档案保管制度范本

PAGE档案保管制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整、安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和工作流程。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的完整、准确和系统。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.对档案进行鉴定，定期清理过期档案，按照规定进行销毁处理。6.负责档案信息的开发利用，为公司/组织的各项工作提供档案资料支持，开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题概要等。7.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.负责档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和质量。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门及员工在工作中应及时形成各类档案，确保档案内容真实、准确、完整。档案应使用耐久性强的书写材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的书写材料。2.档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁随意涂改、伪造档案。（二）档案收集范围1.上级机关来文，包括指示、通知、通报、批复等。2.本公司/组织形成的文件，如请示、报告、决定、决议、规章制度、会议记录、工作计划、工作总结等。3.各类合同、协议档案，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。4.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训记录、奖惩记录等。6.工程档案，如项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。7.设备档案，包括设备购置合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备维护保养记录等。8.声像档案，如照片、录音带、录像带、光盘等，记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等方面的情况。9.其他具有保存价值的档案。（三）档案收集程序1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将本部门形成的档案整理后移交档案管理部门。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时将档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，确保档案收集工作的及时、完整。四、档案的整理与分类（一）档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）档案分类方法本公司/组织档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。2.机构（问题）：按照公司/组织内部的机构设置或问题性质进行分类，如行政、财务、人事、业务等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（三）档案整理步骤1.区分全宗：将本公司/组织形成的档案与其他单位形成的档案区分开来，单独构成一个全宗。2.年度划分：按照文件形成的年度，将档案分为不同的年度类别。3.机构（问题）分类：根据公司/组织内部的机构设置或问题性质，将档案进一步分类。4.排列编号：在每一类档案中，按照文件的形成时间顺序进行排列，并编写档案编号。档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用“年度+机构（问题）代码+流水号”的形式。5.编目装订：对每份档案进行编目，填写档案目录卡片或录入档案管理信息系统。档案目录应包括档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等内容。编目完成后，将档案材料按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。6.装盒上架：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、年度、机构（问题）、保管期限等信息。然后将档案盒按照分类顺序上架存放，便于档案库房的管理和档案的查阅利用。五、档案的归档与移交（一）归档要求1.文件材料应在办理完毕后及时归档，确保档案的时效性。2.归档的文件材料应齐全完整，符合档案整理的要求，能够准确反映公司/组织的工作活动。3.归档的文件材料应按照规定的分类方法和编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对本部门形成和收集的档案进行初步整理，编制档案目录清单。2.在每年的[具体时间]前，各部门将整理好的档案移交档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行检查验收，如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。3.档案管理部门对验收合格的档案进行统一编号、编目、装订，并按照分类上架存放。同时，将档案信息录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。（三）移交手续1.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，详细注明移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。移交清单一式两份，双方签字确认后各执一份。2.档案管理部门接收档案后，应出具档案接收回执，作为档案移交的凭证。六、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的地点。库房面积应根据公司/组织档案数量和未来发展需要合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，以保证档案库房的环境条件符合要求。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，检查档案的存放情况、库房环境条件等，发现问题及时处理。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时应随手关门，防止无关人员进入。3.做好档案库房的温湿度控制工作，保持库房温度在[适宜温度范围]，相对湿度在[适宜湿度范围]。根据季节变化和库房实际情况，适时使用空调、除湿机等设备进行调节。4.加强档案的防火、防盗工作，档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。5.做好档案的防虫、防鼠工作，定期在档案库房内投放防虫药品，检查档案是否有虫蛀、鼠咬现象，发现问题及时采取措施进行处理。6.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止电子档案数据丢失、损坏或被篡改。（三）档案清点与核对1.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、存放位置正确。清点核对工作每年至少进行一次。2.在清点核对过程中，如发现档案数量短缺、损坏或丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，要填写档案清点核对记录，详细记录清点核对的情况和结果。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.凡因工作需要查阅档案的人员，必须按照规定办理查阅手续，经批准后方可查阅。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，需经本公司/组织相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政机关等依法查阅本公司/组织档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表由查阅人所在部门负责人签字批准。2.将档案查阅申请表提交档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，确定是否予以批准。对于涉及机密的档案，需经公司/组织保密部门批准后方可查阅。3.经批准后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照查阅申请表的要求提供档案。查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印、拍照档案，应按照规定办理相关手续，并经档案管理部门同意。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及数量、批准人等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查阅。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，准确判定档案的保存价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析档案的形成过程、作用和历史背景，了解档案在公司/组织各项工作中的地位和影响，从而确定其保存价值。（四）保管期限调整1.档案鉴定工作小组应定期对已归档的档案进行复查，根据档案的实际情况和公司/组织发展的需要，对档案保管期限进行调整。2.对于保管期限已满但仍有重要价值的档案，应延长其保管期限；对于已失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理。（五）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定结果，编制档案销毁清单，详细注