公司印章使用权限管理规范

公司印章使用权限管理规范一、总则（一）目的规范。为加强公司印章管理，明确印章使用权限，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本规范。公司印章是公司行使职权、开展业务的重要凭证，其使用必须严格遵循本规范，确保印章使用的合法性、规范性和安全性。本规范适用于公司所有印章，包括但不限于公章、财务章、合同章、法人章等。二、印章管理组织架构（一）管理职责。公司设立印章管理委员会，负责印章管理的组织、协调和监督。印章管理委员会由公司法定代表人、分管领导、财务负责人、法务负责人等部门负责人组成，主任由公司法定代表人担任。印章管理委员会下设印章管理办公室，负责印章的日常管理、使用审批、登记备案等工作。印章管理办公室设在公司办公室或综合管理部，配备专职印章管理员。各部门、各子公司应当指定印章使用负责人，负责本部门、本子公司印章的申领、保管和使用，并接受印章管理委员会的监督和指导。（二）职责划分。公司法定代表人对公司印章管理负总责，负责审批印章管理制度，监督印章使用情况。分管领导协助法定代表人开展工作，对印章管理工作负直接责任。印章管理委员会负责制定印章管理制度，审查印章使用申请，监督印章使用情况，处理印章使用中的重大问题。印章管理办公室负责印章的日常管理，包括印章的保管、使用审批、登记备案、印章的刻制、变更、销毁等。各部门、各子公司印章使用负责人对本部门、本子公司印章使用负直接责任，负责本部门、本子公司印章的申领、保管和使用，并接受印章管理委员会的监督和指导。三、印章使用权限（一）公章使用权限。公章是公司最主要的印章，用于公司对外签署合同、协议、文件等。公章使用权限分为以下几种：1.公司法定代表人或其授权人可以批准使用公章。2.公司重大经营决策、重要合同协议、对外投资、融资等事项，必须经公司董事会或股东会决议，并由法定代表人或其授权人批准使用公章。3.公司日常业务往来、内部文件等，经部门负责人批准后可以使用公章。4.未经法定代表人或其授权人批准，任何单位和个人不得使用公章。（二）财务章使用权限。财务章是公司财务专用印章，用于公司财务凭证、账簿、报表等。财务章使用权限分为以下几种：1.公司财务负责人或其授权人可以批准使用财务章。2.公司财务凭证、账簿、报表等，经财务部门负责人批准后可以使用财务章。3.未经财务负责人或其授权人批准，任何单位和个人不得使用财务章。（三）合同章使用权限。合同章是公司合同专用印章，用于公司对外签署合同、协议等。合同章使用权限分为以下几种：1.公司法定代表人或其授权人可以批准使用合同章。2.公司对外签署合同、协议等，经合同管理部门负责人批准后可以使用合同章。3.未经法定代表人或其授权人批准，任何单位和个人不得使用合同章。（四）法人章使用权限。法人章是公司法定代表人专用印章，用于公司营业执照、税务登记证等证件的变更、备案等。法人章使用权限分为以下几种：1.公司法定代表人可以批准使用法人章。2.公司营业执照、税务登记证等证件的变更、备案，必须经公司法定代表人批准后可以使用法人章。3.未经公司法定代表人批准，任何单位和个人不得使用法人章。四、印章使用审批流程（一）申请流程。使用印章的单位或个人，必须填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用范围等，并经部门负责人签字同意。《印章使用申请表》必须包括以下内容：使用印章的种类、使用事由、使用时间、使用范围、使用人、部门负责人签字、审批人签字等。（二）审批流程。各部门、各子公司印章使用申请，按照以下权限审批：1.公章使用申请，由部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权人审批。2.财务章使用申请，由财务部门负责人签字后，报公司财务负责人或其授权人审批。3.合同章使用申请，由合同管理部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权人审批。4.法人章使用申请，由公司法定代表人签字后，报公司法定代表人批准。公司印章管理委员会负责审查印章使用申请，对不符合本规范要求的，应当予以退回，并说明理由。（三）登记备案。经批准的印章使用申请，由印章管理办公室登记备案，并通知使用人。使用人应当按照批准的内容使用印章，不得擅自变更使用事由、使用时间、使用范围等。五、印章保管与使用（一）印章保管。公司印章应当由专人保管，保管人应当妥善保管印章，不得擅自借出、遗失或损坏。印章保管人变动时，必须办理印章交接手续，并由公司法定代表人或其授权人监督交接过程。印章保管人应当妥善保管印章，不得将印章放在不安全的地方，不得将印章交给他人保管。印章保管人应当定期检查印章的使用情况，发现异常情况应当立即报告印章管理办公室。（二）印章使用。使用印章的单位或个人，必须严格按照批准的内容使用印章，不得擅自变更使用事由、使用时间、使用范围等。使用印章时，必须注明使用日期、使用人、审批人等信息。使用印章的单位或个人，必须妥善保管印章使用记录，并定期向印章管理办公室报告印章使用情况。印章管理办公室应当定期检查印章使用记录，发现异常情况应当立即报告印章管理委员会。六、印章使用监督与检查（一）监督职责。公司印章管理委员会负责监督印章使用情况，对不符合本规范要求的，应当予以纠正。印章管理办公室负责日常监督，对印章使用情况进行检查，发现异常情况应当立即报告印章管理委员会。各部门、各子公司印章使用负责人负责监督本部门、本子公司印章使用情况，对不符合本规范要求的，应当予以纠正。（二）检查方式。公司印章管理委员会每年至少组织一次印章使用检查，对印章使用情况进行全面检查。印章管理办公室每季度至少组织一次印章使用检查，对印章使用情况进行抽查。检查内容包括：印章使用申请、审批记录、使用记录、保管情况等。检查发现的问题，应当及时报告公司法定代表人，并督促整改。七、印章变更与销毁（一）印章变更。公司印章需要变更时，必须经公司法定代表人批准，并报公司印章管理委员会备案。印章变更包括印章刻制、变更、销毁等。印章刻制，必须到公安机关指定的刻章点刻制，并报公司印章管理委员会备案。印章变更，必须报公司法定代表人批准，并报公司印章管理委员会备案。印章销毁，必须报公司法定代表人批准，并报公司印章管理委员会备案。（二）印章销毁。公司印章需要销毁时，必须经公司法定代表人批准，并报公司印章管理委员会备案。销毁时，必须有两个以上见证人在场，并做好销毁记录。八、责任追究（一）违规使用。违反本规范规定使用印章的，视情节轻重，给予警告、通报批评、经济处罚、行政处分等处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）责任划分。公司法定代表人对公司印章管理负总责，对印章使用不当造成公司损失的，应当承担相应责任。印章管理委员会对印章使用情况进行监督，对印章使用不当造成公司损失的，应当承担相应责任。印章管理办公室对印章的日常管理负直接责任，对印章使用不当造成公司损失的，应当承担相应责任。各部门、各子公司印章使用负责人对本部门