学院资产采购管理制度

PAGE学院资产采购管理制度一、总则（一）目的为规范学院资产采购行为，加强资产管理，提高资金使用效益，确保采购资产符合学院教学、科研及管理工作需要，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的资产采购活动。资产采购包括但不限于教学设备、科研仪器、办公家具、办公用品、信息化设备等各类资产的购置。（三）基本原则1.合法性原则：资产采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：建立健全采购管理制度和流程，明确各环节的职责和要求，做到采购活动有章可循、规范有序。3.效益性原则：充分考虑资产的性价比，在满足教学、科研及管理需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利，确保采购结果公平合理。5.监督性原则：加强对资产采购全过程的监督管理，建立有效的监督机制，防止违规行为发生，确保采购活动透明、廉洁。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立资产采购领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议学院资产采购管理制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序及中标（成交）供应商。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学院设立资产采购管理部门，负责具体组织实施资产采购活动。其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学院资产采购管理制度。2.根据学院教学、科研及管理需求，编制年度采购计划和采购预算，并报资产采购领导小组审批。3.组织采购项目的实施，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。5.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的质疑和投诉。6.对采购项目进行绩效评价，总结经验教训，不断改进采购工作。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出本部门的资产采购需求，包括资产的名称、规格、数量、技术参数、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。同时，配合采购执行机构做好采购项目的相关工作，如参与采购文件编制、评标等。（四）监督部门学院纪检监察部门负责对资产采购活动进行全程监督，确保采购活动依法依规进行，防止腐败行为发生。对发现的违规违纪问题，依法依规进行严肃处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门教学、科研及管理工作的实际需要，结合学院发展规划和财力状况，于每年年底前提出下一年度的资产采购需求，并编制采购预算草案。2.采购预算草案应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并说明采购的必要性和预期效益。3.采购执行机构对各部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合学院整体预算安排，编制学院年度资产采购预算方案，报资产采购领导小组审议通过后，提交学院财务部门纳入学院年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照学院预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购执行机构应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行进度进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应严格按照预算安排拨付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督管理，确保资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：1.因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的。2.由于学院教学、科研及管理工作需要，必须增加采购项目或调整采购内容，导致原预算不足的。3.其他经学院资产采购领导小组认定需要调整预算的情形。预算调整申请应经采购需求部门提出，采购执行机构审核，资产采购领导小组审批后，报学院财务部门办理预算调整手续。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，经过开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照规定的程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和合理价格的前提下，确定成交供应商。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，请其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据本部门资产采购需求，填写《学院资产采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购执行机构。2.采购审批：采购执行机构对采购申请进行初审，审核采购需求的合理性、采购方式的适用性以及预算金额的准确性等。初审通过后，报资产采购领导小组审批。资产采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审议，做出审批决定。3.采购实施编制采购文件：采购执行机构根据采购审批结果，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，符合法律法规和采购项目要求。发布采购信息：根据采购方式的不同，通过相应的媒体发布采购信息。公开招标和邀请招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应在学院内部网站或其他合适的媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。报名与资格审查：对于需要报名的采购项目，采购执行机构应规定报名时间、地点和方式，接受潜在供应商的报名申请。同时，对报名供应商进行资格审查，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等是否符合采购项目要求，确定符合资格条件的供应商名单。开标、评标、谈判或询价：按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标、谈判或询价活动。开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。谈判小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。询价小组向供应商发出询价通知书，请其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。中标（成交）公示：采购项目确定中标（成交）供应商后，采购执行机构应在学院内部网站或其他合适的媒体上发布中标（成交）公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等信息。公示期间，接受学院师生及社会各界的监督，如有质疑或投诉，应按照相关规定进行处理。签订采购合同：中标（成交）公示无异议后，采购执行机构应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括资产的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体。采购合同签订后，应报学院财务部门备案。4.验收与付款验收：采购项目到货后，采购需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对资产的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，确保资产符合要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对于大型、复杂的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。付款：采购执行机构根据验收报告和采购合同的约定，向学院财务部门申请支付采购资金。财务部门审核无误后，按照规定的付款方式和时间，将采购资金支付给中标（成交）供应商。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，由采购执行机构与中标（成交）供应商按照采购文件确定的事项签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务，确保合同合法有效。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应督促中标（成交）供应商按时、按质、按量提供货物或服务，同时做好合同执行情况的跟踪和协调工作。中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等提供符合要求的资产，并负责安装调试、培训等售后服务工作。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如果需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他特殊原因需要解除合同的，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同档案管理采购执行机构应建立采购合同档案管理制度，妥善保管采购合同及相关文件资料。合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标（成交）通知书、验收报告、付款凭证等，确保合同档案完整、齐全、可追溯。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学院纪检监察部门应加强对资产采购活动的全程监督，重点监督采购过程中的公正性、廉洁性和合法性。对发现的违规违纪问题，依法依规进行严肃处理。2.采购执行机构应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和培训，规范采购操作流程，确保采购活动规范有序进行。同时，定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。3.学院财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排和合同约定拨付采购资金，确保资金使用安全、合规、有效。对采购资金的使用情况进行定期检查和审计，防止资金挪用、浪费等现象发生。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督管理，按照政府采购法律法规的要求，及时报送采购项目相关信息，配合政府采购监管部门的检查和审计工作。2.主动接受社会监督，采购项目中标（成交）公示期间，接受学院师生及社会各界的质疑和投诉，并按照规定进行处理和回复。对