程运作，提高公司运作管理水平的重要工具。为充分调动各部门的资源，积极投入的参与开发ERP系统的实施，使公司的ERP系统能够稳定、有效的运用，同时规范系统的账号、权限、工作流及系统使用管理等，特制定本管理制度。2.适用范围:2.1.适用于公司ERP系统的所有内容的管理。3.名词解释3.1.ERP：EnterpriseResourcePlanning，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。3.2.Bom:即物料清单(BillofMaterial)，描述产品零件、半成品和成品之间的关系。4.指导原则4.1.ERP系统各作业人员的工作职责，除公司有特殊规定外，均按本制度执行；4.2.ERP管理制度的制定、修改由ERP实施小组进行规定，系统操作人员的工作表现将纳入公司年度KPI考核指标中进行考核。5.参考文件5.1.生产计划控制程序5.2.订单评审控制程序5.3.采购控制程序5.4.仓库账务及盘点管理办法5.5.生产过程控制程序6.权责6.1.营运管理部系统资讯管理员6.1.1.负责ERP系统的培训及各项计划的落实及考核；6.1.2.监督及追踪各部门是否依ERP运作流程进行作业；6.1.3.负责整个网络的稳定和ERP系统的日常维护；6.1.4.ERP运行情况的工作汇报，及项目中的各项制度和文件的编写。6.2.国际业务部6.2.1.客户主档资料的建立及修改；6.2.2.客户订单BOM资料的录入及修改维护；6.2.3.产品销售订单的录入、修改维护及审核；6.2.4.产品销售订单选择，生成发货通知单；6.2.5.发货通知单审核及发货状况查询。6.3.资材计划课6.3.1.依据销售订单进行MPS运算；6.3.2.依MPS运算结果，维护MRP计划方案，并进行MRP运算；6.3.3.MRP结果确认，并依据结果生成生产、制造、委外计划；6.3.4.主管及经理审核生产、制造、委外计划；6.3.5.物料超领核准及采购、生产、委外计划变更处理；6.3.6.生产计划追踪及监督；6.3.7.订单或采购、生产异常进行计划的调整作业及审核。6.4.资材采购课6.4.1.供应商报价单及委外报价单的录入维护；6.4.2.供应商主档资料维护及修改；6.4.3.依采购计划或采购申请维护采购订单，资材部经理审核生成采购订单；6.4.4.依据委外计划维护委外订单，资材部经理审核生成委外订单；6.4.5.采购及委外订单追踪及结案管理；6.4.6.采购及委外计划达成状况查询。6.5.资材仓管课6.5.1.依采购单进行物料的入库、退库管理；6.5.2.依委外发料单进行委外发、退库及审核作业；6.5.3.制造领、退料维护及审核；6.5.4.制造成品、半成品入、退库维护及审核；6.5.5.库存调拨录入及审核；6.5.6.其它出入库维护及审核；6.5.7.库存盘点录入、审核及调整。6.6.资材物控6.6.1.制造及变更单的录入、审核及确认；6.6.2.制造单追踪及结案未结案的管理；6.6.3.维护自制发套料单并传送给对应人员。6.7.生产部6.7.1.生产计划执行及结果反馈；6.7.2.生产异常通报及报表资料提供；6.7.3.制造入库维护及查询。6.8.财务部6.8.1.系统应收、应付、总账、成本模块基本资料维护；6.8.2.财务管理模块资料维护及审核；6.8.3.成本月结主导及系统维护；6.8.4.各模块相关报表资料的查询及生成。7.作业流程无8.作业细则：8.1.ERP系统实施的规定8.1.1.为配合公司ERP系统的顺利开展，确保系统的稳定运行，公司将成立ERP系统实施小组，小组的负责人为公司副总，总体管控人员为营运总监，各部门主管为对应的ERP项目组成员，见ERP系统实施小组组织架构。8.1.2.各部门主管或ERP项目组成员必须对本职能小组的ERP工作负责，必须合理安排好本部门的工作时间和人员，以确保按照实施计划参加ERP项目的各项工作，从而提交适时、适质、适量的资料。8.1.3.ERP工作不是一朝一夕的，每天的工作要日清日结，不能因为手头上有其它工作要处理就把ERP实施工作抛到一边停滞在那，这样不单是你本部门的进度跟不上步伐，还会直接影响到相关部门的进度，从而会因为你一个部门的工作不到位而拖整个项目的后腿。