现金收付业务基本制度

PAGE现金收付业务基本制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司现金收付业务流程，确保现金收付的安全、准确、及时，防范资金风险，保障公司财务活动的正常开展，维护公司及相关各方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及现金收付的部门和岗位，包括但不限于财务部门、销售部门、采购部门、行政部门等在日常经营活动中发生的现金收款、付款业务。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家有关现金管理的法律法规以及行业财务标准，确保现金收付业务合法合规。2.准确性原则现金收付的金额、来源、去向等信息必须准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.安全性原则采取有效措施确保现金的存储、运输和使用安全，防止现金被盗、遗失或遭受其他损失。4.及时性原则现金收付业务应及时处理，不得拖延，以保证公司资金的正常流转和业务的顺利进行。二、现金收付业务岗位设置与职责（一）岗位设置1.现金出纳岗位负责公司现金的收付、保管及相关日记账的登记工作。2.收款审核岗位对各类现金收款业务进行审核，确保收款的真实性、合法性和准确性。3.付款审批岗位根据公司规定对现金付款业务进行审批，控制付款风险。（二）岗位职责1.现金出纳岗位职责严格按照现金收付流程办理现金的收付业务，当面清点现金，认真核对款项的金额、来源和用途。妥善保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要物品，确保其安全完整。及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符，并定期与总账进行核对。每日终了，将库存现金余额与现金日记账余额进行核对，确保账实相符。如发现账款不符，应及时查明原因，并报告财务主管。配合财务部门定期或不定期进行现金盘点工作，如实提供现金收付情况及相关资料。完成领导交办的其他与现金收付相关的工作任务。2.收款审核岗位职责对销售部门、业务部门等提交的现金收款凭证及相关资料进行审核，包括销售合同、发票、收款清单等，确保收款业务的真实性和合法性。核对收款金额与合同约定金额、发票金额是否一致，检查收款来源是否清晰、合规。审核收款凭证的填写是否完整、准确，签字盖章等手续是否齐全。对审核过程中发现的问题及时与相关部门沟通协调，督促其进行整改，确保收款业务符合公司规定和财务要求。定期对收款业务进行统计分析，向财务主管汇报收款情况及存在的问题，为公司资金管理提供决策依据。3.付款审批岗位职责根据公司财务制度和相关规定，对现金付款申请进行严格审批，确保付款事项真实、合理、必要。审核付款凭证及相关附件，包括采购合同、费用报销单、审批流程等，检查付款金额、付款对象、付款用途等是否准确无误。对重大付款事项进行重点审查，必要时可进行实地调查或要求相关部门提供补充资料，以降低付款风险。在审批过程中，如发现不符合规定的付款申请，应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其进行调整或补充完善。负责保管付款审批记录，定期进行整理归档，以备查阅。三、现金收款业务流程（一）业务受理1.销售部门、业务部门等在收到客户现金款项时，应开具收款凭证，收款凭证应包括收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款金额、收款事由等内容，并加盖单位财务专用章或发票专用章。2.将收款凭证的一联交予客户作为收款依据，另一联及相关业务资料（如销售合同、发票等）及时传递给财务部门收款审核岗位。（二）审核1.收款审核岗位收到收款凭证及相关资料后，按照本制度规定的审核要点进行认真审核。2.重点审核收款业务的真实性、合法性，核对收款金额与合同约定、发票金额是否一致，检查收款凭证填写是否规范、手续是否齐全。3.如审核无误，在收款凭证上签字确认，并将相关资料传递给现金出纳岗位；如发现问题，及时与相关部门沟通，要求其进行整改或补充资料，直至审核通过。（三）收款1.现金出纳岗位根据审核通过的收款凭证办理现金收款业务。2.在收款时，必须当面清点现金，确保收款金额准确无误。如发现现金与收款凭证金额不符，应及时与客户核实，并按照实际收款金额开具收款凭证。3.收款后，在收款凭证上加盖“现金收讫”章，并在现金日记账上逐笔登记收款日期、收款单位、收款金额、收款事由等信息。（四）缴存银行1.每日营业终了，现金出纳应将当日收取的现金及时缴存银行。2.