自然资源局采购内控制度

PAGE自然资源局采购内控制度一、总则（一）目的为了加强自然资源局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于自然资源局机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等，不受歧视。3.公开性原则：采购活动应当公开透明，采购信息、采购过程和采购结果应当向社会公众公开，接受监督。4.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，降低采购成本，确保采购项目质量。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立自然资源局采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务科室负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件、中标（成交）供应商等。4.协调解决采购活动中的重大问题。（二）采购执行机构设立自然资源局采购办公室，作为采购活动的执行机构。采购办公室设在局机关财务科，负责采购活动的具体组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制年度采购预算和采购计划。3.组织采购项目的采购活动，包括发布采购公告、编制采购文件、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。6.对采购活动进行总结和分析，提出改进建议。（三）采购监督机构成立自然资源局采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由局纪检监察部门、审计部门等人员组成。其主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和政策要求。2.检查采购程序是否合规，采购文件是否规范。3.监督采购过程是否公正、透明，有无违规操作行为。4.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。（四）相关业务科室职责各相关业务科室负责提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购办公室组织采购活动，负责采购项目的验收和使用管理等工作。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各业务科室应当根据工作需要和事业发展规划，在每年年底前提出下一年度的采购需求，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算等。2.采购办公室对各业务科室提交的采购需求进行汇总、审核，结合本局财力状况，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经局财务科审核后，报采购领导小组审议批准。（二）采购计划制定1.采购办公室根据批准的年度采购预算，按照采购项目的轻重缓急和实际工作需要，制定季度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购方式、采购时间安排等内容。3.采购计划经采购领导小组批准后实施。（三）预算与计划调整1.因工作需要确需调整采购预算和采购计划的，应当由业务科室提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购办公室对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。3.经批准调整的采购预算和采购计划，采购办公室应当及时组织实施。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各业务科室根据工作需要提出采购申请，填写《自然资源局采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式等内容，并经科室负责人签字后报采购办公室。2.采购审批：采购办公室对采购申请进行审核，符合采购条件的，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购文件编制：采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购需求、采购文件格式、评标标准等内容。采购文件应当符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公正性和透明度。4.采购信息发布：采购办公室通过指定的媒体发布采购公告，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购公告的要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购办公室对供应商的资格进行审查，确定符合资格要求的供应商名单。6.采购文件发售：采购办公室向符合资格要求的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。7.投标与开标：供应商按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前提交投标文件。采购办公室组织开标会议，开标时应当当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。8.评标与定标：采购办公室组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标（成交）供应商。9.采购合同签订：采购办公室与中标（成交）供应商签订采购合同，采购合同应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应当符合法律法规和行业标准的要求，确保采购项目的顺利实施。10.采购项目验收：采购项目完成后，采购办公室组织相关业务科室和人员对采购项目进行验收。验收应当按照采购合同的要求进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。验收合格后，采购办公室出具验收报告。11.采购资金支付：采购办公室根据采购合同和验收报告，按照财务管理制度的规定办理采购资金支付手续。采购资金应当按照合同约定的付款方式和时间支付，确保供应商的合法权益。五、采购合同管理(一)合同签订1.采购办公室在确定中标（成交）供应商后，应及时与供应商签订采购合同。合同文本应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由采购办公室负责人和供应商法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。3.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送财务科、相关业务科室等备案。(二)合同履行1.采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货或提供服务的义务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应提前书面通知采购办公室，并经双方协商一致后签订补充协议。3.相关业务科室应配合采购办公室做好采购合同的履行工作，及时验收货物或服务，并反馈验收结果。(三)合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除采购合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等条款，并及时送财务科、相关业务科室等备案。3.因变更或解除采购合同给对方造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。(四)合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，采购办公室应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定或法律法规的规定申请仲裁或提起诉讼。2.在处理采购合同纠纷过程中，应注意收集和保存相关证据，维护本局的合法权益。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购项目的验收应当按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购项目，应当按照国家或行业标准进行验收。3.对于没有合同约定或国家、行业标准的采购项目，可以根据采购文件的要求、相关产品说明书、技术资料等确定验收标准。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购办公室应当及时组织相关业务科室和人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应当在收到供应商提交的验收申请后，按照验收标准对采购项目进行验收。验收过程中，应当对采购项目的质量、数量、规格、型号、性能等进行全面检查，并做好验收记录。3.验收合格的，验收小组应当出具验收报告，验收报告应当由验收小组成员签字确认。验收报告应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、验收标准、验收情况、验收结论等内容。4.验收不合格的，验收小组应当及时通知供应商限期整改。供应商整改后，验收小组应当重新组织验收，直至验收合格为止。（三）验收责任1.验收小组应当对验收结果负责。如因验收小组工作失误导致验收结果不准确或验收报告不实的，验收小组成员应当承担相应的责任。2.相关业务科室应当配合采购办公室做好采购项目的验收工作。如因相关业务科室未履行配合义务导致验收工作无法顺利进行的，相关业务科室应当承担相应的责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购活动全过程的相关资料，主要包括：1.采购预算和采购计划文件。2.采购申请和审批文件。3.采购文件，包括采购公告、采购需求、采购文件格式、评标标准等。4.供应商报名和资格审查文件。5.投标文件和评标报告。6.采购合同及补充协议。7.采购项目验收报告。8.采购资金支付凭证。9.其他与采购活动有关的文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购办公室应当指定专人负责采购档案的整理和保管工作。2.采购档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类归档，并建立档案目录。3.采购档案应当妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与使用1.本局内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写《自然资源局采购档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案应当在指定地点进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。3.因特殊情况需要复制采购档案资料的，应当经采购办公室负责人批准，并按照规定办理复制手续。复制的档案资料应当与原件一致，并加盖采购办公室印章。八、监督与考核（一）内部监督1.采购监督小组应当定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正透明、采购结果是否符合规定等。2.采购办公室应当定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告采购领导小组和采购监督小组。3.局纪检监察部门应当加强对采购活动的纪律监督，对违规违纪行为依法依规进行查处。（二）外部监督1.接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.接受社会公众的监督，对社会公众提出的意见和建议，