事业单会计档案管理制度

PAGE事业单会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强事业单位会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，确保会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位及所属各部门、分支机构的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指事业单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理应遵循统一领导、分级管理的原则。单位负责人对本单位的会计档案管理工作负责，财务部门负责组织实施会计档案的日常管理工作，档案管理部门负责提供必要的档案保管条件和协助进行档案管理相关工作。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用于分类登记单位全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等总括核算资料的账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用来分类登记某一类经济业务，提供有关明细核算资料的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细信息的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是单位对外提供的反映单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理（一）整理要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐，按期装订成册，并加具封面、封底。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。账簿装订应牢固、平整，不得有折角、缺页现象。3.财务会计报告应按规定依次编写页码，加具封面，装订成册，并加盖单位公章。封面应注明单位名称、年度、月份、财务会计报告名称等内容。4.其他会计资料应根据其性质和类别进行分类整理，分别装订成册或立卷归档。（二）分类编号1.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别进行分类。2.每一类会计档案应按照时间顺序进行编号，编号应连续、清晰，便于查找和管理。（三）装盒归档1.整理好的会计档案应装入专门的档案盒中，并在档案盒上标明档案类别、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。2.档案盒应存放在专门的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于存放和查找。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告的保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料的保管期限按照国家有关规定执行，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案保管地点，档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，确保会计档案的安全与完整。（三）保管措施1.建立健全会计档案保管制度，明确档案管理人员的职责和权限，定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的真实性、完整性和安全性。2.对电子会计档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员接触会计档案，确需查阅、复制会计档案的，应按照规定办理审批手续，并进行登记。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.本单位内部人员查阅会计档案，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.外单位因工作需要查阅本单位会计档案的，应持有单位介绍信，经单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，并按照规定提供查阅的范围和内容。3.查阅会计档案时，严禁将会计档案携带外出或转借他人。如有特殊需要，经单位负责人批准后，可以复制，但应在档案管理人员的监督下进行，并在复制件上加盖单位公章。（二）借阅手续1.本单位内部人员借阅会计档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等内容，并经财务部门负责人批准。借阅申请表应留存档案管理人员处，作为借阅登记的依据。2.外单位借阅会计档案，应填写借阅申请表，并经单位负责人批准。借阅申请表应注明借阅单位名称、借阅人姓名、借阅时间、借阅用途等内容。借阅申请表应留存档案管理人员处，作为借阅登记的依据。3.借阅人员应在规定的时间内归还所借阅的会计档案，档案管理人员应认真核对归还的档案数量和质量，确保档案的完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）利用登记档案管理人员应对会计档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、查阅或借阅档案名称、查阅或借阅用途、归还日期等。登记记录应妥善保管，以备查询。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织单位应成立会计档案鉴定工作小组，由单位负责人担任组长，财务部门、档案管理部门及相关业务部门的人员为成员。会计档案鉴定工作小组负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准会计档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和本单位实际情况，制定会计档案鉴定标准，对已到保管期限的会计档案进行全面审查，确定其是否仍需继续保存。鉴定标准应包括会计档案的完整性、真实性、相关性、重要性等方面。（三）销毁程序及要求1.经鉴定可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应经单位负责人签署意见。2.单位应在会计档案销毁前，指定专人负责监销。监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告单位负责人。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。4.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成与收集1.单位应加强电子会计档案的管理，确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全。电子会计档案应从会计核算系统中直接导出，并以电子形式归档保存。2.电子会计档案应与纸质会计档案同步收集、整理、归档，确保两者内容一致。电子会计档案的收集范围应与纸质会计档案的收集范围相同。（二）电子会计档案的存储与保管1.电子会计档案应存储在符合国家有关标准的存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.电子会计档案应按照会计档案的分类编号规则进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。3.电子会计档案的保管期限应与纸质会计档案的保管期限一致，保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（三）电子会计档案的利用与安全1.单位应建立电子会计档案利用制度，明确电子会计档案的查阅、复制、借阅等权限和程序。查阅、复制、借阅电子会计档案应经单位负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。2.单位应加强电子会计档案的安全管理，采取必要的安全防护措施，防止电子会计档案被篡改、丢失、泄露等。定期对电子会计档案的存储介质进行检查和维护，确保存储介质的安全可靠。八、监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全会计档案管理内部监督制度，加强对会计档案管理工作的监督检查。财务部门应定期对会计档案的整理、保管、利用等情况进行自查，发现问题及时整改。2.档案管理部门应定期对会计档案的保管情况进行检查，确保档案的安全与完整。对检查中发现的问题，应及时向财务