内部印章领用审批管理办法

内部印章领用审批管理办法一、总则（一）目的依据。为规范内部印章领用审批管理，维护印章严肃性，防范印章使用风险，依据《中华人民共和国公司印章管理规定》及本企业相关制度，制定本办法。本办法适用于企业所有印章的领用审批及后续管理全过程。（二）适用范围。本办法所称印章包括但不限于企业公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章等，以及各分支机构、部门使用的部门印章、项目印章等。所有印章的刻制、领用、保管、使用、变更、销毁等均须遵守本办法。（三）基本原则。印章管理遵循统一领导、分级负责、严格审批、规范使用、全程留痕的原则。任何单位和个人不得擅自刻制、伪造、变造印章，不得将印章交由非授权人员保管和使用。二、组织机构与职责（一）印章管理委员会。设立印章管理委员会，由总经理担任主任，分管领导担任副主任，办公室、财务部、法务部、纪检监察部等部门负责人为委员。印章管理委员会负责印章管理的重大事项决策、制度修订、印章刻制审批、重大用印备案等。（二）办公室职责。办公室作为印章管理的归口部门，负责印章的集中保管、领用审批、使用登记、年度盘点、制度执行监督等。办公室主任为印章管理第一责任人。（三）财务部职责。财务专用章、发票专用章等涉及财务事项的印章，由财务部提出领用申请，经部门负责人及分管领导审批后报办公室备案，并指定专人保管和使用。（四）法务部职责。合同专用章等涉及法律事务的印章，由法务部提出领用申请，经部门负责人及分管领导审批后报办公室备案，并指定专人保管和使用。（五）其他部门职责。各部门领用部门印章、项目印章等，由部门负责人提出申请，经分管领导审批后报办公室备案，并指定专人保管和使用。三、印章刻制与领用（一）刻制管理。印章刻制必须符合国家相关规定，由办公室统一组织，到公安机关指定的刻章点刻制。刻制前需提交刻制申请，经印章管理委员会审批同意后方可刻制。刻制完成后，需在规定时限内将印章送交办公室集中保管。1.刻制申请。刻制印章需填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途、保管部门、使用人等信息，由部门负责人签字，分管领导审批，总经理批准。2.刻制过程监督。办公室对印章刻制过程进行监督，确保印章材质、规格符合要求，防止印章被私自刻制。3.刻制完成验收。印章刻制完成后，办公室组织相关部门进行验收，合格后报公安机关备案，并将印章送交办公室集中保管。（二）领用审批。印章领用必须严格审批，根据印章种类和使用用途，确定审批权限和流程。1.公章、法定代表人名章。由使用部门填写《印章领用申请表》，经部门负责人、分管领导、总经理三级审批后，由办公室领用。特殊紧急情况需经总经理批准后临时领用。2.合同专用章。由法务部填写《印章领用申请表》，经部门负责人、分管领导、法务部负责人审批后，由办公室领用。3.财务专用章、发票专用章。由财务部填写《印章领用申请表》，经部门负责人、财务部负责人、分管领导审批后，由办公室领用。4.部门印章、项目印章。由部门负责人填写《印章领用申请表》，经分管领导审批后，由办公室领用。（三）领用登记。印章领用必须登记，详细记录领用人、领用时间、使用事由、用印数量等信息。办公室对印章领用情况进行实时监控，确保印章使用合规。四、印章使用规范（一）使用范围。印章使用必须符合企业授权范围，不得超出授权范围使用。各部门使用印章前，需明确印章使用权限和流程，确保印章使用合规。（二）审批流程。印章使用必须经过审批，根据印章种类和使用用途，确定审批权限和流程。审批过程中需明确审批责任，确保审批过程规范。（三）使用记录。印章使用必须留痕，详细记录使用时间、使用事由、领用人、审批人、用印数量等信息。办公室对印章使用情况进行定期检查，确保印章使用合规。（四）特殊事项处理。涉及重大决策、重大合同、重大资金使用等特殊事项的印章使用，需经印章管理委员会审批同意后方可使用。五、印章保管与交接（一）保管责任。印章保管必须指定专人负责，保管人需具备高度责任心和保密意识。保管人不得将印章交由他人保管，不得擅自将印章带离办公场所。（二）保管措施。印章保管必须采取安全措施，确保印章安全。保管人需妥善保管印章，防止印章遗失、被盗、损坏。（三）交接管理。印章保管人离职或岗位变动时，需及时办理印章交接手续。交接过程中需明确交接责任，确保印章交接过程规范。1.交接申请。印章保管人离职或岗位变动前，需填写《印章交接申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，由办公室组织交接。2.交接过程监督。办公室对印章交接过程进行监督，确保交接过程规范。3.交接完成确认。交接完成后，交接双方需在《印章交接确认表》上签字确认，并由办公室存档。六、印章变更与销毁（一）变更管理。印章名称、规格、保管部门、使用人等发生变更时，需及时办理变更手续。变更过程中需明确变更责任，确保变更过程规范。1.变更申请。印章发生变更时，需填写《印章变更申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，由办公室办理变更手续。2.变更过程监督。办公室对印章变更过程进行监督，确保变更过程规范。3.变更完成确认。变更完成后，需在印章管理台账中更新相关信息，并由办公室存档。（二）销毁管理。印章遗失、损坏或不再使用时，需及时办理销毁手续。销毁过程中需明确销毁责任，确保销毁过程规范。1.销毁申请。印章遗失、损坏或不再使用时，需填写《印章销毁申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，由办公室组织销毁。2.销毁过程监督。办公室对印章销毁过程进行监督，确保销毁过程规范。3.销毁完成确认。销毁完成后，需在印章管理台账中注销相关信息，并由办公室存档。七、监督检查与责任追究（一）监督检查。办公室定期对印章管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。监督检查内容包括印章保管情况、使用情况、审批情况等。（二）责任追究。对违反本办法规定的行为，视情节轻重给予相应处理。具体处理措施包括但不限于：通报批评、诫勉谈话、经济处罚、行政处分等。涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。1.违规行为认定。对违反本办法规定的行为，包括但不限于：擅自刻制印章、伪造印章、变造印章、违规使用印章、印章保管不善等，均视为违规行为。2.责任追究程序。对违规行为的责任追究，需按照以下程序进行：调查核实、认定事实、提出处理意见、审批处理、执行处理。3.责任追究标准。对违规行为的责任追究，需根据违规情节轻重、造成后果大小等因素，确定处理标准。具体处理标准由办公