慈善会会计档案管理制度

PAGE慈善会会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强慈善会会计档案管理，保证会计档案的安全、完整与有效利用，规范会计档案的整理、保管、查阅、销毁等工作流程，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本慈善会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本慈善会及所属各部门在会计核算过程中形成的各类会计档案的管理。（三）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管及定期移交等工作，确保会计档案的真实性、完整性和规范性。财务人员应熟悉会计档案管理规定，严格按照要求进行操作。2.档案管理部门负责接收、保管和提供利用会计档案，建立健全会计档案查阅、借阅登记制度，对会计档案的保管期限、存放地点等进行统一管理。档案管理人员应具备专业的档案管理知识，妥善保管会计档案。3.审计部门负责对会计档案管理情况进行监督检查，确保会计档案管理符合法律法规和本制度要求，对发现的问题及时提出整改意见。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿1.总账按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，全面、总括地反映企业经济活动情况。2.明细账按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细记录各项经济业务的具体情况。3.日记账按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于对特定资产或业务进行详细核算和管理。（三）财务会计报告包括月度、季度、年度财务会计报告。财务会计报告是企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表用于核对企业银行存款日记账与银行对账单余额差异，调整未达账项的表格。2.银行对账单银行出具的反映企业银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表企业向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册记录会计档案从财务部门移交至档案管理部门过程的清册。5.会计档案保管清册详细记录会计档案名称、数量、保管期限、存放地点等信息的清册。6.会计档案销毁清册记录会计档案销毁过程，包括销毁档案名称、数量、起止年度、销毁时间、销毁原因等信息的清册。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按形成时间分类将会计档案按照年度进行划分，不同年度的会计档案分别整理存放。2.按类别分类在每个年度内，将会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料按照各自类别进行分类整理。（二）凭证整理1.原始凭证整理对原始凭证进行审核，确保其真实性、合法性、完整性。按照经济业务发生时间顺序排列，同类业务的原始凭证放在一起，如发票、收据等应分别归类。对于纸张大小不一致的原始凭证，应折叠或粘贴成与记账凭证相同大小，并在粘贴处加盖财务专用章。2.记账凭证整理检查记账凭证的编号是否连续，摘要是否清晰，会计分录是否正确，附件是否齐全。将记账凭证按照编号顺序排列，每本记账凭证厚度应尽量保持一致，一般以23厘米为宜。在记账凭证封面填写年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签名或盖章等信息。（三）账簿整理1.总账整理将总账账页按页码顺序排列，检查账页是否完整，有无缺页、跳行现象。在总账封面填写账簿名称、年度、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员签名或盖章等信息。2.明细账整理各类明细账分别整理，同样按页码顺序排列，检查账页情况。明细账封面填写要求与总账一致，并注明所属明细科目名称。3.日记账整理现金日记账和银行存款日记账按时间顺序整理，确保记录连续、准确。封面填写内容与总账相同。4.其他辅助性账簿整理如固定资产卡片，应按照资产类别或编号顺序排列，注明资产名称、规格型号、购置日期、原值、折旧等信息；低值易耗品台账按类别或批次整理，记录其购入、领用、摊销等情况。（四）财务会计报告整理1.月度财务会计报告按月份顺序整理，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。在每份报表首页加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。2.季度财务会计报告整理方式与月度报告相同，按季度顺序排列。3.年度财务会计报告年度财务会计报告较为全面，应单独整理成册。除上述报表外，还应包括审计报告、税务清算报告等相关资料。在年度财务会计报告封面注明年度、报告名称、单位名称、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章等信息。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表按月份或季度整理，与对应的银行对账单、银行存款日记账一起存放，便于核对账目。2.银行对账单按银行账户分别整理，按月份顺序装订成册，并在封面上注明银行名称、账户名称、年度、月份等信息。3.纳税申报表按税种、申报期限分类整理，每类申报表按时间顺序排列，注明所属年度、月份、申报日期等信息。4.会计档案移交清册填写清楚移交日期、移交单位、移交人、接收单位、接收人等信息，一式两份，交接双方各执一份。5.会计档案保管清册详细记录会计档案的各类信息，包括档案名称、数量、保管期限、存放地点等，以便于查询和管理。6.会计档案销毁清册记录销毁会计档案的详细情况，包括档案名称、数量、起止年度、销毁时间、销毁原因、监销人等信息，一式三份，单位档案管理部门、财务部门、审计部门各留存一份。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）存放地点1.档案管理部门应设立专门的会计档案库房库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保持适宜的温度和湿度，确保会计档案的安全存放。2.会计档案应分类存放按照会计档案的类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。例如，先按年度划分，每个年度内再按会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料的顺序依次存放。（三）保管要求1.定期检查档案管理部门应定期对会计档案进行检查，每年至少一次。检查内容包括档案的完整性、保管状况、存放环境等。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.电子档案管理对于电子会计档案，应定期进行备份，存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并异地存放。同时，应建立电子会计档案的索引和检索系统，便于快速查找和利用。电子会计档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性和可读性。3.标识管理在会计档案的存放位置应设置明显的标识，注明档案类别、年度、保管期限等信息，方便查找和识别。五、会计档案查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅本慈善会内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.外部查阅外单位因特殊原因需要查阅本慈善会会计档案时，应持有单位正式介绍信，经本慈善会负责人批准后，方可查阅。查阅过程同样需档案管理人员在场监督，并严格登记查阅情况，包括查阅单位名称、查阅人员姓名、查阅内容、查阅时间等。查阅人员如需复印会计档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并注明用途。（二）借阅规定1.内部借阅本慈善会内部人员因工作需要借阅会计档案时，请填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和财务部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自带出本单位指定的查阅场所。2.外部借阅原则上不对外单位提供会计档案借阅服务。如因特殊情况确需借阅，外单位应出具正式借阅函，说明借阅用途、借阅期限等，经本慈善会负责人、财务部门负责人和档案管理部门负责人共同批准后，方可办理借阅手续。借阅期限最长不得超过[X]个工作日，借阅期间外单位应指定专人负责保管会计档案，不得擅自复制、传播或用于其他非指定用途。借阅期满后，外单位应及时归还会计档案，档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门和财务部门共同对拟销毁的会计档案进行清点、核对，编制会计档案销毁清册，详细列出销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.审批：会计档案销毁清册编制完成后，报本慈善会负责人审批。3.监销：销毁会计档案时，应当由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