高校档案室上墙制度范本

PAGE高校档案室上墙制度范本一、总则（一）目的为加强高校档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及档案行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：档案应全面、完整地记录学校各项活动，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责档案室的管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.负责档案的鉴定、销毁、统计等工作，确保档案的质量和安全。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。2.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。3.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复印等手续，做好登记和记录。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理问题。5.协助档案主管开展档案业务培训和宣传工作，提高师生的档案利用能力。三、档案收集（一）收集范围1.学校党、政、工、团等组织形成的文件材料。2.学校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料。3.学校基本建设、仪器设备、物资采购等方面形成的文件材料。4.学校外事活动、校友工作等方面形成的文件材料。5.学校教职工和学生个人形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的文件材料移交档案室。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性和系统性。3.对重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。4.对电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、物资采购、外事、财会、人事、学生等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等信息，便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案，应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。3.对重要档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理。六、档案利用（一）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用档案室的档案。2.校外单位因工作需要，经学校批准，可查阅利用本校档案室的相关档案。（二）利用程序1.本校师生查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.校外单位查阅利用档案，应提前向学校提交《档案查阅申请函》，说明查阅目的、内容和范围等，经学校主管领导批准后，到档案室办理查阅手续。3.档案室工作人员应按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅服务，并做好登记和记录。4.利用者查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定的程序办理手续。（三）利用限制1.涉及学校机密、个人隐私等的档案，未经学校批准，不得查阅利用。2.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借，应经学校主管领导批准，并办理相关手续。3.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等，如有违反，应承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案保管期限表，对档案进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理人员及相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值。2.根据档案的价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。3.对失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定小组审核、学校主管领导批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好记录。3.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，保存期限不少于[X]年。八、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案鉴定与销毁情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.利用档案管理软件，对档案信息进行统计分析。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映本校档案管理工作情况。2.对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的自动化、网络化和数字化。2.提高档案管理效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本校的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理局域网，实现档案信息的共享和传输。（三）管理要求1.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加