学校食堂采购询价制度及流程(2篇)

学校食堂采购询价制度及流程(2篇)第一篇为规范学校食堂原辅材料采购询价行为，保障食品质量安全、供应稳定及成本可控，维护师生及食堂经营主体合法权益，结合《中华人民共和国政府采购法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《餐饮服务食品安全操作规范》及本地教育、市场监管部门相关要求，特制定本制度及配套执行流程。一、制度适用范围本制度适用于XX教育体育局管辖范围内所有公办中小学、幼儿园、中等职业学校食堂单次采购预算在5万元以下、未达到公开招标限额标准的原辅材料采购询价活动，包括米、面、油、肉、蛋、奶、蔬菜、调味品、干货、一次性餐饮具等所有食堂经营所需物资，委托第三方社会机构运营的学校食堂同样需严格遵照本制度执行，不得自行设定询价规则。针对疫情防控、自然灾害等突发应急场景，原有供应商无法正常配送时，可启动紧急询价程序，由询价工作小组3名以上成员（含纪检人员）共同对3家以上符合资质的供应商进行线上即时询价，留存完整询价记录，事后5个工作日内补全所有流程手续，确保食材供应不中断。二、询价基本原则1.公平公正公开原则：所有符合资质要求的供应商均可平等参与报价，询价全流程信息公开、程序透明，全程留痕可追溯，接受师生、家长及监管部门的多重监督，不得针对特定供应商设置倾向性门槛，不得排斥潜在供应商参与报价。2.质优优先原则：询价评审始终将食品安全放在首位，不得将价格作为唯一评判标准，所有参与报价的供应商必须满足基础资质要求、质量检测要求，严禁为压低采购成本选择不符合食品安全标准的供应商。3.成本可控原则：在保障食材质量的前提下，通过充分竞价合理压降采购成本，确保采购价格不高于同期本地农贸市场平均批发价格的10%，最终餐费定价符合普惠性要求，不得超出本地物价部门核定的餐费标准区间。4.全程溯源原则：所有询价相关的文件、资质材料、报价记录、评审资料、履约凭证均需同步留存纸质及电子档案，存档期限不少于3年，配合教育、市场监管、审计部门的各类检查。三、组织架构及权责划分学校需成立专门的食堂采购询价工作小组，组长由学校分管后勤的副校长担任，副组长由后勤主任、食堂管理员担任，成员包含教师代表2名（由学校工会随机推选）、家长代表2名（由家委会随机推选）、学生代表1名（义务教育阶段可由家长代表代行职责）、学校纪检监察人员1名。小组成员需提前签订《利益关联回避承诺书》，若本人或直系亲属与参与报价的供应商存在持股、任职、合作等利益关联，需主动申请回避，未主动回避一经查实，按学校相关规定严肃追责。各岗位职责划分如下：1.组长：负责审批询价方案、监督询价全过程合规性、确认最终成交供应商，对本次询价结果的合法性、合理性负总责。2.副组长：负责起草询价方案、梳理采购需求、整理供应商资质材料、组织现场询价活动、公示成交结果、归档询价全流程资料，对采购需求的真实性、资质审核的严谨性负责。3.教师及家长代表：参与供应商资质核验、样品质量评估、现场评审打分，对询价过程的公平性行使监督权，有权对不符合要求的供应商提出否决意见。4.纪检监察人员：全程监督询价流程执行情况，核对评审过程的程序合规性，受理相关投诉举报，对发现的违规问题当场叫停并督促整改。四、供应商准入条件参与报价的供应商需同时满足基础资质、专项资质、配送能力三类要求，缺一不可：1.基础资质：必须是在中华人民共和国境内注册的独立法人或个体工商户，持有有效的营业执照、食品经营许可证（生产厂家直接报价的需提供食品生产许可证），所有从业人员持有有效健康证明，近3年无食品安全事故记录、无重大违法违规经营记录，未被列入失信被执行人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。