8.1.4.ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确。8.1.5.涉及到相关部门协助才能处理的问题，相关部门要很好的配合，不能因有问题而自作主张终止工作或者用不正当的方法完成，也不能有相关部门向你部门求助时不理不睬、置之事外的现象发生。8.1.6.日常工作中有困扰部门开展工作的难题不能解决时，要及时的反馈到系统管理员或是营运总监处，不能埋没问题，拖延问题，否则问题一旦爆发，后果自负。8.1.7.为确保相关负责人对ERP操作的熟练度，ERP项目小组会根据具体的情况会安排培训工作，培训分为集中培训和单个培训，具体由ERP项目经理或组长定义。培训内容主要是理论培训、实践培训操作规范。8.1.8.各业务操作人员在使用ERP进行业务操作时，必须按照ERP指定规程进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，不得擅自主张随意操作，必须向项目组提出，有ERP项目小组给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作。8.1.9.参加各项会议和培训相关人员请按时到位，不准迟到，早退和一切违反纪律的事情发生。培训中不能有不懂装懂的现象，会议中要积极提出问题、讨论问题。8.1.10.为提高系统资源利用率，ERP系统用户在完成各项操作后，应及时退出ERP系统，避免其他用户无法使用。8.1.11.各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责，每半天至少登录系统1次，及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。8.1.12.为提高系统运行效率，各级审核人员应提高服务意识，入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕，入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复；其他审核应在2个工作日内办理完毕，确保不影响审核业务的正常进行。8.1.13.为保证ERP系统的正常运转ERP系统管理员应在每日下午或次日早上对系统进行检查，并对系统运行的各个环节进行现场跟踪、调查，每日巡检，并对检查过程做好详细记录。8.2.ERP系统用户帐号申请及权限的管理8.2.1.各部门应依据本部门的工作职掌及与ERP系统的关联，申请相关的帐号及权限，如需申请超出本工作范围以外的权限，必须由营运副总核准方可予以开立。8.2.2.各部门在进行用户新增、权限新增或修改时，均需填写「ERP系统帐号权限申请表」（附件1），经本部门领导审核后，交营运总监进行核准，完成核准后，ERP系统管理员依申请表在系统中开立相关权限。8.2.3.ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定期的修改个人密码，不得将用户名和密码借他人使用。8.2.4.在用户离职后，部门负责人应及时通知系统管理人员取消离职人员帐号，系统管理员在收到部门负责人的通知后应在1个工作日内完成帐号的注销。8.3.各模块功能及管控要求说明：8.3.1.系统维护模块功能：系统操作界面、语言、格式等以及系统工作流监督、安全操作监控、工作流、文件柜比较管理，系统升级维护、系统权限配置，系统数据库备份、恢复，新建套帐管理等。8.3.1.1.系统维护模块的维护流程及作业要求：8.3.1.1.1.本模块属系统基础管理模块，由公司指定的系统管理员进行管理，除此之外其它人无权限进行作业；8.3.1.1.2.本模块一般不作修改，非经营运总监或营运副总批准，任何人不得随意修改系统相关的基本资料设定。8.3.1.1.3.当部门主管变动影响到系统的工作流设定时，须由对应部门负责人提出申请，填写「ERP系统流程修改申请表」，报营运总监备案后由系统管理员进行修改。8.3.1.2.