部门周例会会议记录管理规范

部门周例会会议记录管理规范一、总则（一）目的规范。为加强部门周例会会议记录管理，确保会议内容准确记录、有效传达、及时落实，提升工作效率，特制定本规范。（一）适用范围。本规范适用于本部门所有周例会会议记录的创建、审核、归档、查阅及后续跟进等全过程管理。（一）基本原则。会议记录管理应遵循真实准确、完整规范、及时高效、安全保密的原则。二、组织职责（一）职责划分。部门负责人是会议记录管理的第一责任人，负责统筹协调会议记录工作。指定专人担任会议记录管理员，具体负责会议记录的日常管理。（一）记录员职责。会议记录员负责在会议过程中全面、准确、及时地记录会议内容，包括会议基本信息、主要议题、讨论情况、决议事项等。（一）审核职责。会议记录管理员负责对会议记录进行初步审核，确保记录内容完整、准确无误。部门负责人负责对重要会议记录进行最终审核。（一）归档职责。会议记录管理员负责按照规定对会议记录进行分类、编号、归档，并妥善保管。（一）查阅职责。部门内部人员因工作需要查阅会议记录时，需向会议记录管理员提出申请，经部门负责人批准后方可查阅。三、会议记录内容（一）记录要素。会议记录应包含以下要素：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、缺席人员、主持人、记录员、会议议程、会议内容、决议事项、后续工作安排等。（一）会议基本信息。会议名称应明确具体，如“XX部门2023年10月26日周例会”。会议时间应精确到分钟，如“2023年10月26日9:00-10:30”。会议地点应具体到会议室名称。（一）参会人员。应详细列出所有参会人员姓名及职务，并注明缺席人员姓名、职务及缺席原因。（一）会议议程。应按照会议通知的顺序逐一记录，包括议题名称、发言人、讨论时间等。（一）会议内容。应详细记录每个议题的讨论情况，包括主要观点、争议焦点、解决方案等。记录应客观、准确，避免加入个人主观意见。（一）决议事项。应明确记录会议达成的决议，包括具体内容、责任人、完成时限等。（一）后续工作安排。应详细记录每个决议事项的后续工作安排，包括具体任务、责任人、协作部门、完成时限等。四、会议记录格式（一）记录模板。会议记录应使用统一的记录模板，模板应包含本规范第三部分所述的所有要素。（一）记录顺序。会议记录应按照会议议程的顺序逐一记录，每个议题应另起一段，并标注议题名称。（一）记录方式。会议记录应采用书面记录，字迹应工整、清晰。如使用电子设备记录，应确保记录内容完整、准确，并定期打印存档。（一）记录语言。会议记录应使用规范的书面语言，避免使用口语化表达、网络用语等。（一）记录符号。会议记录中应使用规范的标点符号，避免使用错别字、别字。五、会议记录管理流程（一）会前准备。会议记录管理员应在会议前与会议主持人沟通，了解会议议程和重点内容，并提前准备好记录工具和材料。（一）会议记录。会议记录员应在会议过程中认真记录会议内容，确保记录完整、准确。如遇记录不清或遗漏，应及时向发言人确认或补充。（一）会后整理。会议结束后，会议记录员应及时整理会议记录，补充遗漏内容，并检查记录的准确性和完整性。（一）审核确认。会议记录管理员应在会议结束后24小时内对会议记录进行审核，并提交部门负责人审核。部门负责人应在收到审核申请后48小时内完成审核。（一）归档保存。会议记录审核通过后，会议记录管理员应按照规定对会议记录进行分类、编号、归档，并妥善保管。电子版会议记录应存储在安全的云存储服务中，并设置访问权限。（一）查阅利用。部门内部人员因工作需要查阅会议记录时，需向会议记录管理员提出申请，经部门负责人批准后方可查阅。查阅人应妥善保管会议记录，不得复制、传播或泄露会议内容。六、会议记录的后续跟进（一）任务分配。会议记录管理员应根据会议记录中的后续工作安排，将任务分配给相应的责任人，并建立任务跟踪台账。（一）进度跟踪。会议记录管理员应定期跟踪任务进度，及时了解任务完成情况，并协调解决任务执行过程中遇到的问题。（一）完成确认。任务完成后，责任人应向会议记录管理员提交完成报告，会议记录管理员应进行核实并更新任务状态。（一）结果反馈。会议记录管理员应定期向部门负责人汇报任务完成情况，并提出改进建议。七、附则（一）记录更新。如会议内容有变更或补充，应及时更新会议记录，并注明更新时间和原因。（一）记录保密。会议记录涉及部门内部敏感信息，所有人员应严格遵