档案信息保密管理制度

档案信息保密管理制度一、总则（一）目的规范。为加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露、篡改、损毁，维护国家、社会、组织及个人的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，制定本制度。（二）适用范围。本制度适用于本单位所有档案信息的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程管理，涵盖纸质档案、电子档案、磁性介质档案及其他形式的档案信息。（三）基本原则。档案信息保密管理遵循合法合规、最小授权、分级负责、全程管控、及时销毁的原则。二、组织机构与职责（一）领导小组职责。成立档案信息保密管理领导小组，由单位主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案信息保密管理工作，审定保密管理制度，监督制度执行情况。（二）档案管理部门职责。档案管理部门是档案信息保密管理的归口部门，负责档案信息保密制度的制定、实施、监督和修订，组织保密教育培训，开展保密风险评估，处理保密事件。（三）各部门职责。各部门负责人是本部门档案信息保密工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习保密制度，落实保密管理要求，确保本部门档案信息安全。三、档案信息收集与整理（一）收集范围。档案信息收集范围包括本单位在履行职责过程中形成的具有保存价值的各类文件、资料、数据、图像、音视频等，以及依法获取的社会公开信息。（二）收集要求。档案信息收集应当及时、完整、准确，确保收集的档案信息来源合法，内容真实。（三）整理标准。档案信息整理应当遵循分类、编目、排序、标识等标准，确保档案信息系统化、规范化。四、档案信息保管与安全（一）保管场所。档案信息保管场所应当符合保密要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防电磁干扰等安全措施。（二）纸质档案保管。纸质档案应当存放于档案柜或档案架内，实行双份保管制度，重要档案应当异地保管。（三）电子档案保管。电子档案应当存储在符合保密要求的存储设备中，定期进行备份，并采取加密、访问控制等技术措施。（四）介质管理。磁性介质、光盘等存储介质应当专柜保管，实行出入库登记制度，禁止擅自复制、携带外出。五、档案信息利用与查阅（一）利用范围。档案信息利用应当符合法律法规和本单位有关规定，不得超出工作需要范围。（二）查阅程序。查阅档案信息应当填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。（三）利用限制。涉密档案信息利用应当严格遵守保密规定，实行分级授权，禁止擅自复制、拍照、转录。（四）利用监督。档案管理部门应当对档案信息利用情况进行监督，发现违规行为应当及时制止并报告。六、档案信息销毁与处置（一）销毁条件。档案信息达到保管期限或者不再具有保存价值的，应当及时销毁。（二）销毁程序。档案信息销毁应当填写销毁申请表，经单位主要负责人批准后，由档案管理部门组织销毁。（三）销毁方式。纸质档案应当采用碎纸机销毁，电子档案应当采用专业软件彻底销毁，确保信息不可恢复。（四）销毁监督。档案销毁过程应当有专人监督，并做好销毁记录，重要档案销毁应当有两名以上监督人员在场。七、保密教育与培训（一）培训对象。所有员工应当接受档案信息保密教育培训，新员工上岗前必须进行保密培训。（二）培训内容。保密教育培训内容包括保密法律法规、保密管理制度、保密技术防范、保密案例分析等。（三）培训考核。保密培训结束后应当进行考核，考核不合格的员工不得接触档案信息。（四）定期培训。档案信息保密教育培训应当定期开展，每年至少进行一次。八、监督检查与责任追究（一）监督检查。档案管理部门应当定期对档案信息保密管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。（二）责任追究。违反档案信息保密管理制度的，视情节轻重给予警告、罚款、降级、撤职等处分，构成犯罪的依法移送司法机关处理。（三）举报奖励。鼓励员工举报违反档案信息保密管理制度的行为，对举报属实的给予奖励。九、应急管理与处置（一）应急机制。建立档案信息保密管理应急预案，明确应急响应流程、处置措施和责任人员。（二）事件报告。发生档案信息泄露、篡改、损毁等事件，应当立即报告单位主要负责人和档案管理部门。（三）应急处置。应急处置应当采取控制事态、减少损失、查明原因、追究责任等措施。（四）事后评估。应急处置结束后应当进行评估，总结经验教训，完善保密管理制度。十、附则（一）制度修订。本制度由档案管理部门负责修订，修订后的制度报单位主要负责人批准后实施。（二）解释权。本