2.专项资质：肉品供应商需提供动物检疫合格证明、肉品品质检验合格证明，猪肉供应商还需提供近批次非洲猪瘟检测合格报告；蔬菜供应商需提供近1个月内的批量农残检测合格报告；米、面、油供应商需提供食品生产许可SC认证、近批次质量检测合格报告；进口冷链食品供应商需提供海关报关单、入境货物检验检疫证明、消杀证明、核酸检测合格证明，完全符合本地冷链食品监管要求；一次性餐饮具供应商需提供食品接触产品安全检测合格报告。3.配送能力要求：具备固定的经营场所、与配送品类匹配的冷藏冷冻仓储设施、符合食品运输安全标准的配送车辆，能够按照学校要求的时间、频次、数量准时配送，单次配送延误不得超过30分钟，每月配送延误次数不得超过2次，具备24小时应急配送能力，能够响应临时追加的采购需求。五、询价红线规则1.严禁拆分项目规避招标：单次采购预算达到5万元以上的必须走公开招标程序，不得拆分为多个5万元以下的项目走询价流程，一经发现，追究相关负责人责任。2.严禁私下接触利益输送：询价小组成员不得收受供应商的礼品、礼金、消费卡，不得接受供应商的宴请、旅游等安排，不得向供应商泄露其他报价方的报价信息、技术参数、评审标准，违者按校规校纪严肃处理，涉嫌犯罪的移送司法机关。3.严禁超期使用询价结果：单次询价结果有效期最长不超过3个月，有效期届满后必须重新组织询价，不得直接延续原有供应商的合作资格，若有效期内对应品类市场价格波动超过15%，可提前启动重新询价程序。4.严禁单一来源无据采购：所有询价项目必须邀请不少于3家符合资质的供应商参与报价，确因特殊原因只能由唯一供应商供应的，需提交教育主管部门审批通过并公示相关情况后方可执行。六、询价执行流程1.需求申报审批：食堂管理员每批次采购前3个工作日梳理采购需求，明确采购物资的品类、规格、质量要求、预估数量、配送时间，形成《食堂采购需求申报表》，报后勤主任审核后提交分管副校长审批，审批通过后提交询价工作小组启动询价程序，需求申报时需同步附上对应品类的质量标准说明，避免模糊性表述。2.询价公告发布：询价工作小组根据审批通过的采购需求编制询价公告，内容包含采购物资详细清单、质量标准、供应商资质要求、报名截止时间、报价提交方式、样品核验时间地点、联系方式，公告发布渠道覆盖学校官方网站、公众号、校园公示栏，同时向过往合作的符合资质的供应商定向发送询价邀请，公告发布时间不得少于3个工作日，确保足够多的潜在供应商获取信息。3.资质初审：供应商在公告要求的报名时间内提交完整报名材料，包括营业执照、食品经营许可证、相关专项资质证明、近3年无违法违规记录承诺书、配送能力证明材料，询价工作小组安排2名以上成员共同对报名供应商的资质进行初审，不符合资质要求的直接剔除，初审结果在报名截止后1个工作日内告知所有报名供应商。4.样品质量核验：通过初审的供应商需在规定时间内提交对应采购品类的样品，样品标注供应商名称、品类、规格，由询价工作小组组织质量核验，核验内容包括外观、品质、是否符合学校提出的质量要求，必要时委托第三方检测机构对样品进行农残、重金属、微生物等项目的检测，检测费用由学校承担，质量核验不合格的供应商取消报价资格，核验结果当场告知供应商。5.密封报价：通过质量核验的供应商在规定时间内提交密封的报价文件，报价文件需包含分项报价表、售后服务承诺、配送方案、质量保障承诺书，报价必须是含税、含配送费的落地价格，不得出现涂改，如有涂改需加盖供应商公章，报价截止时间到后不再接受任何报价，逾期提交的报价文件直接作废。若所有供应商报价均高于同期本地农贸市场平均批发价格的10%，询价工作小组可宣布本次询价无效，重新组织询价，或与得分最高的供应商进行谈判，将价格压低至合理区间后再确定成交。