本模块工作：系统基础设定、系统工作流设定及监督等。8.3.1.3.本模块支持性文件：ERP系统运行管理制度。8.3.2.邮件及预警管理模块8.3.2.1.本模块基本功能：系统邮箱设定及相关预警功能，例如安全库存不足时，系统产生预警通告，包括邮件预警、系统广播、对话等。8.3.2.2.邮件及预警管理模块维护流程及作业要求8.3.2.2.1.本模块也属系统的基础设定模块，权限归系统管理员所有，由系统管理员依权限申请表中的邮箱说明进行设定；8.3.2.2.2.本模块的设定依系统新增用户、权限流程进行作业，非经权限主管核准，一律不得随意设定或修改。8.3.2.3.本模块的工作：邮箱服务器设定，用来定义及分配系统用户邮件账号、密码、邮箱空间，系统内部邮件、外部邮件产生、发送、接收规则，预警规则及预警事项设定。8.3.2.4.本模块支持性文件：ERP系统运行管理制度。8.3.3.基本资料维护8.3.3.1.基本资料维护模块功能8.3.3.1.1.本模块是用来配置整个系统应用的基础资料，包括设定会计期间、财务、销售、采购、计划基本代码，设定常用备注说明，银行资料、币别汇率、发票类型，供应商、客户地区、送货地址基本资料，部门、员工、仓库、工序基本资料。8.3.3.1.2.对物料的编码、分类，设定物料所在仓库、料品各种单位及换算比率，物料安全库存、采购批量、采购提前期、呆滞条件设定、收发料关联控制，财务计价方式、具体对应价格。8.3.3.2.基本资料维护模块维护流程及作业要求项目系统基本资料维护部门使用部门1物料主档资材部2客户主档业务部业务、计划、财务3物料BOM业务部计划、采购、物控、制造4供应商主档采购课采购、仓库、品管5仓码、呆滞期仓管课仓库、生产、计划、采购6采购主档（价格、提前期、安全库存）采购课采购、计划、生产7收、付款银行资料及月结资料维护财务部会计、采购、仓库、生产、物控8.3.3.2.1.本模块维护部门列表8.3.3.2.2.所有系统基本资料维护必须由负责部门依资料维护要求收集完整后，由对应的权限主管核准后方可进行系统维护，在资料维护完整后，对应的部门负责人及使用单位人员应及时进入系统审核相关主档资料是否正确。8.3.3.2.3.系统主档资料建立中，针对一些重要的项目，类似于供应商及客户主档，资料维护人员应进入系统先行查询是否已建立，确认未建立后，方可进行主档资料的新增维护，以避免重复建立相关的资料。8.3.3.2.4.基本资料维护完整后，不得随意修改或删除，非经部门负责人审核及营运总监核准，一律不允许将维护权限开立给不相关部门。8.3.3.3.本模块的工作：基本资料及主档资料建立。8.3.3.4支持性文件：「BOM管理制度」、「新客户开发及建档管理」、「供应商管理控制程序」。8.3.4.销售管理系统模块8.3.4.1.本模块基本功能：销售预测、销售订单维护及审核、出货单维护及审核。8.3.4.2.销售管理系统模块流程及作业要求：8.3.4.2.1.销售管理系统的核心在于销售订单的维护，业务部在与客户进行报价确认完成后，由客户下达销售订单给业务部，业务部依据客户提供的订单信息在系统中维护销售订单并审核生成。8.4.3.2.2.在生产制造完成后，业务部应依据交货安排进入系统维护出货单，完成后由相关主管审核生成出货单。8.4.3.2.3.各部门应协调配合依出货计划合理安排生产及交货，针对客户投诉或客户退货，依销售订单异常进行处理。8.3.4.3.本模块主要工作：销售订单及出货单的维护及审核。8.3.4.4.支持性文件：订单评审控制程序、客户交货管理制度。8.3.5.计划管理模块8.3.5.1.本模块基本功能：主生产计划、生产排程、物料需求计划（MRP），产生生产计划、委外计划、采购计划、计划调整等。8.3.5.2.本模块对应流程及作业要求8.3.5.2.1.MRP运算时，相关基础资料及物料的信息必须维护完整，各物控及仓库人员应及时更新物料的基本状况，以确保系统运算准确。8.3.5.2.2.MRP运算一般规定为一周两次，分别在周二和周四进行，时间为下午17：00开始。8.3.5.3.本模块基本工作：MPS生成，MRP分析，产生制造计划，委外计划，采购计划，各计划录入，变更、已审核，计划明细未结案（制造/采购委外），已结案。