区审计局档案管理制度

PAGE区审计局档案管理制度一、总则（一）目的为了加强区审计局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为审计工作及其他各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区审计局机关各科室及下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区审计局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则。各科室及相关人员应及时、准确、完整地收集、整理工作中形成的各类文件材料，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，方便档案的查阅、借阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的集中统一管理，接收、整理、保管各类档案，定期对档案进行鉴定、销毁。3.组织开展档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和检索利用。4.负责档案查阅、借阅的登记、审批和服务工作，为全局各项工作提供档案信息支持。5.指导、监督各科室及下属事业单位的档案工作，组织档案业务培训和考核。6.做好档案统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。（二）各科室职责1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交局办公室。3.配合局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供相关档案利用的线索和依据。4.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理和督促检查。（三）档案工作人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案整理规范、存放有序。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记、审批和归还工作，对档案利用情况进行跟踪和反馈。4.加强档案安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全无损。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和更新，提高档案管理效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与审计工作相关的文件、指示、规定、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、审计业务文件、会议记录、统计报表等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。4.各类业务培训、学习交流活动形成的文件材料。5.人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、工资福利、教育培训等方面的文件材料。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，定期对本科室的文件材料进行清理和核对，确保无遗漏、无丢失。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件材料，应及时收集并向局办公室移交，不得积压或留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、机构、问题、保管期限等进行分类整理。3.按照便于保管和利用的原则，对档案进行编号、编目、装订等操作。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。对每份文件进行编号，编制文件目录，填写卷内文件目录表。对文件进行装订，保持文件的整齐和牢固。按照分类顺序排列档案，编制案卷目录，填写案卷封面、卷脊等。2.审计项目档案整理按照审计项目立卷，一个审计项目形成的文件材料组成一卷或数卷。审计文件材料应按照审计程序的先后顺序排列，同一事项的文件材料应集中在一起。编制审计项目档案目录，包括项目名称、审计时间、档案卷数等信息。3.其他专门档案整理人事档案、财务档案等按照国家有关规定和行业标准进行整理。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案上架1.按照档案分类顺序，将档案上架存放，排列整齐，便于查找。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，方便档案管理人员和利用者快速定位所需档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为30年的档案，主要是重要业务文件、审计项目档案等。短期保管的档案：保管期限为10年的档案，一般是一般性业务文件、临时性文件等。2.各科室应根据档案的性质和价值，准确确定档案的保管期限，并在档案整理时予以标注。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.每年至少进行一次全面的档案检查，对发现的问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。（五）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步更新，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。五、档案的利用（一）查阅制度1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.局办公室档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在指定的档案查阅室进行，查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、污损、销毁档案。4.查阅机密档案的，应严格遵守保密规定，经局领导批准后，在专人陪同下查阅，并对查阅情况进行记录。（二）借阅制度1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在科室负责人和局办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）档案利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括利用时间、利用人、利用目的、利用内容、归还时间等。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准与方法1.根据档案保管期限表和档案的实际情况，对档案进行逐卷鉴定。2.鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定工作应遵循严格的程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）销毁程序1.经档案鉴定工作小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、年度、保管期限、