吉林大学档案馆的查阅制度

吉林大学档案馆的查阅制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，结合吉林大学档案馆（以下简称“档案馆”）档案管理工作的实际需求，为规范档案查阅行为，保障档案信息安全，维护档案的完整、准确、安全，制定本制度。本制度旨在通过明确查阅范围、权限、流程及责任，防控查阅过程中的风险，提升档案管理效能，促进档案资源的合理利用。第二条本制度适用于吉林大学档案馆所有档案的查阅活动，涵盖校内各部门、下属单位、全体教职工及经批准的外部人员。档案查阅活动包括但不限于档案的借阅、复制、摘录、扫描等，涉及教学、科研、行政、基建等各类档案资源的利用与管理。第三条本制度中下列术语定义：（一）档案查阅管理：指档案馆对档案查阅活动进行计划、组织、实施、监督和评价的全过程管理，包括查阅申请、审批、执行、归档等环节的规范操作。（二）查阅风险：指在档案查阅过程中可能发生的泄密、损毁、丢失、不当使用等情形，对档案安全构成威胁。（三）查阅合规：指档案查阅活动严格遵守国家法律法规、学校规章及本制度规定，确保查阅行为的合法性、合理性及安全性。第四条档案查阅管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：查阅活动必须符合国家法律法规及学校相关规章，不得违反保密规定。（二）权限明晰原则：查阅权限严格依据档案密级、利用目的及申请者身份确定，确保查阅范围在规定范围内。（三）安全可控原则：查阅过程应全程监督，防止档案信息泄露或不当使用，确保档案安全。（四）高效利用原则：在保障安全的前提下，优化查阅流程，提高档案资源利用效率。第二章管理组织机构与职责第五条档案馆档案查阅管理的决策层由学校主要负责人担任第一责任人，分管校领导担任直接责任人。主要负责人的职责包括审定档案查阅管理制度，协调解决重大查阅问题；分管领导的职责包括具体指导档案查阅管理工作，监督制度执行情况，确保查阅活动符合规定。第六条档案馆设立档案查阅管理领导小组（以下简称“领导小组”），由档案馆馆长担任组长，分管副馆长担任副组长，相关业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案查阅管理工作，制定查阅政策，审批重大查阅事项，监督查阅流程执行，定期评估查阅管理效果。第七条档案馆内设档案查阅管理办公室（以下简称“办公室”），负责日常查阅事务的具体执行，包括查阅申请受理、审批、记录、监督等。办公室应配备专职工作人员，确保查阅活动规范有序。第八条牵头部门职责：（一）档案馆负责档案查阅管理制度的建设、修订与发布，明确查阅范围、权限、流程及责任。（二）档案馆定期开展档案查阅风险评估，识别潜在风险点，制定防控措施。（三）档案馆监督档案查阅活动的执行情况，定期开展考核，确保查阅合规。（四）档案馆组织开展档案查阅相关培训，提升查阅人员的合规意识与操作能力。第九条专责部门职责：（一）档案查阅管理办公室负责查阅申请的审核，确保申请内容符合规定。（二）技术保障部门负责查阅系统的开发与维护，保障查阅过程的信息安全。（三）安全保卫部门负责查阅场所的物理安全，防止档案被窃取或破坏。第十条业务部门/下属单位职责：（一）校内各部门、下属单位负责本部门档案查阅需求的提出，确保查阅目的合法合规。（二）查阅人员应严格遵守查阅纪律，不得擅自扩大查阅范围，不得泄露档案信息。（三）各部门应配合档案馆的监督检查，及时整改查阅管理中的问题。第十一条基层执行岗职责：（一）查阅人员应签署岗位合规承诺书，明确自身在查阅过程中的责任与义务。（二）查阅人员发现档案异常情况（如损毁、丢失、泄密风险等）应立即上报档案查阅管理办公室，不得隐瞒不报。第三章专项管理重点内容与要求第十二条查阅申请与审批：（一）查阅档案应提交书面申请，明确查阅目的、范围、时间及人数，经部门负责人签字同意后报档案馆审批。（二）涉密档案查阅需经档案馆馆长审批，特殊情况下需报分管校领导批准。（三）档案馆应在收到申请后三个工作日内完成审批，紧急情况可优先处理。第十三条查阅权限管理：（一）普通档案查阅权限由申请者所属部门负责人审核，确保查阅目的与档案内容相关。（二）涉密档案查阅权限需经档案查阅管理办公室核实申请者身份及查阅需求，严格控制查阅范围。