资产使用内控制度

PAGE资产使用内控制度一、总则（一）目的为了加强公司资产的使用管理，规范资产使用行为，提高资产使用效益，保障资产安全完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的各类资产使用管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：资产使用应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保资产使用活动合法合规。2.效益性原则：充分发挥资产的使用效能，提高资产使用效益，实现资产的保值增值。3.安全性原则：建立健全资产安全防护措施，确保资产安全完整，防止资产流失。4.权责一致原则：明确资产使用过程中各部门和人员的职责权限，做到权责分明，责任到人。二、资产使用管理职责（一）资产管理部门职责1.负责制定和完善资产使用管理制度，并组织实施。2.组织资产清查、盘点工作，定期核实资产的数量、价值和使用状况，确保资产账实相符。3.对资产的购置、处置等事项进行审核，提出意见和建议。4.监督检查资产使用部门的资产使用情况，及时发现和纠正违规行为。5.建立资产使用档案，对资产的购置、使用、维护、处置等情况进行记录和归档。（二）资产使用部门职责1.负责本部门资产的日常使用管理，确保资产的安全、完整和正常使用。2.按照规定的程序和要求办理资产的购置、领用、归还、维修、保养等手续。3.定期对本部门资产进行清查盘点，发现问题及时报告资产管理部门。4.配合资产管理部门做好资产清查、评估、处置等工作。5.加强对本部门员工的资产管理培训，提高员工的资产管理意识和技能。（三）财务部门职责1.负责资产的财务核算，准确记录资产的增减变动情况，定期编制资产财务报表。2.审核资产购置、处置等费用支出，确保费用支出合规合理。3.参与资产清查、盘点工作，对资产清查结果进行财务审核。4.根据资产管理部门提供的资产处置报告，办理资产处置的财务手续。（四）审计部门职责1.对资产使用内控制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.对资产购置、处置等重大事项进行审计，防范资产使用过程中的风险。3.对资产清查结果进行审计，核实资产的真实性和准确性。4.对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。三、资产购置与验收（一）购置计划1.各资产使用部门根据工作需要和资产使用状况，提出资产购置申请，填写资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预算等信息。2.资产管理部门对资产购置申请进行审核，审核内容包括资产购置的必要性、合理性、合规性等。对于符合要求的申请，报公司领导审批。3.公司领导根据公司发展战略和财务状况，对资产购置申请进行审批。审批通过后，资产管理部门根据审批意见编制资产购置计划。（二）采购实施1.资产管理部门根据资产购置计划，按照公司采购管理制度的规定，组织实施采购工作。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，具体采购方式根据资产的性质、金额等因素确定。2.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购过程公开、公平、公正。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括资产的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商解决，必要时可按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收1.资产到货后，资产管理部门应组织资产使用部门、财务部门等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对资产的数量、规格型号、质量、技术性能等进行逐一核对检查。2.验收合格的资产，由验收人员填写资产验收单，并签字确认。验收单应包括资产名称、规格型号、数量、购置日期、验收日期、验收结论等信息。验收不合格的资产，应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货。3.资产验收合格后，资产管理部门应及时办理资产入库手续，将资产移交资产使用部门使用。同时，财务部门应根据资产验收单和采购发票等凭证，进行资产入账核算。四、资产领用与归还（一）领用1.资产使用部门根据工作需要，填写资产领用申请表，注明领用资产的名称、规格型号、数量、用途等信息。2.资产管理部门对资产领用申请进行审核，审核通过后，办理资产领用手续。资产领用人员应在资产领用登记表上签字确认，领取资产。3.资产领用人员应妥善保管领用的资产，不得擅自转借、出租、变卖或挪作他用。如因工作需要变更资产用途，应及时向资产管理部门提出申请，经批准后方可变更。（二）归还1.资产使用完毕后，资产领用人员应及时将资产归还资产管理部门。归还资产时，应保持资产的完好状态，如有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。2.资产管理部门对归还的资产进行验收，核对资产的数量、规格型号、质量等信息。验收合格后，办理资产归还手续，在资产领用登记表上注明归还日期。3.对于长期闲置或不再使用的资产，资产使用部门应及时通知资产管理部门，由资产管理部门按照规定进行处置。五、资产使用与维护（一）使用1.资产使用部门应按照资产的使用说明书和操作规程，正确使用资产，确保资产的正常运行。严禁违规操作或超负荷使用资产，避免因使用不当造成资产损坏或安全事故。2.