ZK-QP-001 文件资料管制程序

PAGE东莞市再酷科技有限公司文件资料管制程序文件编号：ZK-QP-001版本/版次：A0生效日期：2022年3月10日二阶程序文件文件编号ZK-QP-001版本/版次A0文件资料管制程序生效日期2022-3-10页码/页数6/7文件修订记录序号修订日期修订内容版本变化修订者 1.目的:规定公司内部文件及外来文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。2.范围：适用于涉及文件含资料编写、审核、批准、发放、回收及更新的所有部门。3.定义：3.1.质量管理体系所产生的受控文件共4类：3.1.1质量手册QualityManual（简称QM，下同）；3.1.2程序文件QualityProcedure（简称QP，下同）；3.1.3工作文件WorkingInstruction（简称WI，下同），包括如下：3.1.3.1作业指导书；3.1.3.2相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。3.1.4表格Form（简称FM，下同）：即用于记录质量体系过程运行情况的空白表单，有相对固定的格式。4.职责:4.1质量手册：4.1.1体系负责人负责编写质量手册及其版本更新；总经理负责审核质量手册的内容。4.1.2总经理批准质量手册。4.1.3文控负责质量手册的分发、原稿的存档及作废版本处理。4.2.程序文件：4.2.1各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；4.2.2体系负责人负责审核程序文件。4.2.3总经理负责批准程序文件。4.2.4文控负责：分发程序文件，原稿的存档及处理作废版本。4.3.工作文件：4.3.1相关部门主管负责组织编写、审核本部门的作业指导书/操作规程及更新版本；4.3.2体系负责人负责批准工作文件；4.3.3文控负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。4.4外来文件：文控负责控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。4.5表格：由各部门依各层文件及实际运作要求制订空白表格，在文控存一份原件，各部门拥有其适用的表格复印件。4.6图纸、工艺卡类技术资料由工程部负责，按文件要求进行分发，原稿的存档及处理作废版本。4.7文控室在各部门协助下负责质量记录的归档控制工作,使质量记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。各部门负责相关的质量记录的填写工作。各部门负责将本程序让其下属人员了解并执行。5.文件控制要求：5.1总则受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等，按本程序职责说明执行。受控文件分发前准备：5.2.1文件的编号和批准：文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理：编号：按照“5.10”的要求进行编号。批准：按照本程序“4.职责”的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效；受控文件的登记和标识：.文件批准后并登录于“文件目录”中；交分发者的文件可以是原稿、复印件或传真方式。若以原稿或复印件交分发者，则在作为原稿/复印件的文件首页背面盖“受控”章以便识别。若以传真方式送分发者，分发者收到传真后在首页背面盖受控章以便识别。对于分发给使用部门的原稿或复印件，应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的受控章，以表明文件处于受控状态。对于非受控文件，如：用于教育培训的文件等，应于首页加盖“参考文件”章，以便识别。受控文件分发：分发前，先确定文件分发范围，原则上凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文件的有效版本，工作文件（含外来文件）质量记录分发给文件执行内容的相关部门。文件分发者按批准人确定的文件分发名单复印文件，并将文件分发给相应的部门或个人。接受文件人在“文件分发/回收记录表”上签章，作为文件接收的证据。5.3.4如果分发的文件是更新版本，分发者应按照原分发范围要求文件的接收人出示失效文件，并盖[作废]章做作废处理或当场销毁，分发者在“文件分发记录表”上签章作已处理失效文件记录，作废文件的原稿需保留。受控文件的更改：《质量管理手册》、程序文件及工作文件、空白表单需更改时，如涉及文件内容的更改，由申请者填写[文件更改申请单]，经体系负责人审核后经总经理批准，由原编写人更改，并经原审批人审核批准后，交文控按照5.3节的规定分发至相关单位部门和个人。如果只是错字或字数的删减等的更改，则可由体系负责人认可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改处签章。表单的错字更改可以由体系负责人认可后直接更正使用。除非有特别指定，受控文件的更改应由部门经理或体系负责人审核后经总经理批准。文件内容做小的改动时，须抽换更改的那一页次，其余页次内容不作变更。文件手动更改后需在5个工作日内完成正式换页内容的更改。更改版本号整数位或更改页码时，整份文件换为新版。文件版本更改准则文件的首版，其起始版本号为A0。凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，每更改一次应顺次提升版本号后面的一位数，如由A0改为A1由A2改为A3…等。凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等，应更改版本号字母，每更改一次顺次提升一位A1改为B0；B3改为C0等，每次更改后的新版本号的第一位数应从X0开始。表格的版本、版次的更改与文件相同。5.4.5.5顾客工程标准/规范及其更改，应确保按顾客要求的时间及时评审、发放和实施，及时评审时间不应超过10工作日，每项更改在生产中实施日期的记录应予以保存，包括对文件的更新。受控文件存档参照《质量记录清单》各部门分别执行保存各自的受控文件，并保证现有版本为最新版。受控文件分发控制：受控文件统一由文控分发，其他部门未经授权不得分发。如确因实际需要增发文件，可以向文件批准者申请：由批准人直接列入文件分发名单中，正式拥有受控文件。要求一份复制版本，复制版本盖[参考文件]章，以不列入更新控制范围。《质量管理手册》和程序文件的制作内容应包含如下几个方面，工作文件可根据实际需要对以下内容做适当的选择：目的:为了顺利执行程序，先必须清晰地阐述编写文件的出发点。范围:对文件有影响的组织、功能、条款、范围进行描述。定义:恰如其分地解释程序中特定的词、条款或符号。职责:控制、权力和确保任务执行的责任。工作程序内容:通过特定的工作顺序来完成特定的工作内容。参考文件:确定与程序有联系的特定的文件、资料。表格和记录:列出与程序有关的所有表单或报告记录。文件制作章节编号及规定:章节编号规定如下:1.目的2.范围3.定义4.职责4.14.25.工作程序内容5.15.25.2.1A.B.C.a.b.5.2.2A.6.参考文件7.表格和记录章节编号以不超过四位数为原则，超过时以A,B,C...表示，再次以a,b,c,...表示。程序文件参考依“5.8.1.”节的项目及顺序编写，若没有参考资料或流程图时，则在该项目填入“略”即可。要求:以本规范字体(宋体标小四号字)为标准参考字体。文件编码准则《质量管理手册》采用N位编码，其规则如下：□□□□□②③④⑤⑥②为公司的代码“HT”；③④为《质量管理手册》的编码QM；⑤⑥为《质量管理手册》的流水号代码。如：ZK—QM—00┬┬┬││└─《质量管理手册》流水号│└─《质量管理手册》代码└─公司代码程序文件采用N位编码,其规定如下：□□□□□③④⑤⑥②为公司的代码“ZK”；③④为程序文件的代码QP；⑤⑥为程序文件的流水号代码。如：ZK—QP—00┬┬┬││└─程序文件流水号│└─程序文件的代码└─公司代码工作文件的编号准则同程序文件编号准则,只是”QP”改为”WI”,其他不变.表格编号准则其规定如下：□□□□□□□□②③④⑤⑥⑦⑧⑨②为公司的代码“ZK”③④为程序文件或工作文件的代码；⑤⑥为程序文件或工作文件的流水号代码；⑦⑧⑨为表格的流水号,自001～999号依据需要以流水号方式编号,如：ZK—QP（WI）—XX—000┬┬┬┬│││││││└─表格流水号││└─部门代码│└─对应的程序文件（工作文件）代码└─公司代码外来文件及表单采用原编号。加工图纸编号为客户部品番号，工程部检查标准书编号与其对应。外来文件的识别和控制