事业单位档案室档案管理制度

PAGE事业单位档案室档案管理制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案室对单位所有档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映单位各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则保证档案的齐全完整，涵盖单位工作的各个方面和各个环节，避免档案缺失。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便单位内部各部门和人员查阅利用档案。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁单位各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高单位档案管理人员的业务素质和工作能力。6.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案，并做好相关工作。7.参与单位重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整和准确。2.明确一名档案兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，并按照档案室要求及时移交档案。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，积极支持档案室开展档案信息化建设。4.严格遵守档案管理制度，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，具备良好的职业道德和业务素质。2.认真履行档案管理职责，严格执行档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理。4.积极开展档案信息化工作，熟练掌握档案管理软件的操作，录入和维护档案信息。5.为档案利用者提供热情、周到的服务，按照规定及时办理档案查阅、借阅等手续，做好利用登记工作。6.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各种文件材料，包括会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、合同、协议、统计报表等。3.本单位内部组织机构在工作活动中形成的文件材料。4.本单位人员在业务活动中形成的文件材料，如科研成果、技术资料、业务档案等。5.反映本单位重要活动、重大事件的照片、录音、录像等声像档案。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。3.收集的档案材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写不符合要求的材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制档号，装订成册，填写卷内目录和备考表。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷，对项目文件进行系统整理，编制项目档案目录。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷，规范档案内容和格式。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分类装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照载体形式、时间、内容等进行分类整理，编制声像档案目录，并配以文字说明。6.电子档案按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案数据库，对电子文件进行分类、编号、存储和备份。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本单位制定的重要规章制度、年度综合统计报表、机构演变、人事任免等具有长远利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括本单位一般性业务文件、重要会议记录、科研项目成果等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括本单位一般性事务文件、临时性工作文件等。（四）档案保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定工作的客观性、准确性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案兼职人员和相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、作用和保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况，确定档案的保管期限。3.对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报单位分管领导审批。2.经批准后，由档案室会同相关部门共同销毁档案，并指定专人负责监销。3.销毁档案时，应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式彻底销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅利用档案。2.外单位因工作需要查阅利用与本单位有关的档案，须经本单位分管领导批准。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅利用档案，须按照法定程序办理相关手续。（二）查阅利用手续1.本单位工作人员查阅利用档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字后，到档案室查阅。2.外单位查阅利用档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅登记表》，经本单位分管领导批准后，方可查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅利用档案，应出具相关法律文书，填写《档案查阅登记表》，经本单位分管领导批准后，按照规定查阅。（三）查阅利用要求1.查阅利用档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.需要复印、拍照档案的，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅利用档案完毕后，应及时归还档案室，由档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还时间并签字。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、及时，定期报送单位领导和上级档案管理部门。3.利用档案统计数据，分析档案管理工作中的问题和趋势