档案借阅归还责任管理办法

档案借阅归还责任管理办法一、总则（一）目的依据。为规范档案借阅与归还管理，明确相关责任，确保档案安全与完整，依据《中华人民共和国档案法》及有关规定制定本办法。各单位应遵照执行，确保档案工作有序开展。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有档案的借阅与归还活动，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案等。所有借阅、归还行为均须遵循本办法规定。（三）基本原则。档案借阅与归还管理应坚持“谁借阅谁负责、谁归还谁确认”原则，确保档案安全、规范、高效流转。任何单位和个人不得擅自修改、损毁、丢失档案。二、组织机构与职责（一）档案管理部门。档案管理部门是档案借阅与归还工作的归口单位，负责制定借阅归还制度，审批借阅申请，监督借阅过程，并组织档案归还与验收。1.档案管理部门主要负责人对档案借阅归还工作负总责，应定期检查制度执行情况，及时解决存在的问题。2.档案管理员负责具体执行档案借阅与归还工作，包括受理申请、审核资格、登记信息、保管档案、办理借阅手续等。3.档案保管员负责档案的日常保管与安全，确保档案存放环境符合要求，防止档案受潮、虫蛀、火灾等损害。（二）借阅申请部门。借阅申请部门是档案使用需求的提出者，应合理申请档案借阅，确保借阅目的明确、范围具体、时间合理。1.借阅申请部门负责人对本部门档案借阅行为负监管责任，应教育员工规范借阅，避免不必要的档案使用。2.借阅申请人应具备相应业务能力，能够正确理解和使用档案，并保证档案在借阅期间的安全。（三）监督审计部门。监督审计部门负责对档案借阅归还工作进行定期或不定期检查，确保制度落实到位，发现问题及时报告并督促整改。1.监督审计部门应制定年度检查计划，明确检查内容、标准和方法，确保检查工作有效开展。2.监督审计部门对检查中发现的问题应形成报告，并提交相关部门处理，同时将处理结果反馈监督审计部门备案。三、借阅管理（一）借阅条件。档案借阅应遵循以下条件：1.借阅人应具备相应业务资质，能够说明借阅目的和范围。2.借阅档案应为工作必需，不得借阅与工作无关的档案。3.借阅档案数量应合理，不得一次性借阅过多档案。（二）借阅申请。借阅申请应遵循以下程序：1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案名称、数量、目的、时间等。2.借阅申请表须经部门负责人签字同意，并加盖部门公章。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，不符合条件的应说明理由并退回申请。（三）借阅审批。档案借阅审批应遵循以下权限：1.一般档案借阅由档案管理部门负责人审批。2.重要档案或涉密档案借阅须经单位分管领导审批。3.特殊情况借阅应经单位主要领导审批。（四）借阅登记。档案借阅登记应遵循以下要求：1.档案管理员在《档案借阅登记簿》中详细记录借阅档案信息，包括档案名称、编号、借阅人、借阅时间、归还时间等。2.档案管理员应核对借阅档案与申请表一致，并在档案上加盖“借阅”章。3.借阅登记簿应妥善保管，定期整理归档。（五）借阅期限。档案借阅期限应遵循以下规定：1.一般档案借阅期限不得超过30天。2.特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。3.借阅期限届满未归还的，应按规定处理，必要时可采取强制措施。四、归还管理（一）归还条件。档案归还应遵循以下条件：1.借阅档案使用完毕应及时归还。2.借阅档案如有损坏或丢失，应按规定赔偿。3.借阅档案如有特殊保存要求，应按要求处理。（二）归还申请。档案归还申请应遵循以下程序：1.借阅人填写《档案归还申请表》，详细说明归还档案名称、数量、状况等。2.归还申请表须经部门负责人签字同意，并加盖部门公章。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准。（三）归还审批。档案归还审批应遵循以下权限：1.一般档案归还由档案管理部门负责人审批。2.重要档案或涉密档案归还须经单位分管领导审批。（四）归还登记。档案归还登记应遵循以下要求：1.档案管理员在《档案归还登记簿》中详细记录归还档案信息，包括档案名称、编号、借阅人、借阅时间、归还时间、状况等。2.档案管理员应核对归还档案与借阅记录一致，并在档案上加盖“归还”章。3.归还登记簿应妥善保管，定期整理归档。（五）归还验收。档案归还验收应遵循以下标准：1.档案管理员应检查归还档案的完整性，确保档案无损坏、无丢失。2.档案管理员应检查归还档案的清洁度，确保档案无污损、无霉变。3.档案管理员对检查结果进行记录，并在《档案归还验收单》上签字确认。五、档案安全与保密（一）借阅期间安全。档案借阅期间，借阅人应采取以下安全措施：1.妥善保管借阅档案，防止档案被盗、遗失或损坏。2.不得擅自复印、扫描、拍照借阅档案，确需使用的应经批准。3.不得将借阅档案带出工作场所，确需带出的应经批准并采取保护措施。（二）归还期间安全。档案归还期间，借阅人应采取以下安全措施：1.确保归还档案完整无损，如有损坏应提前报告并说明原因。2.及时办理归还手续，不得拖延归还时间。3.如发现归还档案存在问题，应及时报告档案管理部门处理。（三）保密管理。档案借阅归还过程中，应严格遵守保密规定：1.借阅涉密档案应签订保密协议，并采取严格的保密措施。2.借阅人不得泄露涉密档案内容，不得将涉密档案传阅给无关人员。3.档案管理部门应定期对涉密档案借阅情况进行检查，发现问题及时处理。六、责任追究（一）借阅责任。借阅人对借阅档案负有直接责任，应遵守本办法规定，确保档案安全。借阅人有下列行为之一的，应追究相应责任：1.擅自修改、损毁、丢失借阅档案的。2.借阅档案超期未归还的。3.将借阅档案泄露给无关人员的。（二）管理责任。档案管理部门对档案借阅归还工作负有管理责任，应严格履行职责。档案管理部门有下列行为之一的，应追究相应责任：1.未按规定审批借阅申请的。2.未按规定登记借阅归还档案的。3.未按规定检查借阅归还档案安全的。（三）赔偿标准。借阅档案损坏或丢失的，应按以下标准赔偿：1.档案轻微损坏的，应修复后归档，修复费用由借阅人承担。2.档案严重损坏的，应以原价赔偿。3.档案丢失的，应以原价赔偿，并追究借阅人相应责任。七、附则（一）解释权。本办