区委宣传部采购制度

PAGE区委宣传部采购制度一、总则（一）目的为规范区委宣传部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正、廉洁，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区委宣传部机关及所属事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。4.公正诚信原则公正对待所有供应商，诚实守信履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立区委宣传部采购领导小组，由部领导班子成员组成。主要职责如下：1.审议采购制度负责审议和修订采购相关制度、规定。2.审定采购计划审批年度采购计划和重大采购项目方案。3.决策重大采购事项对采购过程中的重大问题进行决策，如采购方式变更、供应商选定等。（二）采购工作小组采购工作小组由办公室、财务科、相关业务科室人员组成。具体职责如下：1.编制采购计划根据工作需要，编制年度采购计划和具体采购项目实施方案。2.组织采购活动负责采购项目的组织实施，包括发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.采购文件编制起草采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。4.供应商管理建立供应商库，对供应商进行资格审查、信用评价和日常管理。5.采购合同执行跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.采购档案管理负责采购项目档案的整理、归档和保管。（三）监督小组成立采购监督小组，由纪检监察人员和相关人员组成。主要职责是对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正廉洁，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。三、采购预算管理（一）预算编制1.各科室根据年度工作计划和工作任务，提出采购需求，经分管领导审核后报办公室汇总。2.办公室会同财务科根据各科室采购需求，结合财政预算安排，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，按规定程序报财政部门审批。3.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，确保预算编制准确、完整。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报财政部门审批。2.财务科应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付采购款项，确保资金使用安全、合规。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场变化、政策调整等原因导致采购预算需要调整的，采购工作小组应及时提出调整申请，说明调整原因、调整金额等情况。2.调整申请经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。经批准后，方可按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购工作小组应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购工作小组应从供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购工作小组应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购工作小组应组织专家进行论证，并将论证意见报采购领导小组批准。批准后，采购工作小组应与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购工作小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各科室根据工作需要提出采购申请，填写《区委宣传部采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经科室负责人签字、分管领导审核后，报办公室。3.办公室对采购申请进行汇总整理，会同财务科对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核，提出审核意见。4.审核通过的采购申请报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购申请情况，结合年度采购预算和工作实际，做出审批决定。（二）采购文件编制1.根据采购领导小组的审批意见，采购工作小组负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同草案等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保采购活动的公开、公平、公正。采购文件编制完成后，应报采购领导小组审核。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购工作小组应按照规定在指定媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、报名时间、地点、联系方式等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购工作小组应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。（四）供应商报名与资格审查1.供应商应在采购公告规定的报名时间内，向采购工作小组提交报名材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.采购工作小组对供应商提交的报名材料进行资格审查，核实供应商的资格条件是否符合采购文件要求。对符合资格条件的供应商，采购工作小组予以登记备案；对不符合资格条件的供应商，采购工作小组应及时通知其报名无效。（五）采购评审1.采购工作小组组织成立评审小组，对符合资格条件且实质性响应采购文件要求的供应商进行评审。评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果。3.采购工作小组根据评审小组的评审结果，编写评审报告，报采购领导小组审批。（六）采购合同签订1.采购领导小组批准评审报告后，采购工作小组应向中标候选人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。2.中标候选人或成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购工作小组应将合同副本送财务科备案。财务科应按照合同约定，及时支付采购款项。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购项目进行认真检查和测试，填写《区委宣传部采购项目验收报告》。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，采购工作小组应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。3.采购工作小组应将验收报告送财务科备案，作为支付采购款项的依据。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购工作小组与供应商协商签订。合同内容应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购工作小组应将合同草案报采购领导小组审核。审核通过后，方可签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购工作小组应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。如因特殊原因需要变更合同内容的，供应商应提前书面通知采购人，并经采购人同意后签订补充合同。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、承担相应的违约责任等。（四）合同纠纷处理1.如双方在合同履行过程中发生纠纷，应首先通过协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及纠纷的部分，确保采购项目的顺利进行。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、供应商报名材料、评审文件、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。（二）档案整理采购工作小组应在采购项目完成后及时对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。（三）档案保管采购档案应指定专人负责保管，存放于安全、保密的场所。档案保管期限按照国家和地方有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《区委宣传部采购档案查阅申请表》，经批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应加强对采购活动的全程监督，对采购过程中的违法违规行为及时进行纠正和处理。2.财务科应加强对采购资金的管理和监督，确保资金使用合法合规。3.各科室应配合采购监督小组的工作，如