签订对外合同审批制度

PAGE签订对外合同审批制度一、总则（一）目的为加强公司对外合同管理，规范合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同签订必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同内容合法有效。2.审慎性原则：签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎决策。3.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。4.公平公正原则：合同条款应公平合理，明确双方权利义务，不得损害公司利益。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出签订合同的申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、主要条款、预计金额、履行期限等内容。2.《合同立项申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。（二）合同审查1.合同管理部门收到《合同立项申请表》后，对合同的必要性、可行性、合法性等进行初步审查。2.合同管理部门将审查意见反馈给业务部门，如认为合同存在问题，业务部门应根据反馈意见进行修改完善。3.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关人员进行联合审查，并出具审查意见。（三）合同谈判1.业务部门根据合同立项申请和审查意见，与合同对方进行谈判。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，确保谈判结果符合公司利益。2.在谈判过程中，谈判人员应详细记录谈判内容，形成《合同谈判记录》，并由双方谈判代表签字确认。3.谈判结束后，业务部门应根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同内容完整、准确、清晰。（四）合同审批1.业务部门将起草好的合同文本提交至合同管理部门，合同管理部门对合同文本进行格式审查和内容复核。2.合同管理部门将审查通过的合同文本提交至公司领导审批。审批流程如下：一般合同：由业务部门负责人、合同管理部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同：由业务部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审核后，报总经理审批。3.公司领导根据审批权限对合同进行审批，并签署审批意见。如合同存在问题，应及时反馈给业务部门进行修改完善，直至审批通过。（五）合同签订1.经公司领导审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方签订。签订合同前，业务部门应确保合同对方已加盖公章或签字，并对合同文本进行再次核对，确保合同内容与审批意见一致。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至合同管理部门进行归档保存。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。三、合同审查要点（一）主体资格审查1.审查合同对方是否具有独立的法人资格或其他合法经营资格，是否具备签订合同的主体资格。2.核实合同对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否真实有效，是否处于正常经营状态。3.对于自然人作为合同对方的，应审查其身份证号码、住址、联系方式等基本信息是否真实准确，并要求其提供有效身份证件复印件。（二）信用状况审查1.通过查询国家企业信用信息公示系统、中国执行信息公开网、信用中国等相关网站，了解合同对方的信用状况，包括是否存在失信记录、行政处罚、司法案件等情况。2.对于长期合作的合同对方，可定期进行信用评估，建立信用档案，为合同签订提供参考依据。3.必要时，可委托专业的信用评估机构对合同对方的信用状况进行评估。（三）履约能力审查1.了解合同对方的生产经营状况、财务状况、技术实力、人员配备等情况，评估其是否具备履行合同的能力。2.要求合同对方提供相关的财务报表、业绩证明、技术方案等资料，以便对其履约能力进行综合分析。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，可要求合同对方提供银行保函或其他担保措施，以降低履约风险。（四）合同条款审查1.合同标的：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等要求，确保合同标的具体明确，避免歧义。2.价格条款：明确合同价格的构成、计价方式、付款方式及付款期限等条款，确保价格合理、明确，避免价格纠纷。3.履行期限、地点和方式：明确合同的履行期限、履行地点和履行方式，确保双方对合同履行的时间、地点和方式有清晰的约定，避免履行过程中的争议。4.违约责任：明确双方的违约责任，包括违约情形、违约金或赔偿金的计算方式等条款，确保合同具有可操作性和约束力。5.争议解决方式：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，确保双方在争议发生时有明确的解决途径。6.保密条款：对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同，应明确保密条款，约定双方的保密义务和违约责任。7.其他条款：根据合同的具体性质和特点，审查合同中是否存在其他需要特别关注的条款，如知识产权归属、不可抗力条款等。四、合同履行与变更（一）合同履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定及时履行合同义务，并跟踪合同履行情况，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为或其他问题，业务部门应及时采取措施，要求对方承担违约责任或解决问题，并及时向公司领导和合同管理部门报告。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（二）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.《合同变更申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。合同管理部门对合同变更申请进行审查，并组织相关人员进行论证。3.合同变更申请经审查通过后，按照合同签订流程进行审批。审批通过后，业务部门应与合同对方签订合同变更协议，并将变更协议原件交至合同管理部门进行归档保存。五、合同终止与纠纷处理（一）合同终止1.在合同履行完毕后，业务部门应及时办理合同终止手续，并将合同履行情况报告合同管理部门。2.合同履行过程中，如因不可抗力、双方协商一致、合同对方违约等原因导致合同无法继续履行或需要提前终止的，业务部门应及时提出合同终止申请，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、后续处理措施等情况。3.《合同终止申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。合同管理部门对合同终止申请进行审查，并组织相关人员进行论证。4.合同终止申请经审查通过后，按照合同签订流程进行审批。审批通过后，业务部门应与合同对方签订合同终止协议，并将终止协议原件交至合同管理部门进行归档保存。（二）纠纷处理1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，制定解决方案，并及时向公司领导和合同管理部门报告。2.合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关人员对合同纠纷进行研究和分析，提出处理意见和建议。3.根据合同纠纷的具体情况，公司可采取协商、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规和相关程序规定，维护公司合法权益。4.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理情况报告合同管理部门，并将相关资料归档保存。六、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件、合同谈判记录、合同审批文件、合同变更协议、合同终止协议等相关资料交至合同管理部门进行归档保存。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.合同管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行排列，建立合同档案目录。2.对合同档案资料进行编号、装订，确保合同档案资料的整齐、规范。（三）合同档案的保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门对查阅申请进行审核，批准后，查阅人员应在合同档案室查阅合同档案资料，并在查阅登记表上签字确认。3.查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、销毁合同档案资料，如需复印或摘抄合同档案资料的，应经合同管理部门负责人批准。（五）合同档案的借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司领导批准后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门对借阅申请进行审核，批准后，借阅人员应与合同管理部门签订《合同档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密义务等事项，并按照协议约定进行借阅。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还合同档案资料，如需延期借阅的，应提前办理延期手续。七、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.合同管理部门应定期对合同签订、履行情况进行统计分析，及时发现合同管理中存在的问题，并采取有效措施加以解决。（二）考核评