挂靠业务印章管理制度

PAGE挂靠业务印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司挂靠业务印章的管理，规范印章使用行为，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及挂靠业务的印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.谨慎使用原则：严格控制印章的使用范围和使用权限，确保印章使用的安全性和严肃性。3.专人负责原则：明确印章管理的责任人，确保印章管理工作的规范化和专业化。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司挂靠业务所需印章由行政部门统一负责刻制。2.行政部门应根据公司业务需求，填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付印章管理人员，并办理印章交接手续。（二）印章启用1.新印章启用前，印章管理人员应在《印章启用登记表》上登记印章启用日期、印章名称、印章编号、印章规格、启用范围等信息。2.印章启用时，应进行印模留存，并将印模提交公司档案室存档。3.印章启用后，印章管理人员应及时将印章启用情况通知相关部门和人员。三、印章的保管（一）保管人员1.公司挂靠业务印章由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员应相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（三）保管环境1.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。2.印章保管场所应安装监控设备，确保印章保管的安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公司挂靠业务印章只能用于与挂靠业务相关的文件、合同、协议等的签署，不得用于其他无关事项。2.严禁将印章用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.用印申请：使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。对于涉及金额较大或重要的挂靠业务合同，需经公司法定代表人或授权代表批准。2.印章审批：印章管理人员收到《印章使用申请表》后，应按照规定的审批权限进行审核。审核内容包括用印事项是否符合公司业务范围、用印文件是否合法合规、审批手续是否齐全等。如审核通过，印章管理人员在《印章使用申请表》上签字确认，并注明用印日期。如审核不通过，印章管理人员应及时通知用印部门或个人，并说明原因。3.印章使用：印章管理人员根据审批后的《印章使用申请表》，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。用印时，印章管理人员应确保印章加盖清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。严禁在未审批的文件上加盖印章。4.用印登记：用印完成后，印章管理人员应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，以便查询和追溯。（三）使用权限1.公章：公司法定代表人或授权代表有权使用公章。其他人员如需使用公章，必须经过法定代表人或授权代表的书面授权。2.合同专用章：合同专用章由合同管理部门负责人负责保管和使用。涉及挂靠业务的合同，需经合同管理部门负责人审核签字后，方可加盖合同专用章。3.财务专用章：财务专用章由财务部门负责人负责保管和使用。涉及挂靠业务的财务文件，需经财务部门负责人审核签字后，方可加盖财务专用章。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司业务调整、挂靠项目结束等原因，不再需要使用的印章。2.印章损坏、遗失或被盗等原因，需要停用的印章。（二）停用流程1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.印章管理人员收到《印章停用申请表》后，应按照规定的审批权限进行审核。审核通过后，印章管理人员在《印章停用申请表》上签字确认，并注明停用日期。3.印章停用后，印章管理人员应及时将印章收回，并妥善保管。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，印章保管人员应填写《印章销毁申请表》，说明销毁原因、销毁印章名称、销毁印章编号等信息，并经部门负责人审核签字。2.印章管理人员收到《印章销毁申请表》后，应按照规定的审批权限进行审核。审核通过后，印章管理人员在《印章销毁申请表》上签字确认，并注明销毁日期。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁时，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上登记销毁日期、销毁印章名称、销毁印章编号、销毁方式、监督人等信息。5.印章销毁完成后，印章管理人员应及时将《印章销毁申请表》和《印章销毁登记表》归档保存，以便查询和追溯。六、印章的交接与挂失（一）交接1.印章保管人员因工作变动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细列出交接印章的名称、编号、规格、数量等信息。2.交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并注明交接日期。3.印章交接完成后，交接双方应将《印章交接清单》提交印章管理部门备案。（二）挂失1.印章保管人员发现印章遗失或被盗时，应立即向公司报告，并填写《印章挂失申请表》，说明挂失原因、挂失印章名称、挂失印章编号等信息。2.公司接到印章挂失报告后，应及时采取措施，如登报声明、向公安机关报案等，以防止印章被非法使用。3.印章挂失后，印章保管人员应按照印章停用与销毁的规定，办理印章停用与销毁手续。七、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对挂靠业务印章的管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节。2.印章使用的合法性、合规性，是否存在违规使用印章的行为。3.印章保管的安全性，是否存在印章遗失、被盗等风险。（三）检查方式1.定期检查：审计部门应定期对挂靠业务印章的管理情况进行检查，检查周期为每年一次。2.不定期检查：审计部门可根据工作需要，不定期对挂靠业务印章的管理情况进行检查。3.专项检查：对于涉及重大挂靠业务或存在印章管理风险的情况，审计部门可开展专项检查。（四）问题处理1.审计部门在检查过程中发现问题时，应及时向公司报告，并提出整改建议。2.公司应根据审计部门提出的整改建议，及时进行整改，确保印章管理工作的规范、安全。3.对于违反印章管