填写现金缴款单，注明缴款单位名称、款项来源、金额等信息，并与银行工作人员当面核对现金金额，确保缴存金额准确无误。3.取得银行加盖印章的现金缴款单回单，作为现金缴存银行的记账依据，并及时登记现金日记账。四、现金付款业务流程（一）申请1.公司各部门因业务需要发生现金付款业务时，应填写现金付款申请单，详细注明付款日期、付款单位名称、付款金额、付款用途、收款单位名称及账号等信息，并附相关证明材料，如采购合同、费用报销单、发票等。2.将现金付款申请单及相关证明材料按照公司规定的审批流程依次提交给部门负责人、财务负责人、公司领导等进行审批。（二）审批1.部门负责人对本部门的现金付款申请进行初审，审核付款事项是否真实、合理、必要，金额是否在预算范围内，相关证明材料是否齐全。如审核通过，签字确认后提交给财务负责人。2.财务负责人对现金付款申请进行财务审核，重点审核付款金额的准确性、付款方式的合理性、相关财务手续是否完备等。如发现问题，及时与申请部门沟通，要求其进行调整或补充资料。审核通过后，签字确认并提交给公司领导。3.公司领导根据公司财务状况、资金安排及相关规定对现金付款申请进行最终审批。如审批通过，签字确认；如审批不通过，应明确原因并退回申请部门。（三）付款1.现金出纳岗位收到经审批通过的现金付款申请单及相关证明材料后，按照付款申请单上的金额、付款对象等信息办理现金付款业务。2.在付款前，再次核对付款申请单及相关证明材料的真实性、准确性和完整性，确保付款事项符合公司规定和审批要求。3.当面将现金交付给收款单位或个人，并要求其在现金付款申请单上签字确认。如通过银行转账方式付款，应按照银行转账流程办理相关手续，并取得银行转账凭证作为付款依据。4.付款后，在现金付款申请单上加盖“现金付讫”章，并在现金日记账上逐笔登记付款日期、付款单位（个人）、付款金额、付款用途等信息。五、现金库存管理（一）库存限额设定1.根据公司日常现金收付业务量及资金周转情况，合理设定现金库存限额。现金库存限额由财务部门提出申请，报公司领导审批后执行。2.在特殊情况下，如需调整现金库存限额，应提前向公司领导提交书面申请，说明调整原因及调整后的库存限额，经批准后方可进行调整。（二）库存现金保管1.现金出纳应将库存现金存放于公司指定的保险柜内，保险柜应放置在安全、隐蔽的位置，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.库存现金应按照币种、票面金额分别存放，保持整齐有序，便于清点和核对。3.严禁将公款以个人名义存入银行储蓄，严禁将公司现金与个人现金混存。（三）库存现金盘点1.现金出纳应每日对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应在营业终了后进行，由现金出纳自行盘点，盘点结果应如实记录在现金盘点表上。2.财务部门应定期或不定期对库存现金进行突击盘点，盘点人员至少为两人，其中一人为现金出纳，另一人为财务部门其他人员。盘点结束后，盘点人员应在现金盘点表上签字确认。3.如发现库存现金长款或短款，应及时查明原因，并按照公司规定进行处理。如属于出纳人员工作失误造成的，应追究其责任；如属于其他原因造成的，应及时采取措施进行补救，并向上级领导报告。六、现金收付业务监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应建立健全现金收付业务内部监督机制，对现金收付业务的全过程进行监督检查，确保业务操作符合规定和流程要求。2.财务负责人应定期对现金收付业务进行检查，重点检查现金收付凭证的审核情况、现金库存管理情况、现金日记账登记情况等，发现问题及时督促整改。3.公司审计部门应定期或不定期对现金收付业务进行审计，审查现金收付业务的合规性、真实性和准确性，对发现的违规问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.积极配合国家有关部门对公司现金收付业务的监督检查，如实提供相关资料和信息，接受外部监督。2.关注银行等金融机构对公司现金收付业务的监管要求，及时了解和掌握相关政策法规的变化，确保公司现金收付业务符合外部监管规定。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按照本制度规定的流程办理现金收付业务，如收款未审核、付款未审批等。2.现金收付凭证填写不规范、手续不齐全，如收款凭证未加盖财务专用章、付款申请单未签字审批等。3.违反现金库存管理规定，如超库存限额存放现金、公款私存等。4.挪用、侵占公司现金，或因工作失误导致现金被盗、遗失等损失。5.其他违反国家法律法规和本制度规定的现金收付业务行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包