XX陶瓷有限公司国际贸易部跟单员岗位职责

——XX陶瓷有限公司国际贸易部跟单员岗位职责一、岗位基本信息1.岗位名称：国际贸易部跟单员2.直接上级：国际贸易部经理3.直接下级：无4.岗位定位：作为公司国际贸易业务一线跟单实操岗位，直接对国际贸易部经理负责，严格遵循《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国产品质量法》及公司外贸管理、跟单管控相关规定，立足“样板配送、订单履约、包装管控、文件管理”核心定位，专职配合业务员开展样板邮寄、产品小样发放、查货备货、包装装柜跟踪、库存查询报送及部门文件管理等工作，规范外贸跟单全流程，确保各项跟单工作合规、细致、高效落地，助力公司陶瓷产品（含成品砖坯、成品抛光砖等）出口订单顺利履约，保障外贸业务有序推进。5.核心使命：以订单履约为核心，以细节管控为重点，精准落实业务员业务指令，规范完成样板配送、查货备货、包装跟踪等跟单工作，精准把控库存及配套物品订购报送，妥善管理部门文件及质量记录，服从国际贸易部经理部署，全力配合业务员推进业务，确保跟单各环节无疏漏、无差错，保障出口订单按时、按质、按量交付，助力公司外贸业务高质量发展。二、岗位职责及权限本岗位职责紧扣国际贸易部跟单员“一线跟单、细节管控、配合协同、文件归档”的核心使命，结合陶瓷行业国际贸易跟单实操特点，严格依据最新涉外法律法规及现代化外贸跟单管理模式，全面覆盖七项核心职责，明确履职标准、操作规范及责任边界，突出实操性、细致性、合规性和协同性，切实履行国际贸易部跟单员岗位职责，确保各项工作规范有序、落地见效，助力公司外贸订单顺利履约。（一）负责根据业务员的业务指令邮寄目录样板、发放产品小样严格服从业务员的业务指令，负责目录样板邮寄及产品小样发放工作，接到指令后，第一时间核对样板、小样的名称、规格、型号、数量，确保与业务员指令、客户需求完全一致，杜绝错发、漏发、多发等问题。按照公司样板管理规定，规范整理目录样板，妥善包装产品小样，做好防破损、防潮处理，精准填写邮寄单据，明确收件人、联系方式、收件地址、邮寄方式等关键信息，对接物流部门办理邮寄手续，全程跟踪邮寄进度，及时将邮寄单号、物流状态反馈给业务员及客户，做好邮寄记录归档，确保目录样板、产品小样按时、完好送达客户手中，助力业务洽谈顺利推进。（二）负责按客户要求提供样板严格按照客户明确的样板要求及业务员的相关安排，负责产品样板的准备、核对及提供工作，精准把控客户对样板的规格、材质、尺寸、颜色等核心要求，从仓储部门调取对应样板，仔细核对样板信息与客户要求的一致性，确保样板符合客户预期。对客户有特殊要求的样板（如定制规格、特殊工艺），及时对接生产部门、品管部门，跟进样板制作进度，严格把控样板质量，确保样板符合客户标准及公司产品质量要求。样板准备完成后，及时与业务员、客户对接，按要求完成样板交付，做好样板交付记录，同步反馈样板交付情况，确保客户及时收到符合要求的样板。（三）负责根据业务员的安排进行查货、留货及备货严格按照业务员的安排及客户订单要求，负责查货、留货及备货相关工作，全程跟进各环节，确保符合订单标准及公司管理规定。查货时，严格对照订单要求、产品质量标准，对货物的规格、数量、质量、外观等进行全面检查，详细记录查货结果，对不合格货物及时上报业务员及国际贸易部经理，协调生产、品管部门整改，杜绝不合格货物流入后续环节。留货时，按业务员指令及订单需求，对接仓储部门办理留货手续，明确留货数量、留货时限，做好留货标记及记录，确保留货货物不被误发、挪用。备货时，根据业务员下达的备货指令，核对备货清单，对接仓储部门、生产部门，跟踪备货进度，核实备货数量、规格，确保备货工作按时完成，满足订单交付需求，做好备货记录，及时向业务员反馈备货情况。（四）负责查询并记录好木托、纸箱以及相关配套物品的库存及订购计划的报送工作负责木托、纸箱及出口配套物品（如包装泡沫、防潮膜、打包带等）的库存查询、记录及订购计划报送工作，建立完善的库存管理台账，每日查询相关物品库存情况，详细记录库存数量、规格、完好状态，及时掌握库存动态，发现库存不足、物品损坏等情况，第一时间上报业务员及国际贸易部经理。根据出口订单需求、备货进度及库存情况，配合业务员整理订购需求，制定科学合理的订购计划，明确订购物品名称、规格、数量、质量标准、交货时限等关键信息，按公司审批流程，及时报送订购计划至相关部门，全程跟踪订购计划审批及落实情况，确保配套物品按时到位，满足出口货物包装、运输需求，同时做好库存及订购相关记录归档，便于查询追溯。（五）负责对货物包装、打托、装柜的全过程进行跟踪及相关记录的填写严格按照出口货物包装标准、客户要求及公司管理规定，负责对货物包装、打托、装柜的全过程进行现场跟踪，全程监督操作规范性，确保各环节符合要求。包装环节，监督工作人员按标准对货物进行包装，核对包装规格、包装材质，确保包装牢固、防潮、防破损，贴合出口运输要求；打托环节，监督打托操作，确保木托规格匹配、货物摆放整齐、固定牢固，杜绝货物松动、损坏；装柜环节，跟踪装柜进度，核对装柜数量、货物规格，监督装柜操作规范，避免货物挤压、破损，确保装柜数量与订单一致。同时，详细填写包装、打托、装柜相关记录，明确操作时间、操作人员、货物明细、操作情况等关键信息，确保记录真实、完整、准确，做好记录归档工作，为订单追溯、质量管控提供支撑。（六）负责为出口公司提供厂检单严格遵循《中华人民共和国进出口商品检验法》及公司品管管理相关规定，负责为出口公司提供规范、有效的厂检单，确保厂检单符合海关、商检及出口公司要求。接到厂检单开具需求后，对接公司品管部门，收集货物检验相关数据（如产品规格、数量、质量检测结果等），精准填写厂检单，明确厂检单各项内容，确保填写真实、准确、完整，杜绝漏填、错填、涂改等行为。填写完成后，按公司审批流程提交审核，审核通过后，及时将厂检单提交至出口公司，做好厂检单交付记录，跟踪厂检单使用情况，配合出口公司、海关、商检部门做好检验相关配合工作，确保出口货物顺利通关。（七）负责国际贸易部相关文件、质量记录等的管理严格执行公司文件管理、质量记录管理相关规定，负责国际贸易部相关文件、质量记录的整理、归档、保管及管理工作，涵盖跟单过程中的各类单据、记录、合同附件、样板资料、厂检单、库存记录、订购计划等。对各类文件、质量记录进行分类整理，明确归档标准，建立完善的文件、记录管理台账，标注文件名称、归档日期、保管期限、使用情况等信息，确保文件、记录可追溯、可查询。妥善保管各类文件、记录，做好防潮、防火、防盗、防损坏措施，规范文件、记录查阅、借阅流程，办理相关登记手续，杜绝文件、记录丢失、泄露、篡改。定期对文件、记录进行整理、核查，对过期、失效的文件、记录，按公司规定办理销毁手续，确保国际贸易部文件、质量记录管