高校档案管理制度前言

PAGE高校档案管理制度前言一、行业领域分析高校档案管理工作属于教育行业领域。高校档案是学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它对于学校的发展、教学质量提升、学术研究传承以及文化建设等方面都有着至关重要的作用。二、制定目的与意义高校档案管理制度的制定旨在规范学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和传承，为学校的各项工作提供有力的支持和保障。通过科学合理的档案管理制度，能够更好地发挥档案在教学评估、学科建设、师资队伍建设、学生综合素质培养等方面的作用，促进学校整体管理水平的提升，推动教育事业的持续健康发展。三、适用范围本制度适用于学校各学院、各部门以及全体教职员工和学生在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。包括党群工作档案、行政管理档案、教学档案、科研档案、学生档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案等。四、制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规以及教育行业档案管理的标准和规范制定。五、总则（一）指导思想以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持依法治档，遵循档案形成规律，确保档案的真实性、完整性和系统性，为学校各项事业发展服务。（二）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，设立专门的档案管理机构，负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.全面收集原则各部门和个人应按照规定及时将在工作活动中形成的各类档案收集齐全，不得遗漏，保证档案的全面性。3.科学整理原则依据档案的形成规律和特点，采用科学的分类方法和整理标准，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，便于管理和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校师生和社会各界提供便捷、高效的档案利用服务。（三）管理体制学校档案工作实行校、院（部门）两级管理体制。学校设立档案馆，作为学校档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各学院（部门）设立档案工作领导小组，明确专人负责本单位档案的收集、整理和移交工作，接受学校档案馆的业务指导和监督检查。六、档案管理机构及其职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理效率和服务水平。4.组织档案业务培训和学术研究活动，提高档案工作人员的业务素质和专业水平。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导和咨询服务。6.对各学院（部门）档案工作进行监督检查和考核评估，促进全校档案工作的规范化和标准化建设。（二）学院（部门）档案工作领导小组职责1.负责本单位档案工作的组织领导和统筹协调，将档案工作纳入本单位工作计划和考核体系。2.制定本单位档案管理实施细则，明确档案管理人员职责，确保档案工作有序开展。3.组织本单位档案的收集、整理和移交工作，定期对档案进行自查自纠，保证档案质量。4.配合学校档案馆做好档案管理的各项工作，接受档案馆的业务指导和监督检查。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和学校档案管理制度，严格遵守档案工作纪律。2.负责本单位档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作，确保档案资料的齐全完整。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变。4.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和更新工作，提高档案管理信息化水平。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。七、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作档案包括学校党组织建设、宣传工作、纪检监察、统战工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理档案涵盖学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的档案资料。3.教学档案主要有教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、考试试卷、实习实训报告、教学成果、教学评估等教学活动中产生的各类文件。4.科研档案包括科研项目申报书、研究计划、实验数据、科研成果、学术论文、著作、专利等科研活动全过程形成的档案。5.学生档案包含学生入学登记表、学籍档案、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表等学生在校期间的个人档案材料。6.基建档案涉及学校基本建设项目的立项审批、规划设计、施工管理、竣工验收等环节形成的图纸、文件、报告等档案。7.设备档案记录学校教学、科研、行政等设备的购置、验收、使用、维修、报废等情况的文件资料。8.出版档案学校出版的学报、著作、教材等出版物的编辑、出版过程中形成的档案。9.外事档案包括学校对外交流合作、国际教育交流、外籍教师管理等外事活动中产生的文件材料。（二）收集要求1.各部门和个人应按照档案收集范围的规定，及时将本单位和个人在工作活动中形成的档案材料收集齐全，不得拖延或遗漏。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签署完备，具有保存价值。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间1.当年形成的档案，一般应在次年上半年归档完毕。2.跨年度的项目档案，在项目结束后三个月内归档。3.基建工程档案在工程竣工验收后三个月内归档。4.设备档案随设备开箱验收后及时归档。（四）归档程序1.各部门档案工作人员对收集到的档案材料进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号、编目等工作。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核签字后，向学校档案馆移交。3.档案馆对移交的档案进行审核验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理，直至符合归档标准。八、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法按照档案形成的年度，将档案分为不同年度类别；在每个年度内，按照学校内部机构设置进行分类；再根据档案的保管期限，将档案分为永久、长期、短期三类。2.具体分类细则党群工作档案：按照党群工作的不同类别，如党组织建设、宣传工作等进行分类。行政管理档案：按照学校行政部门的职能划分，如人事处、财务处等分别归类。教学档案：按照教学环节和教学管理类别，如教学计划、课程教学等进行分类。科研档案：根据科研项目的类别、阶段等进行分类整理。学生档案：以学生个人为单位，按照学籍管理、奖惩情况等分类。基建档案：按照基建项目的不同阶段和内容，如立项审批、设计图纸等分类。设备档案：依据设备的种类、型号等进行分类。出版档案：按照出版物的类型、出版时间等分类。外事档案：根据外事活动的性质、对象等进行分类。（三）编号与编目1.编号按照分类方案，对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。2.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应包含文件编号、责任者、题名、日期、页号等内容。九、档案的保管与保护（一）保管场所学校档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更换，防止数据丢失。（三）安全防护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案工作人员的安全管理。2.安装防火、防盗、监控等安全设备，确保档案库房的安全。3.严格执行档案查阅利用登记制度，防止档案丢失和泄密。4.加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识和应急处理能力。十、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应坚持全面的历史观点和发展的观点，从维护学校历史真实面貌和现实利用需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案馆负责人、相关部门负责人和档案专家组成。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定其价值。2.综合评估法综合考虑档案的形成背景、利用频率、社会需求等因素，对档案价值进行全面评估。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为30年。3.短期保管在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为10年。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作领导小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应注明档案的题名、年度、保管期限、数量等信息，经学校分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。十一、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用工作应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为学校教学、科研、管理和社会服务提供支持。（二）利用范围1.学校内部利用本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用学校档案。2.社会利用外单位因工作需要，经学校批准，可查阅利用与本单位工作相关的学校档案。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案馆查阅纸质档案或通过档案信息管理系统查阅电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人审批后，在规定期限内归还。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者可根据需要复制档案资料，但应注明复制用途，经档案馆同意后，按照规定进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案馆印章。（四）服务措施1.建立档案利用预约制度，方便利用者提前预约查阅时间，提高服务效率。2.加强档案信息资源开发利用，编制档案参考资料、专题汇编等，为利用者提供便捷的信息服务。3.开展档案咨询服务，解答利用者在档案查阅利用过程中遇到的问题。十二、档案信息化建设（一）建设目标以提高档案管理效率和服务水平为目标，推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，构建覆盖全校的档案信息管理系统。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行全面数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据录入等工作，建立档案数字化数据库。2.档案信息管理系统建设开发功能完善、操作便捷的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.档案资源共享平台建设建立档案资源共享平台，实现档案信息在学校内部各部门之间的共享和交换，为师生提供便捷的档案信息服务。（三）数据管理1.加强档案数据的安全管理，建立数据备份、恢复和存储制度，确保数据的安全可靠。2.定期对档案数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.严格控制档案数据的访问权限，防止数据泄露和非法使用。十三、监督与检查（一）监督检查机制学校建立档案工作监督检查机制，定期对各学院（部门）档案工作进行检查评估，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度的制定和执行情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化