档案销毁审批管理规定

档案销毁审批管理规定一、总则（一）目的依据。为规范档案销毁工作，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规制定本规定。本规定适用于本单位所有档案的销毁审批与管理。（二）适用范围。本规定所称档案包括纸质档案、电子档案及其他载体的档案资料，涵盖文书档案、会计档案、科技档案、人事档案等。档案销毁范围限于经审批确认无保存价值的档案。（三）基本原则。档案销毁工作遵循合法合规、安全保密、分类处理、全程监督的原则，确保销毁过程符合国家档案管理要求。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。档案销毁工作领导小组负责统筹协调档案销毁审批工作，审定销毁计划，监督销毁实施。领导小组组长由分管档案工作的单位负责人担任，成员包括档案管理部门、保密部门、信息技术部门及相关部门负责人。（二）档案管理部门职责。档案管理部门负责档案销毁的初审工作，提出销毁建议清单，组织档案鉴定，编制销毁目录，监督销毁过程。（三）保密部门职责。保密部门负责对涉密档案销毁进行专项审核，确保销毁符合保密要求，监督涉密档案销毁过程。（四）信息技术部门职责。信息技术部门负责电子档案的鉴定与销毁技术支持，确保电子档案销毁符合技术标准，监督电子档案销毁过程。（五）使用部门职责。档案使用部门负责本部门档案销毁申请的初审，确认档案无保存价值，配合档案管理部门完成档案鉴定工作。三、档案销毁审批程序（一）销毁申请。档案使用部门填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、销毁原因，并附档案鉴定意见。申请表需经部门负责人签字盖章。（二）初步审核。档案管理部门对申请表进行初步审核，核查档案是否已完成利用记录，确认档案无保存价值，提出销毁建议清单。（三）专项审核。涉密档案销毁需经保密部门专项审核，保密部门出具审核意见，确认销毁符合保密要求。（四）鉴定确认。档案管理部门组织档案鉴定小组对销毁建议清单进行鉴定，形成《档案销毁鉴定意见书》，经鉴定小组组长签字确认。（五）审批决定。档案销毁鉴定意见书及申请表报档案销毁工作领导小组审批，领导小组在10个工作日内作出审批决定，签署审批意见。（六）审批结果。审批通过的档案销毁申请由档案管理部门存档，并通知使用部门准备档案销毁。四、档案销毁实施要求（一）纸质档案销毁。纸质档案销毁应采用碎纸机粉碎或焚烧等方式，确保档案内容无法还原。销毁过程应有至少两名档案管理人员在场监督，并做好销毁记录。（二）电子档案销毁。电子档案销毁应采用专业软件进行彻底删除，确保数据无法恢复。销毁前需进行数据备份，备份文件由信息技术部门封存保管。销毁过程应有至少两名技术人员在场监督，并做好销毁记录。（三）涉密档案销毁。涉密档案销毁应采用专用销毁设备，销毁过程全程录像，录像资料由保密部门封存保管。销毁完成后需进行销毁确认，并由监督人员签字确认。（四）销毁记录。档案销毁过程应有详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员、销毁数量等，记录需经参与人员签字确认，存档备查。五、档案销毁监督与检查（一）过程监督。档案销毁实施过程中，档案管理部门、保密部门、信息技术部门及使用部门应指派专人进行现场监督，确保销毁过程符合规定。（二）结果检查。档案销毁完成后，档案管理部门应组织检查组对销毁情况进行检查，核查销毁是否彻底，并形成《档案销毁检查报告》。（三）问题处理。检查中发现销毁不彻底等问题，应立即停止销毁工作，并采取补救措施。对责任人员进行通报批评，情节严重的依法处理。六、附则（一）责任追究。档案销毁工作实行责任追究制度，对违反本规定的行为，视情节轻重给予通报批评、行政处分，构成犯罪的依法移送司法机关处理。（二）培训考核。档案管理部门应定期组织档案销毁工作培训，提高相关人员业务水平。每年进行考核，考核不合格者不得从事档案销毁工作。（三）解释权。本规定由档案销毁工作领导小组负责解释。（四）生效日期