会议资料归档保存规范办法

会议资料归档保存规范办法一、总则（一）目的依据。为规范会议资料归档保存工作，确保资料完整、安全、高效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定制定本办法。1.适用范围。本办法适用于本单位所有会议资料的归档保存工作，包括但不限于会议通知、议程、签到表、发言稿、会议记录、决议、附件等。2.基本原则。会议资料归档保存工作应当遵循统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。3.资料界定。会议资料是指各类会议筹备、召开、落实等环节形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。档案管理部门是会议资料归档保存工作的主管部门，负责制定归档标准、指导监督归档工作、组织资料验收。1.档案部门职责。制定会议资料归档范围和保管期限表；指导各部门会议资料收集整理；组织归档资料数字化；定期检查归档保管情况。2.各部门职责。各部门负责人是本部门会议资料归档保存工作的第一责任人，负责组织本部门会议资料的收集、整理、初步鉴定和移交。3.资料责任人。会议组织者、记录员等直接形成会议资料的人员，对资料的形成、收集、初步整理负有直接责任。三、归档范围与保管期限（一）归档范围。凡具有保存价值的会议资料均应纳入归档范围，具体包括：1.会议筹备类资料。会议通知、会议方案、议程安排、会场布置方案等。2.会议过程类资料。会议签到表、参会人员名单、发言稿、会议记录、现场照片、录音录像等。3.会议成果类资料。会议决议、会议纪要、专题报告、调研数据、决策文件等。4.其他相关资料。会议经费预算决算、设备使用记录、后续落实情况报告等。（二）保管期限。会议资料保管期限根据资料重要程度和利用需求确定，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种：1.永久保管。具有重大历史意义、重要决策依据的会议资料，如重要会议的原始记录、重大决策的会议决议等。2.长期保管。对工作有重要参考价值的会议资料，如年度工作会议记录、重要专题研讨会纪要等。3.短期保管。对近期工作有参考价值的会议资料，如临时性会议记录、一般性工作协调会纪要等。四、归档流程与要求（一）资料收集。会议结束后7个工作日内，资料责任人应将会议资料收集齐全，不得遗漏、损毁或擅自处置。1.收集内容。会议通知、议程、签到表、发言稿、会议记录、决议、附件等全部资料。2.收集方式。纸质资料应整理有序，电子资料应备份完整，音像资料应附带文字说明。（二）资料整理。资料责任人应对收集到的资料进行初步整理，确保资料齐全、系统、有序。1.纸质资料整理。按会议时间顺序排列，重要资料置于前面，附件附在相关文件之后。2.电子资料整理。统一命名文件，建立文件夹结构，注明形成时间、责任人和内容摘要。3.音像资料整理。制作文字解说，标注时间戳，与纸质资料同步归档。（三）资料鉴定。档案管理部门对各部门移交的会议资料进行初步鉴定，确认资料完整性、准确性。1.鉴定内容。检查资料是否齐全、是否清晰可读、是否与会议内容一致。2.鉴定方式。档案管理员与资料责任人共同核对，必要时征求业务部门意见。（四）资料移交。经鉴定合格的会议资料，由档案管理部门统一接收，办理移交手续。1.移交程序。资料责任人填写移交清单，双方签字确认，档案部门编目入库。2.移交时限。会议结束后15个工作日内完成资料移交。五、保管与安全措施（一）库房管理。会议资料应存放在符合档案保管要求的专用库房，确保安全、防潮、防火、防盗。1.库房条件。温度10-24℃，湿度45-60%，空气流通，无阳光直射。2.库房设施。配备防火、防潮、防虫、防鼠设施，安装监控设备。（二）资料保管。纸质资料应使用档案盒存放，电子资料应备份存储，音像资料应专门保管。1.纸质资料保管。使用无酸档案盒，按顺序排列，定期检查，防止霉变、虫蛀。2.电子资料保管。建立双备份机制，定期检查存储设备，防止数据丢失。3.音像资料保管。使用专用存储设备，定期播放检查，防止磁化、老化。（三）安全保密。会议资料属于内部文件，应严格控制查阅、复制和借阅。1.查阅审批。需查阅会议资料应填写申请表，经部门负责人批准后查阅。2.借阅控制。纸质资料不得外借，电子资料复制需经批准，并记录使用情况。3.保密措施。涉密会议资料应加密存储，指定专人管理，严防泄密事件。六、利用与统计（一）资料利用。档案管理部门应建立会议资料利用制度，方便相关人员查阅利用。1.利用方式。提供纸质查阅、电子检索、数据下载等多种利用方式。2.利用登记。每次利用均需登记利用人、利用时间、利用内容，便于统计管理。（二）资料统计。档案管理部门应定期统计会议资料的形成、收集、保管、利用等情况。1.统计内容。资料数量、保管期限、利用次数、破损情况等。2.统计报告。每年编制会议资料统计报告，分析存在问题，提出改进措施。七、数字化与信息化（一）数字化目标。逐步将会议资料数字化，建立电子档案数据库，提高利用效率。1.数字化范围。优先数字化利用率高、保管价值大的会议资料。2.数字化标准。按照国家档案数字化标准进行扫描、图像处理、元数据著录。（二）信息化应用。开发会议资料管理系统，实现电子档案的在线查阅、检索和利用。1.系统功能。具备资料上传、分类、检索、统计、权限管理等功能。2.应用推广。组织业务培训，提高人员信息化应用能力，逐步实现电子档案管理。