交通厅档案管理制度

PAGE交通厅档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在交通事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通厅机关各处室、直属单位以及下属各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则交通厅档案实行集中统一管理，由厅办公室负责档案工作的统筹协调和指导，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实性原则档案应如实反映交通厅各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理交通厅在履行职能过程中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整，避免重要档案的遗漏。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，严格按照规定的程序和方法进行操作，确保档案管理的规范化、标准化。二、档案管理职责（一）厅办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定交通厅档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.负责对全厅档案工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。3.集中统一管理交通厅各类档案，接收、整理、保管和统计档案资料，并按照规定向有关部门和单位提供档案查阅服务。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务质量。5.组织开展档案鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，指定专人负责档案的收集、整理、保管和移交等工作，并对档案工作进行监督和检查。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整，并定期向厅办公室移交档案。如需延期移交，应向厅办公室说明理由。3.配合厅办公室做好档案的查阅、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助厅办公室做好档案信息的开发和利用工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作流程，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，保证档案的质量和安全。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的实体安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果反馈等工作，按照规定为利用者提供档案查阅服务，并及时收回借出的档案。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息的准确、完整和安全。6.协助厅办公室做好档案鉴定、销毁等工作，对拟销毁的档案进行清点、核对，并按照规定程序办理销毁手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与交通厅工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.交通厅制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表、会议纪要、简报等。3.交通厅召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.交通厅在交通规划、建设、管理、运输等业务工作中形成的文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、验收报告等。5.交通厅在人事管理、财务管理、资产管理等方面形成的文件材料，如干部任免文件、工资报表、财务预决算、资产清查报告等。6.交通厅在对外交流、合作等活动中形成的文件材料，如合作协议、考察报告、接待方案等。7.交通厅下属单位上报的各类文件材料，如请示、报告、统计报表等。8.其他与交通厅工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，使档案条理清晰、层次分明。3.整理档案应做到分类准确、编号规范、编目详细、装订整齐，确保档案的质量。（四）整理方法1.分类档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目分类；会计档案按照会计年度和档案类别进行分类；人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类；声像档案按照载体形式和内容进行分类。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案采用年度保管期限流水号的编号方法；科技档案采用项目编号档案分类号流水号的编号方法；会计档案采用会计年度档案类别流水号的编号方法；人事档案按照干部人事档案管理规定进行编号；声像档案采用年度内容分类流水号的编号方法。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目，确保目录信息准确、完整，便于档案的查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，保证档案库房环境符合档案保管要求。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.对不同载体的档案应分别保管，纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（三）档案的保护1.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、进行数字化处理等，确保档案的安全和完整。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏、丢失或泄密。3.对档案库房的设施设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行，为档案保管提供良好的环境条件。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合交通厅档案管理的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，避免随意性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由厅办公室负责人、档案管理人员以及相关业务部门的代表组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史研究价值，确定档案的保管期限。2.对档案的形成时间、来源、形式、载体等进行综合分析，判断档案的重要程度和保存必要性。3.参考国家有关档案保管期限表和行业标准，结合交通厅的实际情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案（1）交通厅制定的具有长远指导意义和历史价值的法规、规章、政策等文件。（2）交通厅重要的会议文件、工作报告、决议、记录等。（3）交通厅在交通规划、建设、管理、运输等方面具有重大影响的项目文件材料。（4）交通厅在人事、财务、资产等方面具有重要凭证作用的文件材料。（5）其他对交通厅工作和历史研究具有重要价值的文件材料。2.定期保管的档案（1）在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为30年。（2）在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为10年。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息。2.《档案销毁清册》经厅办公室负责人审核后，报厅领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。六、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.严格遵守国家有关档案查阅利用的法律法规和保密规定，确保档案信息的安全。2.坚持方便利用、服务工作的原则，为交通厅各项工作提供及时、有效的档案支持。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）查阅范围1.厅机关各处室、直属单位以及下属各部门因工作需要查阅本部门形成的档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅交通厅档案，应按照规定办理查阅手续。（三）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经厅办公室负责人审核，报厅领导批准。3.档案管理人员根据查阅申请表，为查阅者提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上做好记录，包括查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、归还时间等。（四）查阅方式1.档案查阅一般在档案查阅室进行，查阅者应在档案管理人员的监督下查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。2.如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印、摘抄的档案材料应妥善保管，不得擅自传播。3.查阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（五）利用效果反馈1.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用效果和需求，为档案管理工作提供参考依据。2.鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，档案管理人员应认真听取利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立交通厅档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务质量。2.实现档案信息的集中存储、统一管理和共享利用，为交通厅各项工作提供便捷的档案信息支持。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数据录入对纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。2.档案信息存储将档案数据库存储在专用的服务器上，并定期进行备份，确保档案数据的安全可靠。3.档案信息检索在档案管理信息系统中建立完善的检索功能，方便利用者快速查找所需档案信息。4.档案信息共享通过档案管理信息系统，实现档案信息在交通厅内部各部门之间的共享利用，提高工作效率。5.档案信息化安全管理建立健全档案信息化安全管理制度，采取防火墙、加密技术、用户认证等安全