联培学校档案管理制度

PAGE联培学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强联培学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于联培学校各部门及与联培学校相关的各类档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指联培学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项活动的真实情况。3.完整性原则：保证档案内容全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及学校机密和个人隐私的档案，严格保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案的集中管理和业务指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，实现档案的数字化管理和在线查阅。5.为学校各部门及师生提供档案查阅、借阅等服务。6.参与档案的鉴定、销毁工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.定期向学校档案管理部门移交本部门档案。3.协助档案管理部门开展档案管理相关工作。三：档案的收集与归档（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学总结等。2.科研档案：科研项目申报书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定材料等。3.行政管理档案：学校各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。4.学生档案：学生入学登记表、学籍档案、奖惩材料、毕业登记表等。5.师资队伍建设档案：教师个人档案、教师培训记录、职称评审材料等。6.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告等。7.基建档案：学校建设项目的规划、设计、施工等相关文件。8.设备档案：设备购置合同、使用说明书、维修记录等。9.外事档案：国际交流合作协议、师生出国（境）材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和完整性。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档。2.重大活动、重要项目的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号。2.填写档案移交清单，将整理好的档案移交学校档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行审核、验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：按照学校内部机构设置进行分类。4.保管期限：分为永久、定期（30年、10年）。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：由学校档案管理部门统一编制。3.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.保管期限：分别用“Y”（永久）、“30”（30年）、“10”（10年）表示。5.流水号：按照档案整理顺序依次编号。（四）装订要求1.归档文件应去除金属物，采用线装或胶装方式装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。（五）编目要求1.编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、档号等。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案保管措施1.对档案进行定期盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理登记手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合学校发展规划、历史沿革等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经学校分管领导审批后，报上级档案行政管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.监销人员在档案销毁清册上签字确认，并存档备查。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校档案管理部门同意，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.本校师生查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经学校档案管理部门审核同意后，办理查阅手续。（三）查阅方式1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅者查阅。2.查阅者应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定收取复印费用。（四）借阅规定1.本校师生因特殊情况需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.外单位一般不办理档案借阅手续，确需借阅的，须经学校分管领导批准。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计