资产使用人员应爱护资产，保持资产的清洁卫生，定期对资产进行检查和维护。发现资产存在故障或问题时，应及时报告资产管理部门，并配合维修人员进行维修。3.资产使用部门应建立资产使用台账，详细记录资产的使用情况，包括使用时间、使用人员、使用地点、使用内容等信息。资产使用台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（二）维护1.资产管理部门应制定资产维护计划，定期组织对资产进行维护保养。维护保养内容包括设备的清洁、润滑、紧固、调整、防腐等，以及软件系统的升级、数据备份等。2.对于大型设备或关键资产，应委托专业的维修机构进行定期维护保养，并签订维护保养合同，明确维护保养的内容、标准、期限、费用等条款。3.资产使用部门在资产使用过程中发现资产存在故障或问题时，应及时填写资产维修申请表，提交资产管理部门。资产管理部门根据资产维修申请表，安排维修人员进行维修。维修人员应在维修完成后填写资产维修记录，注明维修时间、维修内容、维修费用等信息。4.对于维修费用较高的资产，资产管理部门应组织相关人员进行维修方案论证，选择性价比高的维修方式和维修机构。维修费用报销时，应按照公司财务管理制度的规定进行审批和核算。六、资产清查与盘点（一）清查盘点计划1.资产管理部门应制定资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法、人员等内容。资产清查盘点计划应报公司领导审批后实施。2.资产清查盘点范围包括公司总部及所属各部门、各分支机构的各类资产，包括固定资产、流动资产、无形资产等。清查盘点时间原则上每年至少进行一次，可根据实际情况适当增加清查盘点次数。3.资产清查盘点方法包括实地盘点法、账目核对法等。实地盘点法是指对实物资产进行逐一清点核对；账目核对法是指将资产的账目记录与实物资产进行核对，检查账实是否相符。（二）清查盘点实施1.资产管理部门组织资产使用部门、财务部门等相关人员组成清查盘点小组，按照资产清查盘点计划的要求，开展清查盘点工作。清查盘点人员应认真负责，如实记录清查盘点结果。2.在清查盘点过程中，应核对资产的名称、规格型号、数量、购置日期、使用状况、存放地点等信息，检查资产的实物状况是否良好，是否存在损坏、丢失、闲置等情况。同时，应核对资产的账目记录，检查账账是否相符、账实是否相符。3.对于清查盘点中发现的问题，应及时进行记录和整理，并分析原因，提出处理意见和建议。清查盘点结束后，清查盘点小组应编制资产清查盘点报告，报告内容包括清查盘点的基本情况、清查盘点结果、存在的问题及处理建议等。（三）清查盘点结果处理1.资产管理部门根据资产清查盘点报告，对清查盘点结果进行处理。对于账实相符的资产，应在资产台账和财务报表中予以确认；对于账实不符的资产，应查明原因，区分责任，按照规定进行处理。2.对于盘盈的资产，应及时入账，并查明盘盈原因，属于无主资产或其他原因无法查明的，应按照规定进行处理。对于盘亏的资产，应查明原因，属于正常损耗或因管理不善等原因造成的，应按照规定进行审批核销；属于责任人原因造成的，应追究责任人的责任，要求责任人赔偿损失。3.资产清查盘点结果处理完毕后，资产管理部门应及时调整资产台账和财务报表，确保账实相符。同时，应将资产清查盘点结果及处理情况向公司领导报告，并在公司内部进行通报。七、资产处置（一）处置范围1.本制度所称资产处置，是指公司对各类资产进行的转让、出售、报废、报损等行为。资产处置范围包括闲置资产、报废资产、已超过使用年限且无法继续使用的资产、因技术进步等原因淘汰的资产、因自然灾害等不可抗力造成损坏无法修复的资产等。2.对于拟处置的资产，资产管理部门应组织相关人员进行鉴定，确定资产是否符合处置条件。对于符合处置条件的资产，应按照规定的程序进行处置。（二）处置程序1.资产使用部门提出资产处置申请，填写资产处置申请表，详细说明资产的名称、规格型号、数量、购置日期、使用状况、处置原因、处置方式等信息。2.资产管理部门对资产处置申请进行审核，审核内容包括资产处置的必要性、合理性、合规性等。对于符合要求的申请，报公司领导审批。3.公司领导根据公司资产处置政策和财务状况，对资产处置申请进行审批。审批通过后，资产管理部门根据审批意见组织实施资产处置工作。4.资产处置方式包括公开拍卖、招标转让、协议转让、报废等。对于价值较大的资产，应采取公开拍卖、招标转让等方式进行处置，确保处置过程公开、公平、公正。对于价值较小的资产，可采取协议转让等方式进行处置。对于报废资产，应按照规定进行报废处理，确保资产处置合规合法。5.在资产处置过程中应妥善保管相关资料，包括资产处置申请表、评估报告、拍卖文件、转让合同等，以备审计、检查等需要。（三）处置收入管理1.资产处置收入应按照国家有关规定进行管理，及时足额上缴公司财务部门，纳入公司预算统一核算。2.资产处置收入主要包括资产转让收入、报废资产残值收入等。资产处置收入应按照规定进行账务处理，确保收入核算准确、合规。3.对于资产处置过程中发生的相关费用，如评估费、拍卖费、中介费等，应按照规定进行审批和核算，从资产处置收入中扣除。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司审计部门应定期对资产使用内控制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。审计内容包括资产购置、验收、领用、使用、维护、清查盘点、处置等环节的内部控制执行情况。2.资产管理部门应加强对资产使用情况的日常监督检查，定期对资产使用部门的资产使用情况进行检查，及时发现和纠正违规行为。监督检查内容包括资产的使用状况、维护保养情况、清查盘点情况等。3.财务部门应加强对资产财务核算的监督检查，确保资产财务核算准确、合规。监督检查内容包括资产的入账、折旧、减值等核算情况，以及资产处置收入的管理情