公司干部人事档案制度

PAGE公司干部人事档案制度一、总则（一）目的为了加强公司干部人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部人事管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映干部员工的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集干部员工在各个方面的材料，保证档案内容的完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案管理工作的规范化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的干部人事档案管理部门，负责集中管理干部员工的人事档案。（二）职责1.档案收集：负责接收、收集干部员工的各类档案材料。2.档案整理：对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管干部员工的人事档案，确保档案的安全和完整。4.档案利用：按照规定为有关部门和人员提供档案查阅、借阅等服务。5.档案信息化管理：推进干部人事档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.档案审核：对干部员工的档案材料进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。三、档案内容（一）履历材料1.干部员工的个人基本情况登记表。2.学历、学位证书复印件。3.工作经历证明材料。（二）自传材料个人撰写的反映自身经历、思想变化等情况的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表。2.任职期满考核材料。3.干部选拔任用考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书复印件。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及相关审批材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团活动记录等材料。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等。（八）处分材料1.违纪违规处分决定、调查报告等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表。2.职务任免文件。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料如个人总结、述职报告、工作成果证明等。四、档案收集（一）形成部门收集1.干部员工所在部门负责及时收集本部门干部员工的各类档案材料，并定期移交档案管理部门。2.形成档案材料的部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、准确、完整。（二）员工个人提交干部员工应主动向所在部门提交个人需要归档的材料，并配合档案管理部门做好档案材料的收集工作。（三）收集要求1.档案材料应是原件，如有特殊情况需用复印件的，应注明出处，并加盖原件保存单位公章。2.档案材料应完整、齐全、清晰，文字表述准确，数字真实可靠。3.档案材料应按照规定的类别和顺序进行收集，不得随意乱放。五、档案整理（一）分类按照档案内容的性质和特点，将档案材料分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料等十大类。（二）排序每一类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。（三）编目1.编制档案材料目录，注明材料名称、日期、页数等信息。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份放入档案盒内，一份留存档案管理部门备查。（四）装订1.对纸张规格不一致、破损的档案材料进行裱糊、修补。2.将整理好的档案材料按照顺序依次装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（五）装盒将装订好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明干部员工姓名、档案编号等信息。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案信息化保管1.建立干部人事档案信息管理系统，将档案内容录入系统，实现档案的信息化管理。2.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。七、档案利用（一）查阅1.因工作需要查阅干部人事档案的，须填写《干部人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，确定查阅人员，并指定专人陪同查阅。3.查阅人员应在规定的场所查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅干部人事档案的，须填写《干部人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，确定借阅人员，并办理借阅手续。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得转借他人。（三）出具证明1.因工作需要出具干部人事档案证明的，须填写《干部人事档案证明申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，核实档案内容后出具证明，并加盖档案管理部门公章。八、档案审核（一）审核内容1.档案材料的真实性、完整性、准确性。2.档案内容与干部员工实际情况是否相符。3.档案整理是否符合规范要求。（二）审核方式1.定期审核：档案管理部门每年对干部人事档案进行一次全面审核。2.专项审核：在干部选拔任用、职称评审、工资调整等工作中，对涉及的干部人事档案进行专项审核。（三）审核处理1.对审核中发现的问题，档案管理部门应及时通知相关部门和人员进行整改。2.对不符合要求的档案材料，应予以补充、完善或剔除。3.对档案审核中发现的违规违纪问题，应按照有关规定进行严肃处理。九、档案转递（一）转递原因1.干部员工工作调动。2.干部员工离职、退休等。（二）转递程序1.档案管理部门根据干部员工的调动或离职等情况，填写《干部人事档案转递通知单》。2.将档案材料密封包装，并在封口处加盖档案管理部门公章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给