行政会议资料归档保管办法

行政会议资料归档保管办法一、总则（一）目的依据。为规范行政会议资料归档保管工作，确保资料完整、安全、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》及相关管理制度制定本办法。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有行政会议资料的归档保管，包括但不限于会议通知、议程、签到表、发言稿、会议记录、决议文件、附件材料等。（三）基本原则。行政会议资料归档保管工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。办公室负责统筹协调行政会议资料归档保管工作，制定相关标准和流程。（二）归档责任人。各部门负责人为本部门行政会议资料归档保管的第一责任人，应指定专人具体负责资料的收集、整理和移交工作。（三）档案管理员。办公室指定档案管理员负责行政会议资料的接收、分类、编目、入库和提供利用等工作。三、归档范围与要求（一）归档范围。所有行政会议资料必须完整归档，包括但不限于：1.会议通知及参会人员名单2.会议议程及时间安排3.会议签到表及参会人员身份证明4.会议发言稿、专题报告及演示文稿5.会议记录及讨论要点6.会议决议及落实方案7.会议形成的各类文件、图表及照片等附件材料（二）归档要求。行政会议资料归档应满足以下要求：1.完整性。确保所有应归档资料齐全，无遗漏、无缺损。2.准确性。资料内容与会议实际情况一致，签字盖章手续完备。3.系统性。按照会议时间顺序或主题分类整理，便于查阅。4.规范性。资料格式统一，字迹清晰，电子文件无病毒感染。四、归档流程与时间要求（一）资料收集。会议结束后7个工作日内，归档责任人应收集齐全所有应归档资料，并提交至档案管理员。（二）资料整理。档案管理员对收集到的资料进行初步检查，确保完整性和准确性，并进行分类、排序和编号。（三）资料鉴定。办公室组织相关人员对归档资料进行价值鉴定，确定保管期限，一般会议资料保管期限为5年，重要会议资料保管期限为10年。（四）资料编目。档案管理员编制归档目录，包括会议名称、时间、地点、参会人员、主要内容、保管期限等信息。（五）资料入库。编目完成后，将资料按照编号顺序装订或扫描，并入库保管。电子文件应存储在专用服务器，并做好备份。（六）时间要求。会议结束后15个工作日内，所有应归档资料必须完成收集、整理和入库工作。五、保管与安全措施（一）库房管理。行政会议资料库房应符合档案保管要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，并配备温湿度调控设备。（二）资料保管。纸质资料应使用专用档案盒存放，电子文件应使用专用存储设备保管，并定期进行数据备份和病毒检测。（三）安全保密。涉密会议资料应采取额外的保密措施，包括专人保管、加密存储、限制查阅等。非涉密资料也应加强管理，防止遗失、泄密。（四）定期检查。档案管理员应定期对库房和资料进行检查，发现破损、变质等情况及时处理。六、利用与借阅（一）利用条件。行政会议资料利用应遵循档案开放原则，一般资料可向单位内部人员提供查阅，涉密资料需经批准后方可查阅。（二）借阅程序。需要借阅资料的人员应填写借阅申请，经相关负责人批准后，由档案管理员办理借阅手续。借阅时间一般不超过30天，特殊情况需经批准延长。（三）利用登记。所有资料利用情况均需登记备案，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。七、数字化与信息化建设（一）数字化扫描。有条件的部门应将行政会议资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便查阅和利用。（二）信息系统建设。逐步建立行政会议资料管理信息系统，实现资料的在线收集、整理、编目、检索和利用等功能。（三）数据安全。电子档案数据应进行加密存储和备份，并建立访问权限控制机制，确保数据安全。八、监督与考核（一）监督检查。办公室定期对各部门行政会议资料归档保管工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价。将行政会议资料归档保管工作纳入各部门年度考核内容，考核结果与绩效挂钩。（三）责任追究。对违反本办法造成资料遗失、损毁或泄密等问题的，依法依规追究相关责任人责任。九、附则（一）解释权。本办法由办公室负责解释。（二）实施时间。本办法自发布之日起施行。（三）配套措施。各部门应根据本办法制定具体实施细则，确保行政会议资料归档保管工作规范有序进行。（四）更新机制。本办法将根据实际情况和工作需要适时修订完善，确保持续有效。十、特殊情况处理（一）资料遗失。如发现行政会议资料遗失，应立即启动应急预案，查找原因，并报告相关部门。必要时可采取补救措施，如重新制作、复制或购买替代资料等。（二）资料损毁。如发现行政会议资料损毁，应立即进行修复或复制，并分析原因，采取措施防止类似情况再次发生。（三）紧急利用。如遇紧急情况需要利用未归档的行政会议资料，应经主要负责人批准后，由档案管理员提供临时利用，并限期归档。（四）跨部门协作。涉及多个部门的行政会议资料归档保管工作，应建立协作机制，明确各方责任，确保工作顺利开展。（五）外包服务。如需委托第三方机构进行行政会议资料数字化扫描或保管，应选择具备资质的服务机构，并签订服务合同，明确服务内容、标准和责任。（六）定期评估。每年对行政会议资料归档保管工作进行全面评估，分析存在问题，提出改进措施，并持续优化工作流程和管理制度。（七）培训宣传。定期组织相关人员参加行政会议资料归档保管培训，提高业务能力和责任意识。通过多种形式开展宣传教育，营造全员参与档案管理的良好氛围。（八）应急演练。定期开展行政会议资料归档保管应急演练，检验预案有效