（三）查阅人员不得将档案带离查阅场所，确需复印、摘录的应经档案馆批准，并注明用途。第十四条查阅场所管理：（一）档案馆应设立专用查阅室，配备必要的安全设施（如监控设备、防火设备等），确保查阅过程安全。（二）查阅室应实行实名登记制度，每次查阅活动结束后核对档案数量，确保无遗漏。第十五条查阅时间管理：（一）档案查阅应在档案馆工作时间内进行，特殊情况需经馆长批准。（二）查阅人员应合理安排时间，避免长时间占用档案，影响他人查阅。第十六条档案归还与销毁：（一）查阅结束后，查阅人员应立即将档案归还档案馆，不得私留。（二）对已复制或摘录的档案，档案馆应检查是否涉及泄密风险，必要时需按规定销毁。第十七条查阅记录管理：（一）档案馆应建立档案查阅台账，详细记录查阅时间、人员、档案编号、查阅内容等信息。（二）查阅记录应保存五年以上，作为审计依据。第十八条查阅风险防控：（一）涉密档案查阅应全程监控，查阅人员需通过身份验证后方可进入查阅室。（二）档案馆应定期检查查阅场所的安全状况，发现隐患及时整改。（三）对违规查阅行为，应立即制止并追究责任。第十九条查阅违规处理：（一）查阅人员未经批准查阅涉密档案，或擅自扩大查阅范围，视情节轻重给予警告、通报批评或纪律处分。（二）查阅过程中发现档案损毁、丢失，应立即上报并协助调查，追究相关责任。（三）对泄密行为，依法追究法律责任。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）档案馆应每年对档案查阅管理制度进行评估，根据国家法律法规变化、学校业务调整及实际需求及时修订。（二）重大政策调整或突发事件（如泄密事件）发生后，应立即启动制度修订程序，确保制度时效性。第二十一条风险识别预警机制：（一）档案馆每半年开展一次档案查阅风险评估，重点关注涉密档案查阅、档案复制等高风险环节。（二）风险等级分为一般、较高、高三级，高等级风险需立即发布预警通知，并制定专项防控措施。第二十二条合规审查机制：（一）档案查阅申请需经档案馆审核，未经审核不得查阅。（二）特殊档案（如涉密档案、重要档案）查阅需经多重审核，确保查阅合规。（三）档案馆应定期抽查查阅记录，验证合规性。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由档案查阅管理办公室负责处置，高等级风险需领导小组协调解决。（二）发现档案泄密风险，应立即采取隔离措施，控制影响范围，并上报学校安全保卫部门。（三）重大风险事件处置后，应形成报告，分析原因，完善防控措施。第二十四条责任追究机制：（一）查阅人员违规查阅档案，视情节轻重给予相应处罚，包括警告、通报批评、绩效扣减等。（二）部门负责人未履行监管责任，导致查阅管理混乱，追究管理责任。（三）违规行为构成违法的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：（一）档案馆每年对档案查阅管理效果进行评估，包括查阅效率、风险防控成效等指标。（二）评估结果用于优化查阅流程，完善制度漏洞，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）学校各级领导应重视档案查阅管理工作，定期听取汇报，协调解决重大问题。（二）档案馆应配备专职人员负责查阅管理，确保工作力量充足。第二十七条考核激励机制：（一）将档案查阅管理纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩。（二）对在查阅管理中表现突出的个人或部门，给予表彰奖励。第二十八条培训宣传机制：（一）档案馆每年至少开展两次档案查阅培训，内容包括制度解读、操作规范、风险防控等。（二）通过校内宣传平台（如网站、公告栏）发布查阅管理相关政策，提升全员合规意识。第二十九条信息化支撑：（一）开发档案查阅管理系统，实现查阅申请在线提交、审批流程自动化。（二）系统应具备风险监控功能，实时记录查阅行为，异常情况自动报警。第三十条文化建设：（一）编制《档案查阅合规手册》，明确查阅流程、责任及违规后果。（二）组织签订合规承诺书，强化查阅人员的责任意识。（三）通过典型案例宣传，营造“人人合规”的工作氛围。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：发现档案查阅风险或违规行为，应立即上报