中学档案资料室管理制度

PAGE中学档案资料室管理制度一、总则（一）目的中学档案资料室管理制度旨在加强学校档案资料的科学管理，有效保护和利用档案资源，为学校各项工作提供有力支持，促进教育教学质量提升和学校可持续发展。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在档案资料的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案资料室对全校各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性、系统性和准确性。2.真实准确原则档案资料应如实反映学校各项工作的实际情况，做到内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料的安全与保密，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。4.方便利用原则优化档案资料的整理和保管方式，提高档案资料的检索效率，方便学校各部门和教职员工查阅利用。二、档案资料管理职责（一）档案资料室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案资料室管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范有序。3.建立健全档案资料的保管制度，配备必要的档案保管设备，做好档案资料的安全保管工作，定期对档案资料进行检查、清点和维护。4.开展档案资料的信息化建设，建立档案数据库，实现档案资料的数字化管理和网上查询利用，提高档案资料的管理效率和服务水平。5.负责向学校各部门和教职员工提供档案资料查阅、借阅服务，做好档案资料的利用登记和统计工作，跟踪档案资料的利用效果。6.组织开展档案资料的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案资料，按照规定程序进行鉴定和销毁。7.加强与上级档案管理部门的联系，及时报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。8.开展档案工作宣传和培训，提高全校教职员工的档案意识和档案业务水平。（二）各部门职责1.指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.按照学校档案资料室的要求，定期将本部门形成的档案资料移交档案资料室集中保管，并办理移交手续。3.配合档案资料室做好档案资料的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.加强对本部门兼职档案员的管理和指导，督促其认真履行档案管理职责。（三）兼职档案员职责1.在本部门负责人的领导下，负责本部门档案资料的日常收集、整理和保管工作。2.按照档案分类标准和整理规范，对本部门形成档案资料进行分类、整理、编目，确保档案资料的条理清晰、便于查找。3.定期将整理好的档案资料移交学校档案资料室，并办理移交手续。4.协助档案资料室做好档案资料的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。5.负责本部门档案资料的安全保管，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。6.参加学校档案资料室组织的档案业务培训和学习活动，不断提高自身的档案管理水平。三、档案资料的分类与编号（一）分类原则根据学校档案资料的形成领域和内容特点，按照职能、年度、保管期限等进行分类，确保分类科学合理、便于管理和利用。（二）分类方法1.党群工作类包括学校党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案资料。2.行政管理类包括学校行政事务管理（如学校规划、工作计划、工作总结、会议记录、规章制度等）、人事管理（如教职工招聘、考核、奖惩等）、财务管理（如财务预算、决算、会计凭证等）、后勤管理（如校园建设、物资采购、设备管理等）等方面的档案资料。3.教育教学类包括教学管理（如教学计划、教学大纲、课程安排、教学质量监控等）、学生管理（如学生学籍、成绩管理、奖惩情况等）、教研活动（如课题研究、教学改革、教师培训等）、德育工作（如德育计划、德育活动、学生思想教育等）等方面的档案资料。4.教师业务类包括教师个人教学档案（如教案、教学反思、教学成果等）、教师专业发展档案（如培训记录、学术成果、荣誉证书等）等方面的档案资料。5.学生档案类包括学生个人档案（如入学登记表、体检表、综合素质评价等）、学生成长记录（如社会实践活动记录、获奖证书等）等方面的档案资料。6.基建档案类包括学校基本建设项目（如校园规划、教学楼建设、实验室建设等）从项目立项到竣工验收全过程形成的档案资料。7.文件资料类包括上级教育主管部门及其他相关部门下发的文件、学校向上级部门报送的文件、学校内部形成的各类文件等。（三）编号规则1.采用层级编码方式，根据档案分类体系，为每一级类目赋予相应的代码。2.一级类目代码用大写字母表示，如党群工作类用“DQ”表示，行政管理类用“XZ”表示等。3.二级类目代码在一级类目代码后用两位数字表示，如行政管理类中的人事管理用“XZ01”表示。4.三级类目代码在二级类目代码后用两位数字表示，依此类推。5.档案编号示例：如“XZ010203”表示行政管理类人事管理中教职工招聘方面的某一份档案。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、材料、图表、数据、声像等资料。2.学校教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案资料。3.学校学生在学习、生活等方面形成的各类档案资料。4.学校基本建设项目、设备购置等活动中形成的相关档案资料。5.学校与上级部门、其他单位及社会组织往来的文件、信函、协议等资料。（二）收集要求1.及时性各部门和兼职档案员应及时收集本部门形成的档案资料，确保档案资料的形成与工作进程同步，避免遗漏。对于重要活动和事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理。2.完整性收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件、签批单等，确保档案资料能够全面反映工作活动的全貌。3.准确性档案资料的内容应真实准确，数据可靠，字迹清晰，签字盖章等手续完备。（三）整理要求1.遵循档案分类标准，按照档案编号规则对收集到的档案资料进行分类整理，确保档案资料的分类准确、排列有序。2.对每份档案资料进行编目，填写档案目录卡片或录入档案管理系统，内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等，以便于检索和查阅。3.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，确保档案资料的完整性和可读性。4.按照档案装订要求，对档案资料进行装订，做到整齐牢固，便于保管和查阅。五、档案资料的保管（一）保管场所1.档案资料室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案资料的安全保管。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案资料室应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案资料的损害。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括学校重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要会议文件、教职工个人重要档案等。3.长期保管的档案资料一般保管期限为30年，主要包括学校一般性的工作计划、总结、教学档案、学生档案等。4.短期保管的档案资料保管期限为10年，主要包括学校临时性的工作文件、一般性的业务资料等。（三）保管措施1.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库、出库、存放位置等信息，便于对档案资料进行跟踪管理。2.对档案资料进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，核对档案资料的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。3.对电子档案资料应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。4.严格控制档案资料的借阅和使用，借阅档案资料必须办理借阅手续，按时归还，确保档案资料的安全。六、档案资料的利用（一）利用范围1.学校各部门因工作需要查阅利用档案资料。2.教职工因教学、科研、职称评定等需要查阅利用个人业务档案资料。3.学生因升学等需要查阅利用个人档案资料。4.其他单位或个人因工作需要查阅利用学校相关档案资料，须经学校档案资料室同意，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅学校各部门、教职工和学生可到档案资料室查阅档案资料，档案资料室应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅档案资料时，应遵守档案资料室的管理制度，爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、抽取、撤换等。2.借阅因工作需要确需借阅档案资料的，须填写借阅申请表，注明借阅档案资料的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案资料室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案资料内容，按时归还档案资料。（三）利用登记档案资料室应建立档案资料利用登记制度，对每一次查阅、借阅档案资料的情况进行详细登记，内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用档案资料名称、数量、用途、归还时间等。定期对档案资料的利用情况进行统计分析，为档案资料的管理和利用提供参考依据。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学校档案资料的实际情况，对档案资料进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案资料本身的价值、学校工作的需要以及社会利用的可能性等方面进行综合考量。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由学校分管领导、档案资料室负责人、相关部门负责人以及档案业务骨干组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案资料进行审核鉴定，确保鉴定工作的公正、准确。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案资料进行逐件审查，分析其内容的重要性、真实性、完整性以及与学校工作的关联程度，确定其是否具有保存价值。2.定期鉴定每年定期对档案资料进行鉴定，根据档案资料的保管期限和实际情况，确定是否需要继续保存、延长保管期限或予以销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案资料，编制档案资料销毁清单，清单应详细列出档案资料的名称、数量、保管期限等信息。2.档案资料销毁清单经学校分管领导批准后，由档案资