预留印鉴核对管理办法

预留印鉴核对管理办法一、总则（一）目的依据。为规范预留印鉴核对管理，防范印章使用风险，维护单位合法权益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国印章管理条例》等法律法规，制定本办法。本办法适用于本单位所有预留印鉴的申请、审批、核对、保管及处置等全过程管理。（二）适用范围。本办法所称预留印鉴包括但不限于单位公章、财务专用章、合同专用章、法人章等具有法律效力的印章。所有部门及人员均须严格遵守本办法。（三）基本原则。预留印鉴核对管理遵循统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕的原则。任何单位和个人不得擅自刻制、使用、转让或销毁预留印鉴。二、组织机构与职责（一）职责划分。单位设立印鉴管理委员会，由法定代表人担任主任，分管领导担任副主任，办公室、财务部、法务部等部门负责人为委员。印鉴管理委员会负责印鉴管理的决策与监督。办公室负责印鉴的日常管理，财务部负责财务相关印章的审核，法务部负责合同及法律文书印章的审核。（二）部门职责。1.办公室负责印鉴的申请、刻制、备案、保管及日常核对工作。2.财务部负责财务专用章、发票专用章等印章的申请、使用及核对。3.法务部负责合同专用章、法人章等印章的申请、使用及核对。4.各部门负责本部门预留印鉴的内部使用管理，指定专人负责印章领用登记。（三）人员职责。1.印鉴管理员负责印鉴的保管、使用登记及核对工作，确保印鉴安全。2.审批人员负责印鉴使用申请的审核，必须严格按权限审批。3.使用人员负责按规定领用、使用印鉴，并妥善保管。三、预留印鉴的申请与刻制（一）申请条件。1.申请刻制预留印鉴必须符合法律法规及单位内部管理制度。2.申请部门需提交书面申请，说明刻制原因、印章种类及使用范围。3.申请材料包括部门负责人签字的申请书、使用说明及审批流程。（二）审批流程。1.部门申请经部门负责人签字后，报印鉴管理委员会审批。2.办公室对申请材料进行初审，符合条件报管理委员会审批。3.审批通过后，由办公室统一办理刻制手续。（三）刻制规范。1.刻制单位必须具备合法资质，按审批结果刻制印章。2.印章规格、字体、颜色必须符合规范要求。3.刻制完成后，刻制单位需出具刻制证明，办公室存档备查。四、预留印鉴的保管与使用（一）保管要求。1.印鉴必须由专人保管，实行双人双锁管理。2.印鉴保管室必须符合安全要求，配备防火、防盗设施。3.印鉴管理员不得擅自离岗，确需离岗必须有人替班。（二）使用审批。1.印鉴使用必须填写《印鉴使用申请表》，经审批人员签字后方可使用。2.不同印章的使用权限不同，公章由法定代表人或其授权人审批，财务章由财务负责人审批，合同章由法务负责人审批。3.使用人员必须核对申请表与实际用途是否一致，不一致的不得使用。（三）使用规范。1.印鉴使用必须符合审批用途，不得擅自扩大使用范围。2.印鉴使用后必须及时登记，注明使用时间、使用人、审批人及用途。3.印鉴使用完毕后必须立即归还，不得外借或转交他人。五、预留印鉴的核对与监督（一）核对机制。1.办公室每月对印鉴使用情况进行全面核对，确保使用记录完整、准确。2.财务部、法务部每季度对各自领域印章使用情况进行专项核对。3.印鉴管理委员会每半年组织一次全面检查，发现问题及时整改。（二）监督方式。1.单位内部审计部门定期对印鉴管理进行审计，发现问题严肃处理。2.印鉴管理委员会对各部门印鉴使用情况进行监督，确保符合规定。3.单位设立举报电话，接受员工及社会监督。（三）问题处理。1.发现印鉴使用不当的，立即停止使用并调查处理。2.发现印鉴遗失、被盗的，立即启动应急预案，并追究相关人员责任。3.对违规使用印鉴的，根据情节轻重给予警告、罚款、降职等处分。六、预留印鉴的变更与处置（一）变更条件。1.印章名称、规格、字体等发生变化的，必须重新刻制并报管理委员会审批。2.印章保管人员发生变化的，必须进行交接手续，并重新登记。（二）处置程序。1.印章遗失、损坏或不再使用的，必须及时报管理委员会审批。2.审批通过后，由办公室统一销毁，并出具销毁证明。3.销毁过程必须有两名以上人员在场，确保印章内容不被泄露。（三）档案管理。1.印鉴申请、刻制、使用、核对、处置等所有资料必须存档备查。2.档案保存期限为五年，期满后按规定销毁。3.档案管理必须符合保密要求，不得外泄。七、附则（一）责任追究。1.对违反本办法的，视情节轻重给予警告、罚款、降职等处分。2.造