高校档案清理制度

PAGE高校档案清理制度总则制定目的为了加强高校档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案清理制度。适用范围本制度适用于本校各学院、各部门形成的各类档案，包括但不限于教学档案、科研档案、行政管理档案、学生档案等。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案清理工作合法合规。2.全面清理原则：对本校所有档案进行全面清查，不留死角。3.分类清理原则：根据档案的类别和性质，进行分类清理，确保清理工作的针对性和有效性。4.安全保密原则：在档案清理过程中，要严格遵守安全保密规定，确保档案信息不泄露。清理内容教学档案1.课程教学档案：包括教学大纲、教案、课件、考试试卷、成绩册等。2.实践教学档案：包括实习报告、实验报告、毕业设计（论文）等。3.教学管理档案：包括教学计划、教学安排、教学质量监控等。科研档案1.科研项目档案：包括项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定等。2.科研成果档案：包括论文、著作、专利、获奖证书等。3.科研管理档案：包括科研计划、科研经费管理、科研团队建设等。行政管理档案1.学校文件档案：包括学校下发的各类文件、通知、报告等。2.会议档案：包括会议纪要、会议记录、会议决议等。3.人事档案：包括教职工的个人档案、工资档案、考核档案等。4.财务档案：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。学生档案1.学生学籍档案：包括学生登记表、成绩单、学籍变动记录等。2.学生奖惩档案：包括学生获奖证书、处分决定等。3.学生就业档案：包括就业协议书、就业推荐表、毕业生登记表等。清理标准完整性标准档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，确保档案内容的连贯性和系统性。准确性标准档案内容应真实准确，数据可靠，签字盖章齐全，无涂改、伪造等现象。规范性标准档案的格式、字体、排版等应符合规范要求，装订整齐，编目清晰。时效性标准档案应及时整理归档，超过规定期限的档案应进行清理。清理流程准备阶段1.成立清理工作小组：由学校档案管理部门牵头，各学院、各部门相关人员组成清理工作小组，负责档案清理工作的组织实施。2.制定清理方案：明确清理的范围、标准、方法、步骤和时间安排等。3.培训清理人员：对清理人员进行档案管理知识和技能培训，确保清理工作的质量。实施阶段1.档案清查：清理人员按照清理方案的要求，对各类档案进行逐一清查，核对档案的数量、内容、完整性等。2.分类整理：对清查出来的档案进行分类整理，按照档案的类别和性质，分别进行编号、编目、装订等。3.鉴定销毁：对不符合清理标准的档案，进行鉴定并提出销毁意见，报学校档案管理部门审批后进行销毁。总结阶段1.总结清理工作：清理工作结束后，清理工作小组应及时总结清理工作的经验和教训，形成清理工作报告。2.完善档案管理制度：根据清理工作中发现的问题，及时完善档案管理制度，加强档案管理工作。清理责任部门责任各学院、各部门应按照本制度的要求，负责本部门档案的清理工作，确保档案清理工作的顺利完成。个人责任档案管理人员应认真履行职责，并对档案清理工作的质量负责。对在档案清理工作中玩忽职守、弄虚作假的人员，将依法依规追究责任。监督检查内部监督学校档案管理部门应定期对各学院、各部门的档案清理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。外部监督接受上级档案管理部门和相关部门的监督检查，对提出的意见和建议，应认真落实整改。档案销毁销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.重复、多余且无保存价值的档案。3.不符合档案管理规定的档案。销毁程序1.编制销毁清单：由档案清理工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制销毁清单，清单应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.审批销毁清单：销毁清单报学校档案管理部门审核，经学校分管领导批准后实施。3.组织销毁：由学校档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案信息不泄露。4.销毁记录：销毁工作完成后，应及时填写销毁记录，记录销毁的时间、地点、方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。档案保管期限永久保管1.学校重要的规章制度、会议纪要等。2.学校历史沿革、大事记等。3.学校重要的科研成果、获奖证书等。4.学校重要的人事档案、财务档案等。定期保管1.教学档案、科研档