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文档简介

会议室预订使用管理流程办法一、总则（一）目的规范。为加强会议室资源管理，提升使用效率，保障会议活动顺利开展，特制定本办法。1.会议室资源属于公司公共财产，必须遵循统一管理、合理分配、高效利用的原则。2.本办法适用于公司所有部门及员工，涉及会议室预订、使用、维护等全流程管理。3.各部门应指定专人负责会议室预订及使用监督，确保本办法有效执行。二、适用范围（一）适用对象。本办法适用于公司所有会议室，包括主会议室、部门会议室、小型讨论室等。（二）使用场景。适用于公司内部会议、培训、客户接待、部门例会等各类活动。（三）例外情形。涉及公司重大决策、高层接待等特殊活动，可直接向行政部申请特殊使用权限。三、预订流程（一）预订渠道。所有会议室预订必须通过公司OA系统或行政部预订平台进行，禁止私下占用。1.预订流程分为申请、审批、确认三个环节，全程系统记录，便于追溯。2.非紧急会议原则上需提前24小时预订，紧急会议需提前12小时申请。（二）申请标准。会议室预订需提供以下信息：1.会议主题、时间、时长、参与人数。2.所需设备配置（投影仪、麦克风、视频会议系统等）。3.特殊需求（茶水、布置等）。（三）审批权限。会议室预订审批权限按以下标准执行：1.普通会议（参与人数≤10人）：部门主管审批。2.中级会议（10人＜参与人数≤50人）：分管领导审批。3.大型会议（参与人数＞50人）：总经理审批。4.特殊会议直接向行政部提交申请，由行政部统筹安排。四、使用规范（一）入场要求。会议室使用需遵守以下规定：1.使用者需凭预订确认单进入，未经批准不得擅自占用。2.会议开始前15分钟，使用者需完成设备调试及场地布置。3.会议期间禁止吸烟、饮食，保持室内整洁。（二）设备管理。会议室设备使用规范：1.投影仪、麦克风等设备需按操作手册使用，禁止擅自拆卸。2.使用完毕后需恢复原状，异常情况立即报修。3.视频会议系统需提前测试，确保信号稳定。（三）结束流程。会议结束后必须执行以下步骤：1.清理桌面、座椅，恢复会议室原貌。2.关闭所有设备电源，切断水源。3.在预订系统内确认使用结束，系统自动统计使用时长。五、监督检查（一）日常巡查。行政部每周对会议室使用情况进行抽查，重点检查：1.是否存在未经预订使用情况。2.设备使用是否规范，场地是否整洁。3.是否存在违规占用行为。（二）考核机制。将会议室使用情况纳入部门绩效考核，具体标准：1.未经批准占用会议室，该部门考核扣分。2.设备损坏未及时报修，责任人承担维修费用。3.重复预订或超时使用，按每小时50元计费。六、附则（一）责任划分。各部门对所属员工会议室使用行为负总责，行政部负监督责任。（二）争议处理。会议室使用争议由行政部协调解决，重大争议提交总经理办公会裁决。（三）修订程序。

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