6.现场评审：询价工作小组全体成员到场，纪检人员全程监督，现场拆封所有有效报价文件，逐一登记报价信息，评审采用综合评分法，总分为100分，其中质量占比40%、价格占比40%、配送能力占比10%、售后服务占比10%。质量评分维度包括样品检测合格得20分、过往供应学校履约评价良好得10分、资质齐全符合要求得10分；价格评分维度为满足质量要求的前提下，最低报价得40分，其他供应商每高出最低报价1%扣1分，扣完为止；配送能力评分维度包括自有冷藏冷冻配送车辆得5分、配送半径10公里以内得3分、具备24小时应急配送能力得2分；售后服务评分维度包括质量问题1小时内响应退换得4分、配合完成食品溯源台账登记得3分、定期提供免费食材检测服务得3分。所有成员独立打分，去掉一个最高分和一个最低分后计算平均得分，得分最高的为第一成交候选方，得分第二的为第二成交候选方，评审过程全程录像，所有打分表、报价文件当场封存。7.结果公示：评审结束后2个工作日内，将成交结果在学校官网、公众号、校园公示栏公示，公示内容包括成交供应商名称、成交价格、评审得分情况、监督举报电话，公示时间不得少于3个工作日，公示期间有异议的，由询价工作小组联合纪检人员核实，异议成立的取消对应供应商成交资格，按得分顺序顺延确定成交供应商。8.合同签订：公示无异议后，学校在5个工作日内与成交供应商签订采购合同，合同明确采购物资的质量标准、配送要求、价格、结算方式、违约责任、食品安全责任，合同期限不得超过本次询价结果的有效期，同时约定若供应商出现食品安全问题、配送不及时、质量不符合要求，学校有权单方面解除合同并追究赔偿责任。9.履约跟踪：食堂管理员每次接收配送物资时，核对物资的品类、规格、质量、数量，与样品、合同要求比对，不符合要求的当场拒收，验收台账由配送人员、食堂管理员、值班老师三方签字确认，留存现场照片，作为结算依据，无验收签字的单据不予结算。每月组织对供应商履约情况进行评估，评估内容包括质量合格率、配送准时率、服务响应速度，连续2个月评估不合格的纳入学校供应商黑名单，3年内不得参与学校任何采购项目。10.资料归档：每一次询价活动结束后10个工作日内，由后勤主任将所有相关资料整理归档，包括采购需求申报表、询价公告、供应商报名材料、资质初审记录、质量核验记录、报价文件、评审打分表、成交公示资料、采购合同、履约评估记录，采用纸质+电子双存档方式，纸质资料存入学校后勤档案库，电子资料上传学校采购管理系统，接受相关部门检查。七、监督问责机制学校纪检监察部门每季度对食堂采购询价活动开展一次专项检查，重点核查流程合规性、资质审核严谨性、是否存在利益输送问题，畅通监督举报渠道，接受师生、家长、供应商的举报，对举报问题逐一核实。对违反本制度的工作人员，视情节轻重给予通报批评、绩效扣分、岗位调整、政务处分，涉嫌违法犯罪的移送司法机关处理。对存在串标、围标、提供虚假资质、供应不合格食材的供应商，纳入学校供应商黑名单，3年内不得参与学校所有采购项目，造成食品安全事故的，依法追究其法律责任。第二篇为规范高等学校食堂多品类、大批次原辅材料采购询价行为，适配高校食堂多档口经营、师生饮食需求多元化的特点，保障食品质量安全、供应高效、成本合理，依据《中华人民共和国政府采购法》《高等学校食品安全管理办法》《教育系统内部审计工作规定》等法律法规及政策要求，结合高校食堂运营实际，制定本询价制度及执行流程。一、制度适用范围本制度适用于全日制普通高等学校、高等职业院校食堂单次采购预算在20万元以下、未达到公开招标限额的原辅材料采购、食堂设施设备小额维修配件采购、一次性耗材采购等活动，涵盖基础大宗食材、特色食材、风味小吃原料、餐具清洁用品、食堂运维物资等全品类物资，自营档口、外包档口的采购活动均需纳入学校统一询价管理，不得由档口经营方私自开展询价采购。