机关保密档案保管制度

PAGE机关保密档案保管制度一、总则（一）目的为加强机关保密档案的管理，确保档案的安全与完整，维护机关工作的正常秩序，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的具有保密性质的各类档案资料的保管工作。（三）基本原则1.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。2.集中统一原则：机关保密档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.规范有序原则：档案管理工作应遵循规范化、标准化的流程，确保档案管理工作的有序开展。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，应充分考虑档案利用的需求，为机关工作提供便捷的服务。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的涉及本机关工作的具有保密性质的文件、资料。2.本机关在工作中形成的各类文件、报告、会议记录、合同协议、统计报表等。3.本机关工作人员在履行职责过程中产生的与工作相关的个人资料，如工作笔记、调研报告等，但需经过审批方可归档。4.其他具有保密价值的资料，如来访人员提交的机密信息等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对于重要的保密档案，应在形成后及时收集，防止延误或遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等因素进行分类，如分为上级文件、本级文件、业务档案、人事档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如年份+类别+序号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏档案内容。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的保密档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.档案柜应选用质量可靠、密封性好的产品，货架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。3.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别和保管期限进行分类存放，便于管理和查找。2.对于重要的保密档案，应采取专柜存放、专人保管的方式，确保档案的安全。3.档案存放应遵循便于利用的原则，避免频繁移动档案，减少档案损坏的风险。（四）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是具有重要历史价值、法律凭证作用或对机关工作有重大影响的档案。3.长期保管的档案一般是在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案是在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为5年以下。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置的准确无误。清查工作每年至少进行一次。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查的基本情况、发现的问题及处理结果等。四、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守保密制度，确保档案信息不被泄露。2.遵循审批程序，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。3.以服务机关工作为宗旨，合理利用档案资源，提高工作效率。（二）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本机关档案，但需经过严格的审批手续。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本机关相关档案，应按照法律程序办理。（三）利用程序1.申请：利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等内容，并提交所在部门负责人审核。2.审批：申请表经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据利用者的申请内容和档案的保密级别进行审批，对于涉及重要机密的档案，需经机关主管领导批准。3.查阅：经审批同意后，利用者凭有效证件到档案管理部门查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，不得让利用者单独接触档案。利用者不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。4.借阅：如需借阅档案，利用者应按照审批意见办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不得超过规定时间，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、查阅或借阅期限等信息。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。五、档案的保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉档案管理业务，掌握保密知识和技能。2.对档案管理人员进行定期培训，提高其业务水平和保密意识。培训内容包括档案管理知识、保密法律法规、安全防范技能等。3.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务，对违反保密协议的行为进行严肃处理。（二）环境管理1.加强档案库房的安全保卫工作，安装监控设备、门禁系统等，确保库房的安全。2.对档案库房的门窗、通风口等进行防护，防止外部人员进入库房。3.在档案库房周围设置警示标志，提醒无关人员不得擅自进入。（三）技术防范1.采用先进的档案管理技术和设备，如电子档案管理系统、加密存储设备等，确保档案信息的安全。2.对档案数据进行定期备份，备份数据应存储在安全可靠的地方，防止数据丢失。3.加强对档案管理网络的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。（四）保密教育1.对机关全体工作人员进行保密教育，提高其保密意识和责任感。保密教育应定期开展，形式包括专题讲座、培训、案例分析等。2.在新员工入职时，应进行专门的保密培训，使其了解机关的保密制度和档案管理规定。3.对涉及保密档案工作的人员进行重点教育，强调保密工作的重要性，要求其严格遵守保密制度。（五）监督检查1.建立保密监督检查制度，定期对档案保管和利用情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对违反保密制度的行为进行严肃查处，追究相关人员的责任。对造成档案泄露或其他严重后果的，依法依规进行处理。3.鼓励机关工作人员对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括相关业务部门的负责人和档案管理人员。2.鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对于多年未被利用且已失去保存价值的档案，可以考虑销毁。3.对于涉及重要历史事件、重大决策等具有长期保存价值的档案，应予以保留。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单经鉴定小组组长审核签字后，报机关主管领导批准。3.批准后的档案销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交机关保密部门备案。4.档案销毁应