档案管理制度框架学校

PAGE档案管理制度框架学校一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本档案管理制度框架。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校档案管理部门归口管理全校档案。2.完整性原则：全面收集、整理学校各项工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映学校工作的实际情况，数据可靠，表述规范。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。（四）管理体制学校设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的统筹管理工作。各部门、各单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查。二、档案分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、声像、实物等九大类，每大类下再根据档案内容和形成特点进行细分。具体分类如下：1.党群类：包括学校党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、统战工作、群团工作等方面形成的档案。2.行政类：涵盖学校行政管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面的档案。3.教学类：包含教学计划、教学大纲、教案、课件、考试试卷、学生成绩、教学评估、教学改革等教学活动中形成的档案。4.科研类：涉及科研项目申报、立项、研究过程、成果鉴定、奖励申报等科研工作产生的档案。5.基建类：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等环节形成的档案。6.设备类：主要是学校教学、科研、行政等设备的购置、验收、使用、维护、报废等方面的档案。7.财会类：指学校财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务管理工作中产生的档案。8.声像类：包含学校各类活动的照片、录音、录像等声像资料。9.实物类：如学校获得荣誉奖牌、奖杯、证书、纪念品等实物档案。（二）编号方法档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。全宗号为学校档案管理部门统一编制的代码；年度为档案形成的公元纪年；保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）；类别按照上述分类确定；顺序号为每类档案内的流水号。例如：112023永久行政001，表示学校行政类档案中，2023年形成的、保管期限为永久的第1份档案记录。三、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门、各单位在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.学校教职员工和学生在教学、科研、学习、生活等活动中形成的与学校工作相关的个人档案材料。3.学校对外交流合作、参加各类会议、举办活动等过程中产生的重要文件和资料。4.学校接收或征集的反映学校历史和发展的各类档案资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集、整理本部门档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案材料的时效性。3.涉及多个部门共同办理的事项，主办部门应负责协调相关部门，共同完成档案材料的收集工作。（三）整理要求1.遵循档案分类原则，对收集到的档案材料进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.每份档案材料应保持其完整性，去除无关的附件和纸张，对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.按照档案编号方法，对整理好的档案进行编号，并编制档案目录，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四、档案归档与移交（一）归档时间1.文书档案一般在次年上半年归档。2.教学档案、科研档案等应在每学期结束后及时归档。3.基建档案、设备档案等应在项目竣工或设备验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各部门、各单位档案收集责任人将整理好的档案材料进行初步审核，确保档案内容完整、准确、分类合理。2.填写档案移交清单，注明档案的编号、题名、数量、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案数量、质量和移交清单，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核无误后，档案管理部门在移交清单上签字确认，将档案正式归档，并按照档案编号顺序上架存放。（三）移交要求1.档案移交应确保档案的真实性、完整性和系统性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。2.移交的档案应保持原始状态，不得随意抽取、更换或添加档案内容。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行移交，并确保电子档案与纸质档案内容一致。五、档案保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放安全。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管措施1.按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置无误。3.对重要档案和易损档案采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）安全保护1.加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，定期检查维护，确保设施设备正常运行。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行消毒、杀虫处理，防止档案损坏和丢失。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。六、档案查阅与利用（一）查阅范围1.学校内部各部门、各单位因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门规定的时间和地点查阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅学校档案的，须持有单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.个人因特殊原因需要查阅本人档案的，须提交书面申请，经所在部门负责人同意后，由档案管理部门提供查阅服务。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的编号、题名、查阅目的、查阅时间等信息。2.档案管理部门工作人员根据查阅登记表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案，不得在档案上圈划、批注、污损。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为学校各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供相关档案资料。2.对于需要复印、摘录档案内容的，查阅人员应按照档案管理部门的规定办理手续，由档案管理部门工作人员进行复印或摘录，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保持文件之间的历史联系等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门、相关业务部门负责人为成员。领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定：档案管理部门每年对到期档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.不定期鉴定：根据学校工作需要或档案管理实际情况，对特定时期或特定类型的档案进行不定期鉴定。3.鉴定内容：主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行审查，判断档案是否具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，一式两份。2.档案销毁清册报档案鉴定工作领导小组审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将一份清册留存档案管理部门归档，另一份清册报学校分管领导备案。八、档案信息化建设（一）建设目标建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平，为学校各项工作提供便捷的档案信息查询和利用服务。（二）数字化要求1.对学校各类档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整，符合国家规定的数字化标准。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储、编目索引，实现电子档案的快速检索和利用。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案信息安全。（三）系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，方便档案管理人员对档案进行日常维护。2.档案查询与利用：提供多种查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行查询，满足不同用户的档案利用需求。3.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案