人社所档案室制度

PAGE人社所档案室制度一、总则（一）目的为加强人社所档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社所全体工作人员及涉及档案查阅、使用的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则人社所档案室负责集中统一管理各类档案资料，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实准确原则档案资料应如实反映人社所各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，严格保密制度，防止档案信息泄露和损坏。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务质量，为工作决策、业务办理等提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善人社所档案管理制度。2.负责收集、整理、保管人社所各类档案资料，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.做好档案的安全保管工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案实体安全。5.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高工作人员的档案意识和业务能力。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案管理工作的有序进行。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，保证档案的安全。4.协助做好档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案室移交。2.配合档案室做好档案的收集、整理、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.人社所形成的各类文件、通知、报告、会议记录、统计报表等纸质材料。2.涉及人力资源和社会保障业务的各类业务档案，包括就业创业、社会保险、人事人才、劳动维权等方面的档案资料。3.与人社所工作相关的照片、录音、录像等声像资料。4.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.在工作活动中形成的电子文件，应按照规定进行整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构或问题进行排列编号。2.业务档案根据不同业务类型，制定相应的分类方案，如就业创业档案可按就业登记、创业扶持项目等类别进行分类；社会保险档案可按养老保险、医疗保险等险种进行分类。每个类别下再按时间顺序或业务流程进行排列编号。3.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类整理，同时编写详细的文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风良好的房间作为保管场所，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。2.档案室应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。（二）档案装具1.档案柜、档案架应符合档案保管要求，坚固耐用，便于分类存放档案。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.同一类别的档案应按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.声像档案应单独存放，并配备相应的存储设备，如光盘、硬盘等，同时建立声像档案目录。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。2.业务档案的保管期限根据国家有关规定和业务实际情况确定，一般应保存较长时间，以满足业务查询、统计、审计等需求。3.定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.根据法律法规规定，相关部门或单位因工作需要查阅人社所档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排查阅地点和时间。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）借阅范围1.因特殊工作需要，本单位工作人员可借阅档案。2.外单位因工作需要借阅档案，需经人社所负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。3.档案室管理人员对借阅档案进行清点、登记，并向借阅人发放档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合人社所工作实际，对档案进行鉴定。2.鉴定档案的价值，主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。3.《档案鉴定意见书》经档案鉴定工作小组集体讨论通过后，报人社所负责人审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组和人社所负责人签字后，作为档案销毁的依据。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对档案销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为工作人员和社会公众提供便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。（三）信息化系统管理1.配备专业的档案信息化管理软件，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，及时处理系统故障和数据备份等工作。3.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其操作技能和业务