政府采购学校管理制度

PAGE政府采购学校管理制度一、总则（一）目的为了规范学校政府采购行为，加强学校政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，维护学校和供应商的合法权益，促进学校教育事业的健康发展，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购项目质量和价格合理。4.诚实信用原则学校和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成人员由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.主要职责研究制定学校政府采购工作的方针、政策和制度。审议学校年度政府采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成人员由学校采购部门、财务部门、使用部门等相关人员组成。2.主要职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对采购项目的需求进行调研和论证，提出合理的采购需求和技术参数。负责与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。做好采购项目的验收工作，确保采购项目质量符合要求。（三）采购监督小组1.组成人员由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成。2.主要职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正。受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。对采购项目的资金使用情况进行审计和监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和教学科研实际需求，在每年规定时间内编制本部门下一年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并进行必要的市场调研和价格测算。3.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况，编制学校年度政府采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.学校严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。3.采购部门应加强对采购预算执行情况的跟踪和监控，及时掌握采购项目进度和资金使用情况，确保采购预算执行的严肃性。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据学校年度政府采购预算和实际工作需要，编制年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容，并按照规定报财政部门备案。3.对于集中采购目录以内的项目，采购部门应按照财政部门规定的集中采购方式和程序组织采购；对于分散采购项目，采购部门应根据项目特点和实际情况，选择合适的采购方式组织采购。（二）计划执行1.采购部门按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应及时报采购领导小组批准，并按照规定程序办理相关手续。3.采购部门应定期对采购计划执行情况进行总结分析，及时发现问题并采取有效措施加以解决，提高采购计划执行的效率和效果。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购部门应按照《中华人民共和国政府采购法》规定的公开招标程序组织公开招标活动，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。3.公开招标项目应邀请不少于三家符合条件的供应商参加投标，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应按照规定程序发布投标邀请书，邀请符合条件的供应商参加投标，并按照公开招标的程序组织开标评标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应按照规定程序组织单一来源采购活动，与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购部门应成立询价小组，向符合条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。六、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交相关论证材料。2.《政府采购申请表》经使用部门负责人签字后，报采购部门审核。（二）采购审批1.采购部门对使用部门提交的《政府采购申请表》进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和采购项目的重要性，做出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式和程序组织实施采购活动。2.编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.发布采购信息，通过政府采购指定媒体、学校官网等渠道发布采购公告、招标邀请书等采购信息，吸引符合条件的供应商参与采购活动。4.组织开标评标，按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动，开标评标过程应严格按照法律法规和采购文件要求进行，确保开标评标活动的公开、公平、公正。5.确定成交供应商，评标委员会根据评标结果，推荐成交候选人，采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出中标通知书。（四）合同签订1.采购部门与成交供应商签订政府采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（五）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应及时组织验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收合格后，使用部门填写《政府采购验收报告》，经使用部门负责人签字后，报采购部门审核。3.采购部门审核通过后，报财务部门办理付款手续。财务部门根据合同约定和验收报告，按照规定程序支付采购资金。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。3.采购部门应将政府采购合同副本送采购监督小组备案，接受监督。（二）合同履行1.采购部门和成交供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购部门应加强对政府采购合同履行情况的跟踪和监督，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织使用部门等相关人员按照政府采购合同约定进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。3.验收合格后，采购部门应出具《政府采购验收报告》，验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。（四）合同付款1.采购部门应按照政府采购合同约定及时办理付款手续，确保成交供应商的合法权益。2.付款时，采购部门应审核成交供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.财务部门应按照规定程序支付采购资金，对采购资金的支付情况进行记录和核算。八、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购项目档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、政府采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应按照项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管1.采购部门应指定专人负责政府采购项目档案的保管工作，建立健全档案管理制度，确保档案资料的安全和保密。2.政府采购项目档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅1.因工作需要查阅政府采购项目档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定期对学校政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购合同是否履行等。2.采购监督小组可以通过查阅采购文件、投标文件、评标报告、政府采购合同等资料，实地查看采购项目实施情况，向供应商和相关人员了解情况等方式进行监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，要求采购部门和相关人员限期整改。（二）责任追究1.对于在政