针对迎新、大型赛事、考试等特殊时段的临时增量采购，可在现有询价结果有效期内直接向成交供应商下达追加订单，无需重复询价，确保供应效率。二、询价基本原则1.分级分类管理原则：针对不同品类的食材设置差异化的询价标准、供应商准入门槛，大宗刚需品类优先选择规模大、资质全的供应商，特色品类兼顾风味需求与安全要求，避免单一标准限制特色饮食供给。2.多方参与监督原则：吸纳档口经营方、学生代表参与询价全流程，充分听取不同主体的需求意见，确保询价结果既符合食品安全要求，又适配师生饮食偏好与档口经营实际。3.动态调整原则：建立询价结果动态调整机制，根据市场价格波动、供应商履约情况及时调整合作关系，避免固定供应商长期垄断供应导致的质量下降、价格虚高问题。4.效率优先原则：针对高频刚需品类设置定期询价机制，针对临时需求设置快速询价通道，兼顾流程合规性与供应及时性，避免因流程繁琐影响食堂正常运营。三、组织架构及权责划分高校成立食堂采购询价工作小组，组长由后勤管理处副处长担任，副组长由食堂管理科科长、采购管理科科长担任，成员包含食品安全管理员2名、教师代表2名（由学校工会推选）、学生代表3名（由学生会权益部公开推选）、外包档口代表2名（由全体档口经营方投票推选）、纪检监察处工作人员1名。小组成员任期1年，任期届满重新推选，所有成员上任前需签订《利益关联回避承诺书》，如有与参与报价的供应商存在亲属关系、合作关系、持股关系的，需主动申请回避，未主动回避的一经查实，取消小组成员资格，情节严重的按学校相关规定处理。各岗位职责划分如下：1.组长：负责审批询价方案、确认评审标准、监督询价全流程，对询价结果的合法性、合理性负总责。2.副组长：负责归集采购需求、编制询价文件、组织询价活动、公示成交结果、签订框架协议、归档询价资料，对采购需求的真实性、流程执行的规范性负责。3.食品安全管理员：负责审核供应商资质、核验食材样品质量、制定食品安全相关评审标准，对入选供应商的食品安全合规性负责。4.学生及档口代表：负责反馈饮食需求、参与样品风味评审、监督询价过程，有权对不符合师生需求、不适用档口经营的品类提出调整建议。5.纪检监察人员：全程监督询价流程合规性，受理投诉举报，对违规操作行为当场纠正，涉嫌违纪的按规定启动问责程序。四、供应商准入分级管理高校建立合格供应商库，对供应商实行分级管理，不同等级的供应商对应不同的报价品类范围，不得跨品类报价：1.A级供应商：对应米、面、油、肉、蛋、奶等大宗刚需品类，要求为省级以上农业产业化龙头企业，年配送额不低于5000万元，通过ISO22000食品安全管理体系认证，近3年无任何食品安全不良记录，具备自有仓储中心与配送团队，能够满足每日批量配送需求。2.B级供应商：对应蔬菜、调味品、干货、普通耗材等常规品类，要求持有有效的营业执照、食品经营许可证，近1年无食品安全不良记录，具备与配送品类匹配的仓储、运输能力，能够按订单要求按时配送。3.C级供应商：对应地方特色食材、进口食材、风味小吃原料等特色品类，要求除基础资质外，能够提供完整的食材溯源证明，进口食材需符合国家进口食品监管要求，具备相应的存储、运输条件，能够满足小批量、多频次的配送需求。合格供应商库每年更新一次，对履约考核不合格的供应商及时清退，对新申请的符合资质的供应商按程序纳入库中，库内供应商信息公开可查，接受所有档口经营方的监督。五、询价分类规则询价分为定期询价与临时询价两类：1.定期询价：针对大宗刚需品类、常规通用品类，每季度组织一次，询价结果有效期为1个季度，单次采购预算10万元以上的定期询价，邀请不少于5家符合资质的供应商参与报价；10万元以下的定期询价，邀请不少于3家符合资质的供应商参与报价。