棚户区改造档案管理制度

PAGE棚户区改造档案管理制度一、总则（一）目的为加强棚户区改造档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在棚户区改造工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的所有棚户区改造项目档案的管理工作，包括项目规划、拆迁、建设、安置等各个环节形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则棚户区改造档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映棚户区改造工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司棚户区改造档案管理制度。2.负责对棚户区改造项目档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理棚户区改造项目档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（二）项目部门职责1.负责本部门在棚户区改造项目中形成的文件材料的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，及时提供准确、完整的档案资料，配合档案管理部门做好档案管理工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等。3.做好档案的开发利用工作，为公司领导决策和项目实施提供档案信息服务。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件材料包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计方案等。2.拆迁文件材料包括拆迁许可证、拆迁公告、拆迁补偿协议、拆迁安置方案、被拆迁户资料等。3.建设文件材料包括工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更通知、工程质量验收报告、工程竣工报告等。4.安置文件材料包括安置房源信息、安置协议、安置户入住资料等。5.其他文件材料包括与棚户区改造项目有关的会议纪要、领导批示、往来函件等。（二）收集要求1.项目部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、准确、完整。2.收集的文件材料应原件齐全，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。4.项目部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准棚户区改造档案按照项目前期、拆迁、建设、安置等阶段进行一级分类，在每个一级分类下再根据文件材料的性质、内容等进行二级分类。具体分类如下：1.项目前期类包括项目立项、规划设计、可行性研究、环境评价等文件材料。2.拆迁类包括拆迁许可证、拆迁公告、拆迁补偿协议、拆迁安置方案、被拆迁户资料等。3.建设类包括工程招投标、施工合同、施工图纸、工程变更、工程质量验收、工程竣工等文件材料。4.安置类包括安置房源信息、安置协议、安置户入住资料等。5.其他类包括会议纪要、领导批示、往来函件等。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件材料进行分类，同类文件材料应集中在一起。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息，并按照分类顺序排列。4.对文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.按照档案保管期限的要求，对文件材料进行划分，分别装入不同的档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。五、档案归档（一）归档时间项目部门应在项目结束后[X]个月内，将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。档案管理部门应在收到档案后[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，文件材料齐全、完整，编号连续，目录清晰。2.档案应按照分类顺序依次排列，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。3.档案管理部门应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、类别、数量等信息。六、档案保管（一）保管期限棚户区改造档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管的档案包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计方案、拆迁许可证、拆迁公告、拆迁补偿协议、拆迁安置方案、被拆迁户资料、工程竣工报告等。2.长期保管的档案包括工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更通知、工程质量验收报告等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案包括安置房源信息、安置协议、安置户入住资料等，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，确保档案的安全和完整。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，清查结果应形成清查报告。3.如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。七、档案利用（一）利用范围公司内部人员因工作需要，可查阅、借阅棚户区改造档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的目的和内容，经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理部门应根据查阅、借阅申请，提供相应的档案资料，并填写档案查阅、借阅登记表，记录查阅、借阅的时间、人员、内容等信息。4.查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注，不得泄露档案内容。（三）档案复制1.内部人员因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要复制档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.档案管理部门应根据复制申请，对档案进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章。4.复制档案应按照规定的格式和数量进行，不得擅自扩大复制范围。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关业务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并经公司领导批准。2.档案管理部门应按照档案销毁清册，对拟销毁的档案进行清点核