教学档案室规章管理制度

PAGE教学档案室规章管理制度一、总则（一）目的为加强教学档案室的管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教学档案在教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本规章管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校教学档案室及全体与教学档案管理相关的工作人员和利用教学档案的人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则教学档案由教学档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则教学档案应如实反映教学活动的全过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则教学档案应涵盖教学工作的各个方面，保证档案材料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保教学档案信息不泄露。二、管理体制与职责分工（一）管理体制学校设立教学档案室，归口学校[具体管理部门]管理，在业务上接受上级教育主管部门档案管理机构的指导和监督。（二）职责分工1.教学档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全教学档案管理制度。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用教学档案，确保档案的安全与完整。定期对教学档案进行检查、核对，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。积极开展教学档案的编研工作，为教学、科研和管理提供信息服务。组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。2.各教学单位职责负责本单位教学档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向教学档案室移交。明确一名档案工作负责人，指导和督促本单位教师和工作人员做好教学档案的形成、积累和归档工作。配合教学档案室做好教学档案的鉴定、统计、利用等工作。3.档案管理人员职责热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备专业知识和技能。认真做好教学档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案质量。严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和保密工作。积极参与教学档案的编研工作，不断提高档案管理的服务水平。三、教学档案的收集与整理（一）收集范围1.综合类学校关于教学工作的规划、计划、总结、报告、统计报表等。2.教学管理类教学管理制度、教学改革方案、教学质量监控资料、教学评估材料等。3.专业建设类专业设置与调整材料、人才培养方案、课程教学大纲、实践教学大纲等。4.课程建设类课程建设规划、课程标准、教案、教学课件、考试试卷及分析等。5.实践教学类实习计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、任务书、指导记录、答辩记录等。6.师资队伍建设类教师基本情况、教师培训计划与总结、教师教学成果等。7.学生学籍管理类学生入学登记表、学籍变动材料、毕业登记表等。8.教材建设类教材选用计划、自编教材、讲义等。9.教学研究与改革类教学研究项目立项、结题材料，教学改革成果材料等。10.其他教学类各类教学竞赛、教学表彰奖励材料，教学活动照片、音像资料等。（二）收集要求1.各教学单位和相关部门应按照规定的时间和要求，及时将教学档案材料收集齐全，移交教学档案室。2.教学档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致，且具有可读取性。（三）整理方法1.分类按照教学档案的形成领域和内容性质，分为上述十个一级类目，每个一级类目下可根据实际情况设置若干二级类目。2.编号对每一份教学档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制教学档案目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目，目录应打印成册，并建立电子目录。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行修整、裱糊或装订，保持档案的整齐美观。四、教学档案的保管与保护（一）保管期限教学档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、社会和国家有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.教学档案室应配备专用的档案库房，库房应坚固、安全，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。2.库房内要保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案架（柜）应排列整齐，便于通风和查找，档案应分类存放，标识清晰。（三）档案保护措施1.定期对教学档案进行检查，发现问题及时处理。对破损或变质的档案，应及时进行修复或复制。2.对磁性载体档案，应定期进行检测、拷贝，防止信息丢失。3.严格遵守档案整理、保管、利用等环节的操作规程，防止档案受损。五、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则教学档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立教学档案鉴定小组，由教学档案室负责人、各教学单位档案工作负责人及相关专家组成。鉴定小组负责对教学档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括是否反映学校教学工作的重要历史阶段、是否对教学研究和管理有重要参考价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据鉴定原则和标准，确定其保存价值和保管期限。2.综合分析法结合学校教学工作的发展历程、档案的形成背景和利用情况等，对档案进行综合分析，判断其价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的教学档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《教学档案销毁清册》。2.《教学档案销毁清册》经教学档案室负责人审核，报学校分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁教学档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和时间。4.销毁后的《教学档案销毁清册》应永久保存。六、教学档案的利用与服务（一）利用范围1.本校教师、学生及工作人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅教学档案。2.校外单位因工作需要，经学校有关部门批准，可查阅与本单位相关的教学档案。（二）利用方式1.查阅利用者可直接到教学档案室查阅教学档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要确需借出教学档案的，应填写《教学档案借阅申请表》，经教学档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护教学档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自销毁。2.查阅、借阅教学档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需引用档案内容，应注明出处。3.利用结束后，利用者应及时归还所借档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。（四）服务措施1.教学档案室应积极主动地为利用者提供优质服务，简化利用手续，提高工作效率。2.建立教学档案信息检索系统，方便利用