交通局档案管理三合一制度

PAGE交通局档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强交通局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，更好地为交通事业发展服务，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合交通局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关各部门、局属各单位档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。交通局档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，各部门、各单位明确专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映交通局各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得遗漏、篡改。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守档案查阅、借阅制度。二、档案管理职责分工（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定交通局档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各部门、局属各单位档案工作进行监督、指导和检查。3.集中管理交通局重要档案，包括全局性会议文件、重要业务文件、人事档案、财务档案等。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库。6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交局办公室集中管理，按要求填写档案移交清单。3.严格遵守档案管理制度，配合局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.明确一名档案管理人员，负责本部门、本单位档案管理的具体工作，并接受局办公室的业务指导和培训。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括交通局在履行职能活动中形成并办理完毕具有保存价值的各种文件材料，如上级文件、本局文件、会议文件、请示报告、通知通报等。2.业务档案：涵盖交通工程建设、运输管理、路政管理、安全监管等业务工作中形成的专业性档案，如项目立项文件、工程设计图纸、施工资料、运输许可证档案、路政处罚案卷等。3.人事档案：包括交通局干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团关系等方面的档案材料。4.财务档案：包含交通局财务收支、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算和管理过程中形成的档案。5.声像档案：记录交通局重要活动、工程建设、设施设备等方面的照片、录音、录像等资料。6.实物档案：如交通局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯，以及具有纪念意义的实物等。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号：根据不同业务类别制定编号规则。如交通工程建设档案编号为：项目名称阶段序号，其中阶段可分为前期、施工、竣工等；运输管理档案编号为：年份业务类型流水号。3.人事档案编号：按照人事档案管理规定，采用个人身份证号作为唯一标识。4.财务档案编号：年度类别流水号，类别如凭证、账簿、报表等。5.声像档案编号：拍摄时间主题序号，如20221001交通工程开工仪式01，表示2022年10月1日拍摄的交通工程开工仪式的第1份声像档案。6.实物档案编号：年份实物名称序号，如2023荣誉奖杯01，表示2023年获得的第1个荣誉奖杯。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集范围，确保在工作活动中形成的各类文件材料及时收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性，不得随意涂改、剪裁。3.对于电子文件，应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子档案的完整性和可读性。（二）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，依次进行装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒等操作。2.业务档案整理：根据不同业务特点，按照业务流程和文件形成顺序进行整理，如交通工程建设档案按项目阶段整理，运输管理档案按业务环节整理等。3.人事档案整理：严格按照人事档案管理规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等，确保人事档案的规范整齐。4.财务档案整理：按照会计核算的要求，对凭证、账簿、报表等进行分类整理，编制会计档案目录。5.声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类标注，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理。6.实物档案整理：对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保存地点等信息，并拍照留存。五、档案保管（一）保管场所1.局办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案保管期限根据不同业务性质和法律法规要求确定，一般重要业务档案保管期限为30年，一般性业务档案保管期限为10年。3.人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等按照相关规定确定保管期限。（三）档案保管措施1.对档案进行分类存放，不同类别、不同保管期限的档案分别存放，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点。3.对电子档案进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。4.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，保证档案的完整性。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干、档案管理人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、利用需求等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，延长保管期限；对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册经局领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应进行现场监督，销毁人员和监督人员在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.查阅档案应在局办公室指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经局领导批准。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限，并经所在部门负责人和局办公室负责人签字同意，报局领导批准。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得私自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整无损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。八、档案统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应及时准确地填写档案统计报表，上报局办公室汇总分析。3.档案统计数据应真实可靠，为档案管理决策提供依