紧急联系人信息采集管理制度

紧急联系人信息采集管理制度一、总则（一）目的规范。为保障紧急情况下人员安全与信息畅通，特制定本制度，确保紧急联系人信息准确、及时、有效采集与管理。（二）适用范围。本制度适用于本单位全体员工及关联方，包括但不限于部门负责人、人力资源部门、行政管理部门及外部合作单位。（三）基本原则。信息采集遵循合法性、真实性、完整性、保密性原则，确保信息使用符合法律法规及内部规定。二、组织架构（一）职责分工。各部门负责人对本部门联系人信息采集负总责，人力资源部门负责统筹协调，行政管理部门负责具体执行与维护。（二）层级管理。单位设立信息管理小组，由分管领导牵头，成员包括人力资源、行政、法务等部门代表，负责制度监督与执行。（三）监督机制。设立信息核查岗，每季度对采集信息进行抽查，确保信息有效性，对错误或缺失信息及时要求整改。三、信息采集标准（一）内容要求。联系人信息包括姓名、职务、联系电话、紧急联系人姓名及关系、联系方式等，确保信息真实可验证。（二）格式规范。联系电话统一使用国际标准格式，紧急联系人信息需经本人书面确认，并注明适用场景。（三）更新机制。员工信息变更后3个工作日内必须更新至系统，部门负责人审核确认后报信息管理小组备案。四、采集流程（一）初始采集。新员工入职时，人力资源部门同步采集紧急联系人信息，填写《紧急联系人信息采集表》，经本人签字确认。（二）动态更新。每年组织一次信息核查，员工可通过单位内网或APP提交更新申请，部门负责人审核后报备。（三）变更处理。员工离职或信息变更时，需提交书面申请及证明材料，行政管理部门核实后立即更新系统。五、信息安全与保密（一）权限管理。紧急联系人信息仅限授权人员访问，信息管理小组负责权限分配与审批，严禁非授权人员获取。（二）保密措施。信息存储采用加密技术，传输过程使用安全通道，纸质档案锁入保险柜，专人保管。（三）违规处理。泄露或滥用联系人信息者，视情节轻重给予警告、降级直至解除劳动合同，构成犯罪的移交司法机关。六、系统管理（一）平台要求。采用单位统一信息管理平台，具备数据加密、权限控制、日志记录等功能，确保信息安全。（二）操作规范。信息录入需经双人核对，系统自动校验格式与逻辑错误，每月进行数据备份，防止信息丢失。（三）维护更新。行政管理部门负责系统维护，每半年进行一次功能升级，确保系统符合管理需求。七、应急响应（一）信息使用。紧急情况下，经分管领导批准后可临时授权相关部门使用，使用完毕立即归还，并记录使用情况。（二）联络流程。发生突发事件时，信息管理小组24小时内核实信息准确性，确保联络渠道畅通。（三）效果评估。每次应急联络后进行复盘，分析信息有效性，对不足环节及时优化制度。八、考核与奖惩（一）考核标准。将联系人信息准确率纳入部门绩效考核，每季度考核一次，考核结果与绩效奖金挂钩。（二）奖励机制。对信息管理优秀部门及个人给予表彰，年度评选“信息安全标兵”，给予物质奖励。（三）责任追究。因信息错误导致严重后果的，追究部门负责人及相关责任人责任，按制度给予处罚。九、附则（一）解释权。本制度由信息管理小组负责解释，涉及条款与国家法律法规冲突时，以国家法律法规为准。（二）实施日期。本制度自发布之日起施行，原相关制度同时废止，确保制度衔接平稳。（三）修订程序。每年对制度进行评估，根据实际需求修订完善，确保持续符合管理要求。十、附件清单（一）《紧急联系人信