安全生产会议记录事务管理办法

安全生产会议记录事务管理办法一、总则（一）目的规范。为加强安全生产会议记录事务管理，确保会议记录的完整性、准确性和及时性，特制定本办法。（一）适用范围。本办法适用于公司各级安全生产会议记录的制定、审核、归档、保管和利用等全过程管理。（二）基本原则。会议记录管理应当遵循统一领导、分级负责、规范操作、安全保密的原则。二、组织机构与职责（一）职责划分。公司安全管理部是安全生产会议记录事务管理的归口部门，负责制定相关管理制度，指导、监督和检查各部门的会议记录工作。（二）部门职责。各部门负责人对本部门安全生产会议记录工作负总责，应当指定专人负责会议记录的撰写、审核和归档工作。（三）人员要求。从事会议记录工作的人员应当具备较强的文字表达能力和业务知识，熟悉安全生产相关法律法规和公司规章制度。三、会议记录的制定（一）记录范围。安全生产会议记录应当包括会议的基本情况、会议内容、会议决议、参会人员签名等内容。（二）记录要求。会议记录应当真实、准确、完整、及时，字迹清晰，语言规范，不得出现错别字、漏字、多字等情况。（三）记录格式。会议记录应当采用统一的格式，包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人、参会人员、会议议程、会议内容、会议决议等。四、会议记录的审核（一）审核程序。会议记录初稿完成后，应当由部门负责人审核，公司安全管理部进行复核，最终由公司分管领导审批。（二）审核内容。审核内容包括会议记录的完整性、准确性、规范性，以及会议决议的可行性和可操作性。（三）审核时限。会议记录审核工作应当在会议结束后5个工作日内完成。五、会议记录的归档（一）归档范围。所有安全生产会议记录均应当归档保存，不得擅自销毁。（二）归档要求。会议记录归档应当符合档案管理相关规定，做到分类清晰、编号准确、存放有序。（三）保管期限。安全生产会议记录的保管期限按照公司档案管理规定执行，一般保管期限为5年，重要会议记录保管期限为10年。六、会议记录的利用（一）利用范围。会议记录的利用应当符合公司保密规定，不得泄露会议内容。（二）利用程序。需要利用会议记录的部门应当提出申请，经公司安全管理部审核后，报公司分管领导批准。（三）利用方式。会议记录的利用方式包括查阅、复印、摘录等，具体方式按照公司档案管理规定执行。七、监督与检查（一）监督机制。公司安全管理部负责对各部门安全生产会议记录工作进行监督，定期进行检查。（二）检查内容。检查内容包括会议记录的制定、审核、归档、保管和利用等全过程管理情况。（三）检查结果。检查结果应当及时反馈给相关部门，对存在的问题应当限期整改。八、附则（一）解释权。本办法由公司安全管理部负责解释。（二）实施日期。本办法自发布之日起施行。（三）修订程序。本办法根据实际情况需要进行修订，修订程序按照公司规章制度管理规定执行。九、责任追究（一）责任主体。对违反本办法规定的部门和个人，应当追究相关责任。（二）追究方式。追究方式包括批评教育、经济处罚、行政处分等，具体方式按照公司规章制度管理规定执行。（三）追究程序。责任追究程序应当符合公司规章制度管理规定，做到公平、公正、公开。十、保密规定（一）保密范围。安全生产会议记录涉及公司商业秘密和内部管理信息，应当严格保密。（二）保密责任。所有接触会议记录的人员均应当承担保密责任，不得泄露会议内容。（三）保密措施。公司应当采取必要的保密措施，确保会议记录的安全。十一、培训与指导（一）培训要求。公司应当定期对从事会议记录工作的人员进行培训，提高其业务能力和水平。（二）指导服务。公司安全管理部应当对各部门会议记录工作进行指导，帮助解决实际问题。（三）考核评价。公司应当对会议记录工作进行考核评价，考核结果作为部门和个人绩效考核的依据。十二、信息化管理（一）系统建设。公司应当建立安全生产会议记录信息化管理系统，实现会议记录的电子化、网络化管理。（二）数据安全。信息化管理系统应当具备数据安全保障机制，确保会议记录数据的安全。（三）系统维护。信息化管理系统应当定期进行维护和更新，确保系统的稳定运行。十三、应急处理（一）应急情况。遇到会议记录丢失、损坏等应急情况，应当立即采取补救措施。（二）补救措施。补救措施包括重新记录、复制、修复等，具体措施按照公司档案管理规定执行。（三）报告程序。应急情况应当及时报告公司安全管理部，并采取有效措施防止类似情况再次发生。十四、考核与奖惩（一）考核标准。会议记录工作的考核标准包括完整性、准确性、及时性、规范性等。（二）考核方式。会议记录工作的考核方式包括定期检查、随机抽查、专项检查等。（三）奖惩措施。对会议记录工作表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反本办法规定的部门和个人，给予批评教育、经济处罚、行政处分等。十