吉林省学校档案管理制度

PAGE吉林省学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强吉林省学校档案管理，确保学校档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合我省学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省各级各类学校，包括幼儿园、小学、中学、中等职业学校、高等院校等。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。学校设立综合档案室，负责全校档案的集中收集、整理、保管、利用和统计等工作。2.真实完整原则档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。任何部门和个人不得擅自篡改、伪造档案。3.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，为学校各项工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格履行档案查阅、借阅审批手续，防止档案信息泄露。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构学校应设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，归口管理全校档案工作。综合档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员1.人员配备学校应根据档案管理工作的需要，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作，责任心强。2.岗位职责档案管理员负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案管理制度，制定档案工作计划，组织实施档案管理工作。负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。负责档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作。定期向学校综合档案室移交本部门的档案，并协助综合档案室做好档案整理、编目等工作。配合学校综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.学校各部门应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确专人负责文件材料的收集和整理工作。2.学校工作人员在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等，应及时收集齐全，进行分类整理，确保文件材料的完整。（二）档案收集范围1.党群工作类包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信、入党申请书、转正申请书等。2.行政管理类学校行政工作中形成的各类文件，如学校章程、发展规划、工作计划、工作总结、会议纪要、规章制度、人事任免文件、财务预决算、审计报告等。3.教学工作类教学计划、教学大纲、课程安排、教案、教材、教学课件、学生成绩单、试卷、毕业论文（设计）、教学研究成果等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价、毕业生登记表、就业协议书等。5.科学研究类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定证书、专利证书等。6.师资队伍建设类：教师基本信息、教师资格证书、培训记录、教学成果奖、师德师风建设材料等。7.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购合同、设备档案、维修记录、校园安全管理文件等。8.声像档案类：学校重大活动、会议、教学实践、校园风貌等方面的照片、录像、录音等。9.实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、校徽、校旗等实物。（三）档案整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类。2.纸质档案应按照档案分类方案进行分类，编制页号，填写卷内目录，装订成册，填写案卷封面、卷脊和备考表，编制案卷目录。3.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理，采用通用格式存储，建立准确、完整的元数据，确保电子档案的可读性和可利用性。4.声像档案应按照内容、时间顺序进行整理，编制文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，刻录成光盘保存，并建立相应的目录索引。5.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，妥善保管。四、档案的保管（一）档案库房建设1.学校应设立专用的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能，确保档案安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案保管期限1.学校档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管：在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.学校应根据档案的实际情况，准确划分档案保管期限，并在档案整理过程中予以标注。（三）档案保管措施1.档案入库前应进行检查，对破损、褪色的档案应进行修复或复制。2.按照档案保管期限和类别，将档案有序排列上架，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、完整无缺。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节库房温湿度，使温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行。6.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的存储介质上，并异地保管，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和合理利用。2.凡利用学校档案的部门和个人，必须严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案机密。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人审核签字后，到学校综合档案室办理查阅手续。查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和学校档案管理部门负责人审批签字后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、圈划、污损档案，确保档案安全无损。3.复制根据利用需要，经学校档案管理部门负责人批准，查阅人员可以对档案进行复制。复制档案应使用统一的复制设备，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖学校档案管理部门印章，并注明出处和用途。（三）利用登记学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、查阅或借阅档案名称、内容、利用目的、归还时间等信息。利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.对保管期满的档案进行鉴定，审查档案的内容是否仍具有保存价值，是否符合继续保管的条件。2.对已失去保存价值的档案，应区分不同情况，提出销毁或延长保管期限的意见。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟鉴定档案清单，提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据档案鉴定标准，结合学校实际情况，对档案的保存价值进行综合评估，提出鉴定意见。3.对鉴定为失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、卷号、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报学校分管领导审批。4.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录材料应与《档案销毁清册》一并归档保存。（五）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。监督人员应在销毁记录上签字确认，以证明销毁工作的真实性和合规性。七、档案信息化建设（一）建设目标学校应积极推进档案信息化建设，建立数字化档案管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案收集与整理能够实现档案文件材料的在线收集、分类整理、编目等功能，支持多种格式文件的上传和管理。2.档案存储与保管具备档案数据的安全存储功能，采用先进的存储技术和设备，确保档案数据的可靠性和完整性。能够对档案存储情况进行实时监控和管理，及时发现并处理存储故障。3.档案检索与利用提供便捷的档案检索功能，支持按多种条件进行检索，如档案名称、文号、日期、关键词等。能够在线查阅、借阅、复制档案，实现档案利用的远程化和网络化。4.档案统计与分析自动生成档案统计报表，对档案数量、种类、利用情况等进行统计分析，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全保密管理建立严格的用户权限管理体系，确保不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。采取数据加密、身份认证、访问控制等安全措施，保障档案信息安全。（三）数据录入与维护1.学校应按照档案信息化管理系统的要求，对已整理好的档案进行数据录入，确保档案数据的准确性和完整性。2.定期对档案数据进行维护和更新，及时录入新形成的档