公司印章管理使用规范

公司印章管理使用规范一、总则（一）目的规范。为加强公司印章管理，规范印章使用行为，维护公司合法权益，本规范制定实施。1.印章管理必须坚持统一领导、分级负责、严格审批、专人保管的原则。2.公司所有印章的刻制、启用、保管、使用、变更、销毁等环节均须严格遵守本规范。3.各部门、各岗位必须严格执行印章管理制度，确保印章安全、规范使用。（二）适用范围。本规范适用于公司总部各部门及下属单位所有印章的管理和使用，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等。（三）基本原则。印章管理必须坚持依法合规、安全可控、高效便捷的原则，确保印章使用符合法律法规及公司内部管理制度。二、印章种类与管理（一）印章分类。公司印章分为以下类别：1.公章：用于公司对外正式文件、法律文书等。2.合同专用章：用于公司签订各类合同的用印。3.财务专用章：用于公司财务报销、银行结算等业务。4.法定代表人名章：用于公司法定代表人签署文件。5.各部门业务专用章：根据工作需要设置，用于部门内部业务办理。（二）印章刻制管理。印章刻制必须符合以下要求：1.刻制印章需向公安机关备案，取得刻制许可证。2.刻制单位必须具备合法资质，按照规定尺寸、规格刻制印章。3.刻制申请需经公司领导审批，并报备相关部门备案。4.印章刻制完成后，应及时到公安机关备案，并将印章样本报公司档案管理部门存档。（三）印章保管管理。印章保管必须符合以下要求：1.公章、合同专用章、财务专用章由公司综合管理部统一保管。2.法定代表人名章由法定代表人本人保管或指定专人保管。3.各部门业务专用章由各部门指定专人保管，并建立保管登记制度。4.印章保管人员必须具备高度责任心，不得擅自将印章交与他人使用。5.印章保管场所必须安全可靠，采取必要的防盗、防火措施。三、印章使用审批（一）审批权限。印章使用必须经过审批，审批权限根据印章种类和使用范围确定：1.公章、合同专用章使用需经公司总经理审批。2.财务专用章使用需经公司财务总监审批。3.法定代表人名章使用需经法定代表人本人批准。4.各部门业务专用章使用需经部门负责人审批。（二）审批流程。印章使用审批必须按照以下流程进行：1.使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、用印数量等。2.申请表经审批人签字批准后，交印章保管人员核对。3.印章保管人员核对申请表与用印文件一致后，方可提供用印服务。4.用印完成后，申请表由印章保管人员签字确认，存档备查。（三）特殊情况处理。遇紧急情况需紧急用印的，可先口头请示审批人，事后补办审批手续。紧急用印必须符合以下条件：1.紧急情况必须经过审批人确认。2.紧急用印范围必须符合公司规定。3.紧急用印事由必须真实、合理。四、印章使用规范（一）用印范围。印章使用必须符合以下范围：1.公章：用于公司对外正式文件、法律文书、行政文件等。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等法律文书。3.财务专用章：用于公司财务报销、银行结算、税务申报等业务。4.法定代表人名章：用于公司法定代表人签署文件、法律文书等。5.各部门业务专用章：用于部门内部业务办理，不得用于对外文件。（二）用印要求。印章使用必须符合以下要求：1.用印必须事先办理审批手续，不得擅自用印。2.用印必须与申请表内容一致，不得涂改、伪造。3.用印必须清晰、完整，不得模糊不清、残缺不全。4.用印必须规范，不得超出文件范围或覆盖其他文字。5.用印后必须及时清理用印现场，确保印章安全。（三）禁止行为。以下行为属于印章使用禁止行为：1.未经审批擅自用印。2.涂改、伪造印章使用申请表。3.擅自复制、转让印章。4.将印章交与他人保管或使用。5.在不合规的文件上用印。6.将印章用于非批准范围的事项。五、印章变更与销毁（一）印章变更。印章发生变更必须符合以下要求：1.印章名称、规格、材质等发生变更的，必须向公安机关申请变更备案。2.印章变更必须经过公司领导审批，并报备相关部门备案。3.印章变更完成后，应及时到公安机关备案，并将变更后的印章样本报公司档案管理部门存档。（二）印章销毁。印章销毁必须符合以下要求：1.印章不再使用时，必须按规定程序申请销毁。2.销毁申请需经公司领导审批，并报备相关部门备案。3.销毁过程必须有人监督，确保印章彻底销毁，不得留存。4.销毁完成后，必须将销毁情况报公司档案管理部门存档。六、监督检查与责任追究（一）监督检查。公司综合管理部负责对印章管理使用情况进行监督检查，发现问题及时纠正。监督检查内容包括：1.印章保管情况。2.印章使用审批情况。3.印章使用记录情况。4.印章管理制度执行情况。（二）责任追究。对违反印章管理制度的，视情节轻重给予以下处理：1.警告：对违反印章管理制度情节较轻的，给予警告处理。2.记过：对违反印章管理制度情节较重的，给予记过处理。3.解除劳动合同：对违反印章管理制度情节严重的，给予解除劳动合同处理。4.追究法律责任：对违反印章管理制度构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）本规