2.临时询价：针对特色食材、应急补充采购、市场价格波动较大的品类，按需随时组织，询价结果有效期最长不超过1个月，单次采购预算5万元以上的临时询价邀请不少于3家供应商参与报价，5万元以下的小额临时采购可采取线上三方报价的方式开展，留存完整报价记录。确因特殊原因只能由唯一供应商供应的品类，需提交校长办公会审批通过，公示相关情况无异议后方可执行，不得私自开展单一来源采购。六、询价执行流程1.采购需求归集：食堂管理科每月25日前收集所有自营档口、外包档口的下一季度采购需求，分类梳理形成采购需求清单，明确每个品类的质量标准、预估采购量、配送频次、特殊要求，其中特色品类的需求需由对应档口代表签字确认，需求清单报后勤管理处审核通过后，提交采购管理科启动询价程序。若遇市场价格大幅波动，可临时归集需求启动紧急询价。2.询价文件编制：采购管理科根据需求清单编制询价文件，内容包括采购品类明细、质量技术标准、供应商资质等级要求、报价规则、评审标准、合同模板、履约考核要求，询价文件需经询价工作小组集体审议通过后方可发布，避免设置倾向性条款排斥潜在供应商。3.供应商邀请及报名：采购管理科根据采购品类对应的供应商等级要求，从学校合格供应商库中筛选符合条件的供应商发送询价邀请，同时在学校采购平台发布公开询价公告，公告时间不少于3个工作日，供应商报名时需提交对应等级的资质证明材料、既往同类项目供应案例，非合格供应商库内的供应商报名时需同步提交入库申请，资质审核通过后方可参与报价。4.资格审查及现场踏勘：询价工作小组组织对报名供应商的资质进行审查，符合要求的供应商可申请到学校食堂现场踏勘，了解配送路线、仓储条件、验收标准、档口需求，踏勘过程由询价工作小组统一组织，不得允许供应商私下与档口经营方单独接触，如有违反，直接取消报名资格。5.样品评审及技术答辩：针对大宗食材和特色食材，供应商需提交对应样品，由询价工作小组、食品安全管理员、档口代表共同进行样品评审，评审内容包括质量、风味、存储便利性等，特色食材还需供应商进行技术答辩，说明食材的特色、使用方法、保质期、适配的菜品类型，评审得分计入总评分，样品评审不合格的不得进入报价环节。6.密封报价及评审：通过样品评审的供应商在规定时间内提交密封报价文件，报价文件需明确分项报价、供货周期、售后服务承诺，报价为含税、含配送费的落地价格，不得设置附加条件。评审采用综合评分法，总分为100分，其中质量及样品评审占35%、价格占35%、供应能力及履约评价占20%、售后服务占10%。质量评分维度包括资质齐全符合要求得10分、样品质量检测合格得15分、风味适配度达标得10分；价格评分维度为满足质量要求的前提下，最低报价得35分，其他供应商每高出最低报价1%扣1分，扣完为止；供应能力评分维度包括过往履约评价良好得10分、配送能力匹配需求得6分、备货量充足得4分；售后服务评分维度包括质量问题1小时内响应退换得4分、配合完成溯源台账登记得3分、可接受小批量零散订单得3分。评审过程由纪检监察处全程监督，全程录音录像，评审结果当场宣布，排名第一的为预成交供应商，排名第二的为备用供应商。7.结果公示及异议处理：预成交结果在学校采购平台、校园公示栏、后勤公众号公示，公示期为5个工作日，公示内容包括预成交供应商名称、报价、得分、评审小组成员名单、监督举报电话，任何单位或个人对结果有异议的，可在公示期内以书面形式提交纪检监察处，纪检监察处在3个工作日内完成核实并出具书面答复，异议成立的，取消预成交资格，按得分顺序顺延确定成交供应商。8.框架协议签订：公示无异议后，学校与成交供应商签订框架采购协议，协议明确约定采购品类的