8.3.6.采购管理模块8.3.6.1.本模块基本功能：采购计划执行、采购计划分配供应商、供应商报价、供应商送货完成情况跟踪、供应商评估及采购管理报表。8.3.6.2.本模块对应流程及作业要求：8.3.6.2.1.采购依采购计划系统中维护采购单，经资材部主管核准后，生成采购单，系统追踪采购收货及验收状况，并评估交货达成率；8.3.6.2.2.采购作业依「采购控制程序」进行作业。8.3.6.3.本模块主要工作：报价单录入，采购订单录入，变更录入、报价单审核，订单二审，终审，变更单审核及采购报表查询。8.3.6.4.支持性文件：「采购控制程序」8.3.7.委外管理模块8.3.7.1.本模块基本功能：委外报价、委外工单管理、委外发/退料管理、委外费用统计分析。8.3.7.2.本模块对应流程及作业要求：8.3.7.2.1.采购依委外计划分配比例、报价、交期等原则生成委外订单，委外订单依据BOM档案资料自动产生委外发料清单，并可根据发料的需要灵活的选取需要发料明细，支持跨BOM层次的发料方式；系统对委外加工完工情况进行自动跟踪，当委外商发生生产损耗时，系统将记录补料损耗数据，并在应付款中时实的反映出对应的应扣除款项内容；委外半成品/成品入库时，材料费、委外加工费、其它费用可记入对应加工单中的加工成本。8.3.7.2.2.委外计划变更后应交由资材部经理审核，制造总监核准后方可进行变更作业。8.3.7.3.本模块基本工作：委外报价录入，委外订单录入，变更录入、报价单审核，委外单二审，终审，变更单审核、委外订单明细未结案，已结案、委外物控档。8.3.7.4.本模块支持性文件：「外发加工管理办法」8.3.8.物控管理模块8.3.8.1.本模块基本功能：主要负责控制采购暂收、委外暂收、生产入库暂收、根据生产工单和BOM产生领料清单、委外发料清单、自制/委外生产过程退/补料单生成、库存盘点、盘盈、盘亏控制，并对相关暂收、退/补料单完成情况进行跟踪，统计分析各种分析报表。8.3.8.2.本模块基本流程及作业要求：8.3.8.2.1.物控人员依据生产计划转换成制造单，由计划主管审核完成后，系统中维护制造控制档，完成后系统中维护制造套料单，套料单打印签核后，交仓库备料，并通知生产及品管，依套料单领料及生产。8.3.8.2.2.在生产部完成产品入库后，物控人员应对已结案工单进行结案，对异常状态的工单应及时查明原因，处理完成后及时结案。8.3.8.2.3.物控管理是介于生产、采购下仓库之间专职控制收/发料、进/出库等，实质性业务产生之前的一道控制程序，各物控人员应及时对物料收、发、退、补资料进行了解，确认物料实际状况，及时对工单进行结案处理，针对异常应及时与各部部门协调，查明原因，及时结案。8.3.8.3.本模块基本工作：制造单录入，变更单录入、制造单审核，变更单审核、制造单已结案，未结案、产生制造物控档，生成制造发套料，散料。8.3.8.4.本模块支持性文件：「生产计划控制程序」8.3.9.库存管理模块8.3.9.1.材料、半成品、成品的出库、入库业务外，还负责处理库存调拨、期初调账、期间调帐、期间处理业务。报表及查询主要包括库存帐本、库存交易、库存批次、安全库存、库存呆滞报表、库存帐龄分析、库存ABC报表、库存台帐等统计分析报表。8.3.9.2.本模块基本流程及作业要求：8.3.9.2.1.库存管理由资材部-仓管课主导完成，依相关的采购单、委外单、制造入库单、套料单、退料单、补料单等进行物料及成品、半成品的收、发、入、退、补及库存调拨作业。8.3.9.2.2.库存管理要求严格依单据及签核权限进行作业，如无单据或单据资料不完整，不允许进行相关的帐务维护及实务作业。8.3.9.3.本模块工作：采购入、退库、委外领、退料录入、委外领、退料审核、制造领、退料录入、制造领、退料审核、制造入、退库录入、制造入库审核、委外入、退库、库存调拔录入、库存调拔审核其它出入库录入，审核、库存盘点录入、库存盘点审核，调整。8.3.9.4.本模块支持性文件：「仓库帐务及盘点管理办法」。8.4.奖励条例：8.4.1.对本制度学习非