档案资料异地调用安全规范规定

档案资料异地调用安全规范规定一、总则（一）目的依据。为规范档案资料异地调用行为，保障档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定本规定。1.档案资料异地调用必须遵循合法、安全、高效的原则，确保档案信息在传输和利用过程中的完整性和保密性。2.本规定适用于本机关、本系统所有单位档案资料的异地调用活动，包括纸质档案、电子档案及其他形式档案资料。3.各单位应当建立健全档案资料异地调用管理制度，明确职责分工，落实安全措施，确保异地调用工作有序进行。（二）适用范围。本规定所称档案资料异地调用，是指因工作需要，将本单位或相关单位的档案资料临时调至异地查阅、复制、借阅等行为。1.调用范围包括但不限于：业务指导、案件查办、审计监督、学术研究、历史考证等需要。2.调用形式包括但不限于：现场查阅、邮寄送达、电子传输、临时借阅等。3.调用对象包括但不限于：本机关内部人员、上级机关工作人员、下级机关工作人员、外部合作单位人员等。（三）基本原则。档案资料异地调用应当遵循以下基本原则：1.依法合规原则。异地调用档案资料必须符合国家法律法规和本规定要求，不得违反档案管理相关规定。2.安全保密原则。异地调用过程中必须采取有效措施，确保档案资料的安全和保密，防止档案资料泄露、损毁或丢失。3.便捷高效原则。在保证安全保密的前提下，应当简化调用流程，提高调用效率，满足工作需要。4.责任明确原则。明确档案资料异地调用的申请、审批、执行、回收等各环节的责任主体，确保责任落实到位。二、组织管理（一）职责分工。各单位应当明确档案资料异地调用的管理部门和人员，落实职责分工，确保异地调用工作有序进行。1.档案管理部门负责档案资料异地调用的统筹规划、制度制定、流程管理、监督检查等工作。2.业务部门负责档案资料异地调用的需求提出、申请审核、配合执行等工作。3.信息技术部门负责档案资料异地调用的技术支持、安全保障、系统维护等工作。（二）制度建设。各单位应当建立健全档案资料异地调用管理制度，明确职责分工、操作流程、安全措施等，确保异地调用工作规范有序。1.制定档案资料异地调用申请审批制度，明确申请条件、审批程序、审批权限等。2.制定档案资料异地调用安全保密制度，明确安全保密要求、技术措施、责任追究等。3.制定档案资料异地调用记录管理制度，明确记录内容、记录方式、保管期限等。（三）人员管理。各单位应当加强对档案资料异地调用人员的培训和管理，提高人员素质，确保异地调用工作安全高效。1.对档案资料异地调用人员进行档案管理法律法规、安全保密制度、操作技能等方面的培训，提高人员业务素质。2.对档案资料异地调用人员进行安全保密教育，增强安全保密意识，防止档案资料泄露。3.对档案资料异地调用人员进行绩效考核，奖优罚劣，提高工作积极性。三、申请与审批（一）申请条件。申请档案资料异地调用必须符合以下条件：1.工作需要。因工作需要必须调取档案资料，且本单位档案资料无法满足工作需要。2.依法合规。申请调用的档案资料符合国家法律法规和本规定要求，不得违反档案管理相关规定。3.安全可控。申请调用的档案资料能够采取有效措施确保安全，防止档案资料泄露、损毁或丢失。（二）申请程序。档案资料异地调用申请应当按照以下程序进行：1.提出申请。需要调取档案资料的单位或个人应当填写档案资料异地调用申请表，注明调用事由、调用内容、调用形式、调用时间等。2.审核批准。档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，不符合条件的不予批准，并说明理由。3.发出通知。档案管理部门向被调用单位发出调档通知，注明调用事由、调用内容、调用形式、调用时间等。（三）审批权限。档案资料异地调用审批权限按照以下规定执行：1.本单位档案资料异地调用。由本单位档案管理部门负责人审批。2.上级机关档案资料异地调用。由本单位主要负责人审批。3.下级机关档案资料异地调用。由本单位档案管理部门负责人审批，报上级机关档案管理部门备案。4.外部单位档案资料异地调用。由本单位主要负责人审批，报上级机关批准。四、执行与监督（一）执行程序。档案资料异地调用执行应当按照以下程序进行：1.准备调档。被调用单位根据调档通知，准备好需要调用的档案资料，确保档案资料完整、准确、安全。2.传输调档。根据调用形式，将档案资料传输至调用单位。传输过程中必须采取有效措施，确保档案资料安全。3.查阅调档。调用单位根据工作需要，查阅调用的档案资料，不得擅自复制、借阅、损毁档案资料。4.归还调档。查阅完毕后，调用单位应当及时将档案资料归还被调用单位，确保档案资料完整无损。（二）安全措施。档案资料异地调用过程中必须采取以下安全措施：1.保密措施。对调用档案资料进行编号、登记，采取加密、隔离等技术措施，防止档案资料泄露。2.物理措施。对调用档案资料进行封装、运输，防止档案资料损毁、丢失。3.法律责任。对违反档案管理相关规定，造成档案资料泄露、损毁或丢失的，依法追究法律责任。（三）监督检查。档案管理部门应当加强对档案资料异地调用的监督检查，确保异地调用工作规范有序。1.定期检查。档案管理部门应当定期对档案资料异地调用情况进行检查，发现问题及时整改。2.专项检查。档案管理部门应当根据需要，对档案资料异地调用进行专项检查，确保异地调用工作符合规定。3.责任追究。对违反档案管理相关规定，造成档案资料泄露、损毁或丢失的，依法追究相关责任人的责任。五、档案资料异地调用记录管理（一）记录内容。档案资料异地调用记录应当包括以下内容：1.调用单位名称、调用人员姓名、调用时间、调用事由。2.调用档案资料名称、编号、数量、形式。3.调用形式、调用方式、调用地点。4.安全措施、责任人员、联系方式。5.归还情况、检查结果、存在问题。（二）记录方式。档案资料异地调用记录应当采用以下方式记录：1.电子记录。采用电子档案管理系统记录档案资料异地调用情况，确保记录完整、准确、安全。2.纸质记录。采用纸质档案管理方式记录档案资料异地调用情况，确保记录完整、准确、安全。（三）保管期限。档案资料异地调用记录应当按照以下规定保管：1.电子记录。保管期限为档案资料异地调用完毕后