交通局统计档案管理制度

PAGE交通局统计档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通局统计档案管理，确保统计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥统计档案在交通事业发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关各科室、局属各单位在统计工作中形成的各类统计档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。统计档案由专门的档案管理机构或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。统计档案应如实反映交通统计工作的实际情况，保证数据的真实性和可靠性。3.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的统计档案进行保密管理。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于统计档案的查阅、利用和开发。二、统计档案管理职责（一）档案管理机构及人员职责1.设立交通局统计档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责统计档案的日常管理工作。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉交通统计业务，负责统计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计和销毁等工作。3.制定档案管理人员岗位职责，明确工作任务和要求，确保档案管理工作的规范化和专业化。（二）业务科室职责1.各业务科室负责本科室统计文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理要求定期向档案管理机构移交。2.明确本科室统计档案管理责任人，负责督促和指导本科室人员做好统计文件材料的收集、整理和归档工作，确保统计档案的质量。3.配合档案管理机构做好统计档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。（三）分管领导职责1.分管统计工作的领导负责统筹协调统计档案管理工作，将统计档案管理纳入统计工作整体规划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。2.监督检查统计档案管理工作的执行情况，对档案管理工作中存在的问题及时提出整改意见，确保统计档案管理工作规范有序。三、统计档案的收集与整理（一）收集范围1.交通局各项统计调查、统计报表、统计分析报告等文件材料。2.统计工作中形成的原始记录、台账、数据库等资料。3.与统计工作相关的会议文件、工作计划、总结、简报等材料。4.统计工作中涉及的重要文件、领导批示、对外交流材料等。（二）收集要求1.各业务科室应及时收集本科室在统计工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案管理要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、不同保管期限、不同类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照统计工作的业务范围和文件材料的性质，将统计档案分为综合统计、交通运输统计、交通建设统计、运输市场统计等类别。2.组卷。将同一类别的文件材料按照时间顺序或重要程度进行排列，组成案卷。案卷内文件材料应保持相对独立和完整，卷内文件材料应按照一定的顺序编号排列。3.编目。编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，注明文件材料的题名、日期、编号、责任者等信息，便于查阅和利用。四、统计档案的归档与保管（一）归档时间1.各业务科室应在次年上半年将上一年度形成的统计档案整理完毕，并移交档案管理机构归档。2.对于重大统计调查项目或临时性统计工作形成的档案，应在项目结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的统计档案进行核对、验收，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对符合要求的统计档案进行编号、装盒，并填写档案盒封面、脊背等信息。3.将整理好的统计档案上架存放，建立档案台账，记录档案的入库、保管、查阅等情况。（三）保管期限1.统计档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的统计档案包括：交通局年度综合统计报表、重要统计分析报告、涉及交通发展战略和重大决策的统计资料等。3.长期保管的统计档案包括：交通运输行业统计报表、交通建设项目统计资料（保存至项目竣工验收后10年）等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的统计档案包括：临时性统计调查资料（保存至调查任务结束后2年）等，保管期限为1年至l0年。（四）保管要求1.档案管理机构应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保统计档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对统计档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子统计档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。五、统计档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅统计档案的，应填写《统计档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。2.外单位因工作需要查阅统计档案的，应持单位介绍信，经本局分管领导批准后，方可查阅。查阅重要统计档案的，还需经主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的统计档案，严格按照国家保密法律法规进行管理，未经批准，不得查阅和利用。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理机构查阅统计档案时，档案管理人员应根据查阅申请表或单位介绍信，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。（三）利用服务1.档案管理机构应积极为利用统计档案的单位和个人提供优质服务，根据利用需求，及时准确地提供档案信息。2.对利用统计档案形成的成果，如统计分析报告、研究论文等，档案管理机构可进行登记和备案，为统计档案的开发利用提供参考。3.鼓励档案管理人员对统计档案进行研究和开发，挖掘档案信息资源，为交通事业发展提供决策支持和服务。六、统计档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理机构应建立统计档案统计制度，定期对统计档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，反映统计档案管理工作的实际情况。统计报表应定期报送分管领导和上级档案管理部门。（二）鉴定工作1.定期对已到保管期限的统计档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理机构组织，相关业务科室人员参加。2.鉴定小组应根据统计档案的保管价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的统计档案，可以延长保管期限；对确无保存价值的统计档案，应填写《统计档案销毁申请表》，报经分管领导批准后，予以销毁。七、统计档案的销毁（一）销毁程序1.档案管理机构对拟销毁的统计档案进行造册登记，注明档案的题名、日期、编号、责任者、保管期限等信息。2.填写《统计档案销毁申请表》，经分管领导审核、主要领导批准后，方可进行销毁。3.销毁统计档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和