会计档案制度规定

PAGE会计档案制度规定一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的数据电文。具体包括：1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。二、会计档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司会计档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责会计档案的统一收集、整理、归档、保管、调阅和销毁等工作。3.定期对会计档案进行清查、核对，确保会计档案的安全、完整。4.负责建立会计档案管理台账，记录会计档案的收、发、存等情况。5.配合公司内部审计、外部审计及其他相关部门对会计档案的查阅、审计等工作。（二）财务部门职责1.负责按照会计核算要求，及时、准确地生成和整理会计凭证、账簿、财务会计报告等会计资料，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好会计档案的整理、装订、编目等工作。3.负责对会计档案的内容进行审核，确保会计档案的真实性、完整性和准确性。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅会计档案的申请，并在规定范围内使用会计档案。（三）各业务部门职责1.负责本部门涉及会计核算相关资料的收集、整理，并及时移交财务部门。2.配合档案管理部门和财务部门做好会计档案的管理工作，提供必要的协助和支持。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应按照会计核算的流程和要求，及时收集各类会计资料，确保会计资料的齐全、完整。2.各业务部门应在业务发生后，及时将相关的原始凭证等资料提交给财务部门，以便进行会计核算。3.对于电子会计资料，应按照规定的格式和存储要求进行收集和保存，确保电子会计资料的可读性和可追溯性。（二）整理原则1.会计档案应按照形成时间、类别等进行分类整理，便于查找和利用。2.会计凭证应按照编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.会计账簿应按照账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。4.财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分别整理，加具封面，装订成册，并在装订线上加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。（三）整理方法1.会计凭证的整理拆除凭证上的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。2.会计账簿的整理按账簿启用时间顺序排列，检查账簿页数是否齐全，是否有跳页、缺号现象。核对账簿记录是否连续，摘要是否清楚，金额是否准确，记账凭证与账簿记录是否相符。对于活页式账簿，应抽出空白账页，填写账簿启用表，并将账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册。在账簿封面上填写账簿名称、年度、册次、编号、起止日期、页数、记账人员和会计主管人员签章。3.财务会计报告的整理按财务会计报告的种类（如资产负债表、利润表、现金流量表等）分别整理，检查报表页数是否齐全，数据是否准确。核对报表之间的勾稽关系是否正确，报表附注是否完整。在财务会计报告封面上填写报告名称、年度、月份、单位名称、报表编号、报送日期、编制单位等内容，并加盖单位公章。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限规定如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设备，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，按保管期限和类别分别排列，便于查找和管理。3.对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子会计档案的索引目录，便于快速检索和利用。4.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施，确保会计档案的安全和完整。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.公司外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经公司财务负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。3.查阅会计档案时，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）查阅程序1.查阅人员提出查阅申请，填写《会计档案查阅申请表》。2.申请表经相应审批人批准后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门根据申请表，提供相应的会计档案，并安排专人在场监督查阅过程。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将会计档案归还档案管理部门，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（三）复制规定1.公司内部人员因工作需要复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制申请表应注明复制目的、复制内容、复制份数等信息。2.公司外部单位因工作需要复制会计档案，应持有单位介绍信，并经公司财务负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制申请表应注明复制单位名称、复制目的、复制内容、复制份数等信息。3.档案管理部门应按照规定的格式和要求进行复制，并在复制件上加盖“已复制”戳记，注明复制日期、复制人员等信息。4.复制会计档案的费用由申请复制方承担。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序予以销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门会同财务部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务负责人和档案管理部门负责人审核，报公司总经理批准后，方可实施销毁。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在《会计档案销