鄂旅投集团采购制度

PAGE鄂旅投集团采购制度一、总则（一）目的为规范鄂旅投集团（以下简称“集团”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目，包括采购方式、供应商选择、合同签订等。（二）采购执行部门各单位应根据实际情况设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。采购执行部门的职责如下：1.贯彻执行集团采购制度和相关规定。2.编制和执行本单位年度采购计划。3.组织实施具体采购项目，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订与执行等。4.建立和维护供应商档案，定期评估供应商。5.收集、整理采购信息，分析采购数据，提出改进采购工作的建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据年度经营计划和业务需求，编制本单位年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算经本单位财务部门审核后，报集团审批。集团根据各单位上报的采购预算，结合集团整体战略和资金状况，进行综合平衡和审批。（二）预算执行与调整1.各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因市场价格波动、业务需求变化等原因需要调整采购预算的，应按照规定程序进行申报。经本单位财务部门审核，报集团审批后实施。3.采购预算调整应遵循必要性、合理性和可控性原则，确保调整后的预算仍然符合集团整体利益和发展战略。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到200万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上。服务类采购项目，单项合同估算价在100万元以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的，招标人应当向三家以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照规定程序进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应在采购活动开始前，将单一来源采购理由及相关材料报集团审批。经集团批准后，方可实施采购。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采用询价方式采购的，采购人应向三家以上供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购人根据报价情况，确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.各单位采购执行部门应负责收集供应商信息，对潜在供应商进行资格审查。符合准入条件的供应商，经采购执行部门初审后，报本单位审批。3.集团建立统一的供应商信息库，各单位应将审批通过的供应商信息录入信息库，实现供应商信息共享。（二）供应商评估与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估与考核可采用定量与定性相结合的方式，通过建立评估指标体系，对供应商进行打分评价。3.根据评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与退出1.当供应商出现下列情形之一时，应予以淘汰：提供的产品或服务质量严重不符合要求，给集团造成重大损失的。多次不能按时交货，影响集团正常生产经营的。存在严重违法违规行为的。2.采购执行部门应及时将淘汰的供应商信息从供应商信息库中删除，并通知相关部门停止与该供应商的合作。3.对于因供应商淘汰导致的采购项目变更，采购执行部门应及时进行调整，确保采购活动的顺利进行。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报本单位采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核。审核内容包括采购需求是否合理、是否符合预算安排、是否符合采购制度规定等。2.对于金额较小的采购项目，采购执行部门审核后，报本单位分管领导审批；对于金额较大的采购项目，采购执行部门审核后，报本单位采购决策机构审批。3.经审批通过的采购申请表，由采购执行部门下达采购任务。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购审批结果，组织实施采购活动。采购方式按照本制度第四章的规定执行。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应按照相关法律法规的规定，编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应成立谈判小组、采购小组等，按照规定程序进行谈判、采购等工作。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经采购执行部门负责人审核签字后，报本单位分管领导审批。审批通过的采购合同，由采购执行部门与供应商签订。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括采购物品或服务的数量、质量、规格等是否符合合同约定。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应报采购执行部门备案。3.财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行。对于不符合合同约定的采购项目，财务部门有权拒绝付款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.各单位应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。2.采购风险识别应涵盖采购全过程，包括采购决策、供应商选择、合同签订、验收付款等环节。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应采取加强管理、完善制度等措施；对于低风险事项，应采取常规管理、定期检查等措施。2.在采购决策环节，应充分论证采购项目的必要性和可行性，避免盲目决策；在供应商选择环节，应严格审查供应商资质，降低供应商违约风险；在合同签订环节，应明确合同条款，加强合同管理，防范合同纠纷；在验收付款环节，应严格执行验收程序，确保采购质量，规范付款流程，防止资金损失。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，对采购风险进行实时监控。采购执行部门应定期收集、分析采购信息，及时发现风险隐患，并向相关部门报告。2.设定采购风险预警指标，当风险指标达到预警值时，发出预警信号。相关部门应及时采取措施，进行风险处置，防止风险扩大。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果是否合理、采购资金使用是否合规等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算执行情况，确保采购资金专款专用。3.采购执