企业档案归档范围及保管期限

企业档案归档范围及保管期限为规范企业档案管理，明确档案归档范围，准确划分保管期限，保障企业档案的完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）及相关行业规范，结合企业实际，制定本规范。本规范适用于企业所有部门及所属全资、控股单位的档案归档与管理工作，涵盖企业研发、生产、服务、经营、管理等全部活动形成的各类文件材料，保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种，定期保管期限为最低期限，企业可根据实际需求选择高于本标准的期限。一、核心归档原则1.凡是反映企业在各项活动中形成的、对企业发展、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值，对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料，均须归档；2.归档文件材料须真实、完整、规范，涵盖纸质、电子、声像、实物等各类载体，电子文件须同步归档其元数据，无相应纸质或无法输出纸质的电子文件须纳入归档范围并划分保管期限；3.凡属归档范围的文件材料，须按规定向企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；4.多个企业联合形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业归档相应复制件或副本；5.企业资本结构或主营业务发生较大变化时，须及时修订完善归档范围及保管期限表，经同级档案行政管理部门审核同意后施行。二、不归档范围下列文件材料无需归档，可按规定妥善处置：1.上级单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；2.企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录；3.企业内部互相抄送、无实际办理意义的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料；4.非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料，所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映；5.其他无查考、利用价值，不符合归档要求的文件材料。三、归档范围及对应保管期限（一）企业管理类档案1.永久保管企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他重大变动过程中形成的文件材料，企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、会议记录、决议、履职文件等；企业资产和产权登记、评估与证明文件，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件，对外投资、资本金核算、确认、划转、变更及融资相关文件；企业关于重要问题向上级机关的请示、报告、报表及上级复函、批复，上级机关制发的需本企业办理的重要文件，行业协会、中介机构对本企业作出的重要决定、审计、公证、裁定等文件，企业与其他组织和个人签订的重要合同、协议及补充协议；企业发展规划、战略决策、重大改革方案、年度总结（年度以上）、内部核心管理制度、规定、办法等；企业机构演变、人力资源管理重要文件（含重要人事任免、薪酬福利、职称评定、职工权益保障等），企业文化建设核心文件；新闻媒体对企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道，上级领导、社会知名人士到企业检查、视察、调研的讲话、题词、批示、录音录像、照片及企业工作汇报等；企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；企业直属单位、所属、控股、参股及境外企业报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件。2.保管30年企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，涉及职工权益的一般性文件（如普通考勤、常规培训记录等）；企业部门工作规划、专项工作方案，半年、季度计划与总结，重要会议的详细纪要、议程、签到册等；企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作中的重要日常文件，如重要业务报表、专项检查记录、阶段性工作总结等；企业关于一般性问题向上级机关的请示、报告及上级复函、批复，上级机关制发的需本企业贯彻执行的一般性文件，企业与其他单位签订的一般性合同、协议；直属单位、所属和控股企业关于一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件；企业接待重要来宾的工作计划、方案等详细文件材料。3.保管10年企业月度计划与总结、临时性工作方案、一般性会议通知、简报等；企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作中的一般性日常文件，如普通办公通知、常规报表、临时会议记录等；上级机关制发的普发性、参考性文件，非隶属关系单位发来的参考性文件；企业内部各部门之间的一般性工作沟通文件、临时通知、普通报表等；企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，企业职工参加省级以上相关代表大会形成的一般性文件材料；所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映等。（二）生产经营类档案1.永久保管企业生产工艺、技术标准、产品配方、核心技术成果、专利证书及相关文件，重大生产项目立项、审批、验收全套文件；企业重大经营决策、重大项目合作、重要市场拓展相关文件，年度经营报告（永久保存版本）、重大经营成果证明文件；企业产品质量体系认证、重大质量事故处理文件，核心产品检测报告、鉴定证书等具有长远参考价值的文件。2.保管30年企业常规生产计划、生产报表、生产过程记录，产品批量检测报告、常规质量检查记录；企业常规经营合同、协议（非核心类），经营数据分析报告、市场调研报告，常规营销活动文件；生产设备重大检修、改造、报废文件，设备台账（核心设备）、技术档案等。3.保管10年企业月度、季度生产报表、经营报表，临时性生产、经营通知、方案；常规生产工序记录、设备日常维护记录、普通检修报告；临时性营销活动材料、普通客户资料（非核心客户）、短期市场分析报告；生产、经营过程中的临时性文件、参考性资料。（三）人事劳资类档案1.永久保管企业职工人事档案（含简历、学历、职称、奖惩、任免、退休等全套材料），离退休人员档案，烈士、模范职工相关档案；企业人事制度重大改革文件，职工权益保障重大决策、重要文件，集体劳动合同、重大劳资纠纷处理文件。2.保管30年企业职工薪酬福利档案、社保公积金缴纳记录、考勤档案（长期）、培训档案（重要培训）；企业人事任免、调动、考核、晋升的一般性文件，临时工、外包人员重要档案材料；劳资管理相关制度、办法，常规劳资纠纷处理文件。3.保管10年企业临时用工合同、短期培训记录、月度考勤报表、临时奖惩文件；劳资工作中的临时性文件、参考性资料，离职人员短期留存档案（超出10年无后续关联的可销毁）。（四）财务审计类档案1.永久保管企业财务会计制度、重大财务决策文件，年度财务决算报告、审计报告（永久保存版本）；企业资本金证明、验资报告、财务账簿（总账、明细账永久保存核心部分），重大财务审计、专项审计全套文件；企业资产清查、核销、处置的重大文件，税收减免、退税相关重要文件。2.保管30年企业财务凭证、日记账、明细账（非核心部分）、财务报表（季度、年度非永久版本）；常规财务审计报告、税务申报材料、发票存根（重要类别）；企业资金管理、成本核算、费用报销相关文件，财务检查记录。3.保管10年企业月度财务报表、临时财务报告、普通发票存根（常规类别）；财务工作中的临时性文件、参考性资料，税务申报辅助材料；短期财务往来凭证、临时费用报销记录（无长期凭证价值的）。（五）声像、实物及电子档案1.永久保管反映企业重大活动、重大事件、重要人物的照片、录像、录音、光盘等声像档案；企业获得的国家级、省级荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案；企业核心电子文件（含核心制度、重大决策、重要合同等）及元数据，电子档案备份载体。2.保管30年企业重要会议、常规重要活动的声像档案，部门级荣誉实物档案；企业重要业务电子文件、电子台账（非核心类），电子档案常规备份载体；企业重要实物档案的复制件、辅助材料。3.保管10年企业常规会议、临时活动的声像档案，临时性实物档案；企业一般性电子文件、临时电子台账，电子档案临时备份载体；声像、实物档案的辅助材料、临时存放记录。四、保管期限管理要求1.档案保管期限从文件材料形成年度的次年1月1日起计算，跨年度形成的文件材料，从办结年度的次年1月1日起计算；2.归档文件材料中有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，须与文件正本、定稿一并归档，保管期限与正本一致；3.企业须定期对保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告，经鉴定仍需继续保存的档案，重新划定保管期限并标注；经鉴定需要销毁的档案，严格按照国家相关规定执行，严禁擅自销毁；4.档案保管期间，须采取防潮、防火、防盗、防虫、防损坏、防泄密等措施，确保档案安全，电子档案须定期备份，防止丢失、损坏；5.中央管理的企业总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局同意后执行；地方国有企业总部编制的相关表格，报同级档案行政管理部门同意后执行；6.企业档案管理部门负责本规范的执行、解释，定期对各部